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ALLRIS - Drucksache

Antrag der Verwaltung - 0868/2017

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Beratungsfolge

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Antrag

Antrag:

  • Die von der Ratsversammlung gewählten Mitglieder der Verwaltungste werden angewiesen, die Geschäftsführungen der drei RBZ zu beauftragen, den Wechsel von der GemHVO-Doppik auf HGB-Buchführung vorzubereiten und durch die Einrichtung eines Projektmanagements zu gestalten.
  • Die Verwaltung wird beauftragt, die RBZ mit der Expertise der Fachämter (Eigenbetrieb Beteiligungen, Amt für Finanzwirtschaft, Rechnungsprüfungsamt, Amt für Schulen) zu beraten.
  • Dieser Prozess ist durch eine externe Wirtschaftsprüfungs- und Steuerkanzlei, welche durch die RBZ beauftragt wird, fachlich fundiert zu begleiten.
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Sachverhalt/Begründung

Begründung:

In den letzten Monaten wurde in einem Prozess mit den Geschäftsführungen der drei Regionalen Berufsbildungszentren (RBZ), den Mitgliedern der Verwaltungsräte aus der Selbstverwaltung unter Einbeziehung des Ministeriums für Bildung, Wissenschaft und Kultur erarbeitet, dass - teils RBZ-übergreifende - Maßnahmen sinnvoll und erforderlich sind, um die RBZ in der Landeshauptstadt Kiel als rechtsfähige Anstalten öffentlichen Rechts (AöR) (Drs. 0495/2017) weiter zu unterstützen.

 

Mit einem Rechnungswesen nach HGB können die RBZ zukünftig ressourcenschonender ein transparentes und ordnungsgemäßes Buchhaltungswesen führen. In ihrer Selbstständigkeit als rechtsfähige Anstalten des öffentlichen Rechts werden sie dadurch weiter gestärkt.

 

Mit Gründung der Regionalen Berufsbildungszentren als rechtsfähige Anstalt öffentlichen Rechts wurden die RBZ gem. § 14 der jeweiligen Satzungen verpflichtet, ihr Rechnungswesen nach demr die Landeshauptstadt Kiel geltenden Haushaltsrechts, der GemHVO Doppik, zu führen.

 

Von Beginn an hat sich jedoch die Arbeit mit dem Buchungsprogramm newsystem©kommunal von INFOMA und der gleichzeitigen Vorgabe der Buchführung nach den Vorgaben der GemHVO-Doppik als sehr belastend für die RBZ herausgestellt.

 

Durch die Gründung der RBZ als rechtsfähige Anstalten öffentlichen Rechts im Jahr 2010 ging eine Vielzahl der Aufgaben vom Schulträger an die RBZ über. Durch häufige Ausfälle, wie dauerhafte Erkrankungen und unbesetzte Stellen der Verwaltungsleitungen, welche oftmals über keine Vorkenntnisse in der GemHVO-Doppik verfügten, ist z. B. die Erstellung der Jahresabschlüsse nach wie vor eine große Herausforderung für die RBZ.

 

Seit 2014 hat die Landeshauptstadt Kiel daher diverse Maßnahmen ergriffen, um die RBZ bei der Erstellung der Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse zu begleiten und zu unterstützen sowie Abläufe zu optimieren (z. B. Beauftragung eines externen Wirtschaftsprüfungsbüros, Einsatz einer städtischen Mitarbeiterin im RBZ Wirtschaft, Organisationsuntersuchung zu Abläufen im Buchungswesen sowie zeitweise überplanmäßiger Einsatz einer städtischen Mitarbeiterin).

Um die noch fehlenden Jahresabschlüsse zügiger zu erstellen und zu prüfen, wurde neben der Vereinbarung einer konkreten Zeitachse zwischen Schulträger und den drei Geschäftshrern der RBZ die Vergabe der Prüfung einzelner Jahresabschlüsse durch das Rechnungsprüfungsamt an externe Wirtschaftsprüfungsbüros in die Wege geleitet.

 

In den anderen Eigengesellschaften der Landeshauptstadt Kiel sind die Buchhaltung und die Aufstellung von Jahresabschlüssen nach HGB das übliche Verfahren.

 

Nach einer Umstellung des Rechnungswesens der RBZ auf eine Buchhaltung nach HGB kann die notwendige Prüfung der Jahresabschlüsse weiterhin durch das Rechnungsprüfungsamt der Landeshauptstadt Kiel erfolgen. Mittlerweile haben die Verwaltungsräte aller drei RBZ dieser Umstellung zugestimmt.

 

Der Landesrechnungshof des Landes Schleswig-Holstein empfiehlt in seiner Prüfungsmitteilung zur „Weiterentwicklung der berufsbildenden Schulen zu Regionalen Berufsbildungszentren“ mittelfristig, den Einsatz von Standartsoftware für kaufmännisches Rechnungswesen auch bei den RBZ zu prüfen.

 

Der Einsatz der Finanzbuchhaltungssoftware newsystem©kommunal von INFOMA wird nach heutigem Stand unter Nutzung eines erweiterten Moduls auch weiterhin möglich sein. Damit können die drei Kieler RBZ mit der ihnen bekannten Software weiterarbeiten.

 

Die Umsetzung dieser Aufgabe wird aufgrund ihrer Komplexität und ihrer Bedeutung ein gesondertes Projektmanagement, welches durch die Geschäftsführer der drei RBZ zu entwickeln ist, erforderlich machen. Die fachlich fundierte Begleitung durch eine externe Wirtschaftsprüfungs- und Steuerkanzlei ist hierbei erforderlich, um die laufende Buchhaltung, die Vorlage der noch offenen Jahresabschlüsse, die Vorbereitung der Teilung des RBZ 1 nicht zu gefährden sowie eine weitgehende Angleichung der Rechnungsführung der RBZ zu erreichen.

  • Grundlage für alle kommenden buchhalterischen Prozesse bis hin zur Jahresabschlusserstellung ist eine sehr gute Organisation der kaufmännischen Abläufe. Alle Verwaltungsleitungen müssen Geschäftsprozesse und Buchungen auf HGB zum erforderlichen Zeitpunkt erlernen. Das HGB-Umstellungskonzept ggf. mit Unterstützung einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerkanzlei kann so erarbeitet werden.
  • Das RBZ-Wirtschaft soll im Rahmen des Umstellungsprozesses mit einer Teilaufgabe mlich der Erarbeitung eines Vorschlages für die praktische Ausrichtung der Kassenführung im Rahmen von Projektarbeit(en) - beauftragt werden.
  • Die Umstellung soll im ersten Schritt beim RBZ 1, wenn möglich zum 01.01.2018 erfolgen. Durch die aktuelle Unterstützung der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerkanzlei Jander & Partner bei allen Buchungsprozessen für das gesamte Jahr 2017 sind die Voraussetzungen dort sehr gut. Jander & Partner kann daher sehr zielführend bei den zukünftigen Strukturen unterstützen, beispielsweise welcher HGB-Kontenrahmen geeignet ist und was bei der Umstellung zu beachten wäre.
  • Die Geschäftsführer erstellen für jedes RBZ einen Geschäftsverteilungsplan und benennen die dazu erforderlichen Ressourcen und Kapaziten.
  • Es ist eine Geschäftsanweisung durch die Geschäftsführer zu erarbeiten, zu aktualisieren und anschließend an HGB anzupassen. Diese ist durch die Verwaltungsräte zu beschließen.
  • Es ist ein Zeitplan zu erstellen. Dieser berücksichtigt die Berichtsverpflichtung (Controlling) durch die Geschäftsführer im Verwaltungsrat und in den städtischen Gremien.
  • Zeit- und Maßnahmenpläne werden im Rahmen der jeweiligen Quartalsberichte vorgestellt.
  • Unterstützung durch die städtischen Ämter: Anpassung der Satzungen, Anpassung der Dienstleistungs- und Finanzierungsvereinbarung, Anpassung des Gewerbemietvertrages und ggfs. des Personalgestellungsvertrages in Zusammenarbeit mit den anderen städtischen Ämtern; Unterstützung der Geschäftsführungen im Prozess, ggf. Anpassung des Zuschusses.

 

Dieses Vorgehen wurde unter Beteiligung der Geschäftsführungen der drei RBZ, des Eigenbetriebes Beteiligungen, des Rechnungsprüfungsamtes, des Amtes für Finanzwirtschaft und des Amtes für Schulen vor der Sommerpause erarbeitet und abgestimmt.

 

 

 

 

Renate Treutel

Stadträtin

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