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ALLRIS - Drucksache

Antrag der Verwaltung - 0928/2017

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Beratungsfolge

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Antrag

Antrag:

Zu Beginn der nächsten Wahlzeit werden Sitzungsunterlagen für die Mitglieder der Ratsversammlung und der Ausschüsse grundsätzlich nur noch digital über das Ratsinformationssystem ALLRIS bereitgestellt.

 

Sofern Ratsmitglieder und bürgerliche oder beratende Mitglieder der Ausschüsse keine eigenen mobilen Endgeräte für den Zugang nutzen können oder wollen, stellt Ihnen die Verwaltung ab Juni 2018 einheitliche Tablets zur Nutzung bereit. Zuvor werden auch die Geschäftsführungen und die Fraktionsbüros mit Tablets ausgestattet.

 

Die Tablets haben folgende Ausstattung und führen zu voraussichtlich folgenden Kosten:

 

Variante A (“Standard”)

Apple iPad Standard, 9,7‘‘, Wi-Fi, 32 GB

Einzelpreis für das Tablet ca. 360 EUR

Gesamtkosten bei ca. 120 Stück voraussichtlich: 43.000 EUR

 

oder

 

Variante B (“Pro”)

Apple iPad Pro Standard, 9,7‘‘, Wi-Fi, 32 GB

Einzelpreis für das Tablet und einen Eingabestift ca. 720 EUR

Gesamtkosten bei ca. 120 Stück voraussichtlich: 86.000 EUR

 

Die entsprechenden Finanzmittel werden im Haushalt 2018 bereitgestellt.

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Sachverhalt/Begründung

Begründung:

Auf Antrag aller Fraktionen wurde am 16.02.2017 die „Einführung der papierlosen Ratsversammlung“ einstimmig beschlossen (Drs. 0110/2017).

 

Vorgehen zur Erarbeitung der Umsetzung:

 

Das Büro des Stadtpräsidenten hat daraufhin eine Arbeitsgruppe mit Vertretern aus der Zentralen IT und der Zentralen Organisation des Personal- und Organisationsamtes gegründet. Diese klärte Technik-, Rechts- und Verfahrensfragen, sondierte Angebote und wertete Erfahrungen anderer Kommunen aus. Am 11.07.2017 wurden Eckpunkte bei einem Treffen mit den Fraktionen besprochen. Diese stimmten den Vorschlägen zu, nur bei der Wahl des Tablets bestand noch Beratungsbedarf. Am 20.09.2017 ging die letzte Rückmeldung der Fraktionen ein. Es wurden fünf unterschiedliche Modelle gewünscht. Eine Mehrheit ergibt sich für kein Modell. Daher werden die zwei am ehesten in Betracht kommenden zur Abstimmung gestellt.

 

 

Eckpunkte des neuen Verfahrens:

 

Thema

Geplante Umsetzung

Programm-
sicherheit

Die Informationen werden vom ALLRIS-Server verschlüsselt übertragen.

 

Die Nutzerinnen und Nutzer werden aufgefordert, die Daten auf dem Tablet zu sichern, indem sie die Geräteverschlüsselung aktivieren.

Nichtöffentliche Inhalte sind zudem durch ein Kennwort geschützt.
Die Nutzerinnen und Nutzer werden aufgefordert, ein sicheres Kennwort zu verwenden. Wie dies funktioniert, wird bei der Übergabe und in den Schulungen erläutert werden.

WLAN

Ein kostenfreies WLAN steht in den Fraktionsbüros, den Sitzungs­umen und einigen Büros von SP-1 zur Verfügung. Die Nutzung anderer Netze zu Hause, in Hotels, auf der Straße o.ä. ist möglich.

Tablet

Es besteht Einvernehmen darin, nur ein Modell anzubieten, um den Supportaufwand gering zu halten. Beschafft wird ein iPad von Apple mit einem Speicher von 32 GB. Updates werden automatisch angeboten.
Bei der Wahl des Gerätes soll darauf geachtet werden, dass eine
Support-Laufzeit von 5 Jahren garantiert ist, so dass eine Neu-beschaffung erst zur nächsten Wahlzeit erforderlich ist.

Zubehör

llen u. ä. werden nicht gestellt, da hier individuelle Bedürfnisse bei der Auswahl entscheidend sind. Bei der Beschaffung eines iPads Pro würde ein dazugehöriger Eingabestift mit beschafft werden.

Berechtigte,

Anzahl

Angeboten werden soll das iPad den nach der Wahl fest stehenden

  • Ratsmitgliedern (derzeit 53) und
  • rgerlichen Mitgliedern (derzeit 43 inkl. beratenden Mitgliedern).

 

So bald wie möglich sollen schon vorher ausgestattet werden

  • Ratsfraktionen (derzeit 6, jeweils 3 Geräte für Fraktionsarbeit sowie zum Verleihen an stellvertretende bürgerliche Mitglieder) und
  • Geschäftsführungen im Büro des Stadtpräsidenten (2 iPads wurden bereits beschafft, 6 fehlen noch für die eigene Arbeit mit dem Tablet und die Schulung der Gremiumsmitglieder)

 

Die maximal denkbare Gesamtzahl hängt vom Wahlergebnis ab.
Bei der jetzigen Zusammensetzung gäbe es rund 120 Berechtigte.

Kauf

Die Geräte sollen gekauft werden. Das wäre problemlos bei Dataport möglich, da die Landeshauptstadt Kiel Mitglied im IT-Verbund Schleswig-Holstein ist.

Ausgabe

 

 

 

Übergabe

ckgabe

 

 

Nutzungs-
vereinbarung

Nach der Wahl werden die jeweils feststehenden Gremiumsmitglieder umgehend gefragt, ob sie ein iPad erhalten oder aber ein eigenes Tablet nutzen möchten.

 

In einem Übergabevertrag wird u.a. die Rückgabe am Ende der Wahlzeit oder bei vorzeitigem Ausscheiden geregelt. Erwogen wird, am Ende der Wahlzeit den Kauf zum aktuellen Marktwert anzubieten.

 

In einer Nutzungsvereinbarung werden Hinweise zum privaten Gebrauch, zum Datenschutz u. ä. enthalten sein.

Private
Nutzung

 

Steuerrecht

Die private Nutzung soll zugelassen werden.

 

 

Sie ist von der Einkommenssteuer befreit (§ 3 Nr. 45 EStG).

Schulungen

Geplant ist, drei Module anzubieten:

- Tablet (Grundeinstellungen und -funktionen)

- ALLRIS App (alle Funktionen zum Arbeiten in der Sitzung)

- ALLRIS Ratsinformationssystem (weitere Funktionen wie Suche,

  Beschlussverfolgung usw.)

 

Die Schulungen sollen im Zusammenhang mit den konstituierenden Sitzungen und ggf. an weiteren Abenden angeboten werden.

Verfahren

stv. Mitglieder

Ob und wie häufig stellvertretende Mitglieder zum Einsatz kommen und wie viel Zeit ihnen für die Vorbereitung bleibt, ist nicht abschätzbar.

Mit den Fraktionen wurde daher folgendes Verfahren abgestimmt:

Stellvertretende Mitglieder können sofern sie kein privates Gerät nutzen können oder möchten in ihre Fraktion kommen und sich dort für die Sitzung ein Tablet ausleihen. Die Fraktion kann in der App bereits die passende Sitzung auswählen und aktualisieren, so dass nur noch das Scrollen und die Funktionen der Pfeiltasten erklärt werden müssen, um die Tagesordnung und die Sitzungsunterlagen mitverfolgen zu
nnen.

 

Das Tablet kann über die Protokollführung am nächsten Tag wieder zum Fraktionsbüro gebracht werden.

Anleitungen

Anleitungen für die Nutzung der Tablets, der App und des Rats­informationssystems werden überarbeitet bzw. neu erstellt.

Support

Geplant ist, niemand Externen mit einer Hotline zu beauftragen,
sondern weiterhin das Büro des Stadtpräsidenten als Ansprechstelle bei Problemen vorzusehen. Die Geschäftsführungen können vor und nach den Sitzungen bei Fragen helfen.

Spezielle Probleme werden im Büro geklärt:

  • ALLRIS-Probleme löst das Büro des Stadtpräsidenten, notfalls auch nach Rücksprache mit der Anbieterfirma CC e-gov GmbH.
  • Bei Technik-Problemen fragt das Büro des Stadtpräsidenten die IT oder verweist an die Apple-Hotline (z. B. bei defektem Akku).
    Ggf. wird das Gerät ausgetauscht.
  • Probleme, die sich aus dem Herunterladen und Nutzen weiterer Apps ergeben, müssen selbst gelöst werden (z. B. durch Handbücher, Befragen von anderen oder Aufsuchen eines Apple-Ladens).

ALLRIS App

 

 

 

Bearbeitungs-

glichkeiten

Die ALLRIS App bietet einen einfachen Zugriff auf das Sitzungs­material. Zwischen Tagesordnung und Unterlagen kann leicht
gewechselt werden.

 

In den Dokumenten kann man auch beim Standardmodell

1. in betreffenden Passagen in vielen Farben und Formen

    a) Gedrucktes hervorheben (markieren, unterstreichen, streichen)

    b) selbst Texte dazu schreiben, z. B.:
        - Freihand mit Finger oder Eingabestift (grob),
        - Freitext mit Tastatur oder
        - Klebezettel mit Tastatur (Text wird hinterlegt)

 

2. zum gesamten Dokument

a) Notizen mit Betreff und Inhalt schreiben und durch
        Synchronisation auch auf dem eigenen PC verfügbar machen

   b) Notizen und Forumsbeiträge lesen, die man zuvor am PC
       verfasst hat (nach Übertragungszeit von 1 Stunde)

 

Es ist ebenfalls möglich, z. B. Antragstexte zu kopieren, in eine Notiz einzufügen und dort weiter zu bearbeiten, z. B. als Änderungsantrag.

 

Auswahl eines Tablets:

 

Drei Fraktionen und die Verwaltung erachten das Standardmodell als ausreichend.
Drei weitere Fraktionen wünschen ein iPad Pro, das eine feinere Stifteingabe erlaubt.
Unter ihnen würden zwei auch einen größeren Bildschirm bevorzugen.
Eine dieser Fraktionen hätte zudem gerne einen Cellular-Zugang.

 

Bildschirmgröße:

 

Die digitale Ansicht ermöglicht es, alle Unterlagen farbig und in einer beliebig vergrößerten Darstellung zu sehen. Dabei wird davon ausgegangen, dass eine normale Bildschirmgröße von 9.7‘‘ ausreichend ist. Alternativ ist eine Vorbereitung am größeren heimischen PC-Bildschirm denkbar. Detailreiche Pläne können den Fraktionen auf Wunsch weiterhin zur Verfügung gestellt und auch im jeweiligen Fachamt eingesehen werden. Größere Geräte sind unhandlicher, schwerer und teurer. Insofern wird empfohlen, dem Wunsch nach einer Bildschirmdiagonale von 12.9‘‘ nicht zu folgen. Wer ein größeres Gerät wünscht, kann dieses privat beschaffen und nutzen.

 

Internetzugang:

 

Alle regulären Sitzungsräume und Fraktionsbüros sind mit WLAN ausgestattet. Die meisten haben auch zu Hause ein WLAN. Es gibt zunehmend die Möglichkeit, sich kostenlos in
öffentliche Netze einzuwählen. Der Ausbau wird auch von der Politik gefordert, siehe u. a. Drucksache 0875/2017. Um eine Sitzung vorbereiten und mitverfolgen zu können, genügt es, einmal eine Internetverbindung herzustellen, um in der App die Sitzung zu laden. Das Material steht dann auch ohne Internetverbindung zur Verfügung. Zur Vorbereitung könnte auch der heimische PC genutzt werden. Die Aktualisierung wäre im Fraktionsbüro oder
Sitzungsraum möglich. Ein Cellular-Anschluss alleine wäre nicht ausreichend, um jederzeit eine Internetverbindung haben zu können. Die Nutzerin oder der Nutzer müsste zudem
einen entsprechenden Vertrag abschließen oder sich Prepaid-Karten kaufen. Für diese
Option erscheinen die Mehrkosten von über 130 € je Gerät nicht vertretbar.

 

Standard oder „Pro“:

 

Variante A („Standard“):

Es wird davon ausgegangen, dass auch mit dem Standardmodell die Sitzungen ausreichend gut und schnell vorbereitet und mitverfolgt werden können. Bemerkungen aller Art können vor oder in der Sitzung direkt z. B. mit einem „Klebezettel“ über die Tastatur eingegeben werden (s.o.). Wie das funktioniert, wird in den Schulungen gezeigt werden. Ein schnelles und genaues Schreiben mit dem Finger oder einem Stift ist auf dem Tablet nicht möglich, wäre aber auf einem gesonderten Blatt Papier denkbar.

 

Variante B („Pro“):

Diese Variante bietet leichte und feine Eingaben mit dem speziellen Eingabestift. Der ermöglicht Notizen im gewohnten Stil, wenn auch auf kleinerer Oberfläche. Die Beschaffung würde nur Sinn machen, wenn auch der dazugehörige Spezialstift mit gekauft wird. Die Kosten liegen dann rund doppelt so hoch wie bei der Variante A.

 

Welche Variante gewählt wird, ist von der Selbstverwaltung selbst zu entscheiden.

 

Ergänzende Informationen:

Inzwischen werden auch die 18 Ortsbeiräte über das Ratsinformationssystem abgewickelt. Alle Sitzungsprotokolle seit dem Sommer 2008 wurden eingepflegt und für die Recherche aufbereitet. Die Internetdarstellungen für die Politik, die Verwaltung und die Öffentlichkeit werden weiterhin laufend optimiert. Die Herstellerfirma wurde beauftragt, für Handys eine mobile Ansicht bereit zu stellen.

 

Die Geschäftsordnung für die Ratsversammlung und die Ausschüsse wird entsprechend angepasst.

 

Durch die Umstellung der Arbeit von Politik und Fraktionen auf Tablets sind bei den Druck- und Versandkosten jährlich Einsparungen in Höhe von rund 21.000 € zu erwarten.

 

Mit weiteren Einsparungen ist zu rechnen, wenn auch die folgenden Schritte ab Ende 2018 in die Wege geleitet werden:

 

Schritt 2:

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung, die üblicherweise an den Sitzungen teilnehmen, werden von den Ämtern mit Standard-Tablets ausgestattet und vom Büro des Stadtpräsidenten geschult. Externe, die bislang noch mit Unterlagen versorgt wurden, werden auf die Einsichtsmöglichkeiten im Bürgerinformationssystem und die App hingewiesen. In Papierform gibt es lediglich noch die Originale und ein gedrucktes Archivexemplar.

 

Schritt 3:

Der gesamte Workflow wird digitalisiert. Unterschriften und Mitzeichnungen werden per Mausklick geleistet. Es werden neue Verfahren erarbeitet, z. B. für Freigaben, dringende Anträge, Beschlussauszüge und die Archivierung.

 

Diese Beschlussvorlage wurde vom Datenschutzbeauftragten und dem Personal- und Organisationsamt mitgezeichnet.

 

 

 

 

In Vertretung

Wolfgang Röttgers

Stadtrat

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