Antrag:

Der Beschaffung von Microsoft Produkten über ein Microsoft Enterprise Agreement (EA) mit einer Laufzeit von 3 Jahren (2019 bis 2021) im Wert von 2.546.101,98 € wird zugestimmt.

Begründung:

Auf den Büroarbeitsplätzen und Servern der Landeshauptstadt Kiel werden durchgängig die Betriebssysteme und die Bürosoftware des Herstellers Microsoft eingesetzt. Zum Betrieb der Arbeitsplatzrechner im Windows-Netzwerk ist weiterhin die Vorhaltung von sog. CAL-Lizenzen (Zugriffslizenzen auf die Server bzw. das Mail-System Exchange) für jeden Anwendenden notwendig. Aktuell werden die Bürosoftware Microsoft Office 2010 und das Betriebssystem Microsoft Windows 7 eingesetzt. Diese Produkte werden nur noch bis zum Oktober 2020 (Supportende) mit Aktualisierungen vom Hersteller versorgt, danach ist ein sicherer Betrieb der Arbeitsplatzrechner im Datennetz nicht mehr möglich.

Im Zuge der Vertragsverlängerung des bestehenden Microsoft Enterprise Agreements (EA) zum 01. Juli 2019 sind die Beschaffung von Microsoft Office 2019 und Nutzungsrechte für Microsoft Windows 10 Enterprise als Betriebssystem geplant. Damit steht für alle Büroarbeitsplätze die aktuellste Bürosoftware bereit und die Softwareprodukte werden wieder mit Softwareaktualisierungen vom Hersteller versorgt, sodass das Risiko von IT-Sicherheitsvor- fällen und Ausfällen reduziert wird.

Der Einsatz von kostenfreien Open Source Systemen (z.B. Linux als Betriebssystem bzw. Open Office als Bürosoftware) ist nicht möglich, da eine Vielzahl der vorhandenen Fachanwendungen die Nutzung der Microsoft Produkte voraussetzt. Der Einsatz eines Open Source Produktes als E-Mail-System ist nicht möglich, da einige benötigte Funktionen in diesen Systemen nicht enthalten sind.

Der Preis für eine Microsoft Office Standard Lizenz beträgt ca. 415 €, für eine Office Pro Lizenz ca. 553 €. Mit der zunehmenden Anzahl der IT-gestützten Arbeitsplätze, Thin-Clients und Telearbeitsplätze bei der Landeshauptstadt Kiel steigt auch der Bedarf an Lizenzen. Die Anzahl benötigter Lizenzen wird von der Abteilung Informationstechnik zentral ermittelt, dabei wird auch der Verkauf von gebrauchten und nicht mehr benötigten Lizenzen geprüft. Grundsätzlich sind dabei die Lizenzbestimmungen des Herstellers für die bei der Landeshauptstadt Kiel eingesetzten Microsoft-Produkte auf den Servern, PCs, Laptops, Thin-Clients und Telearbeitsplätzen zu erfüllen.

Um die Lizenzbedingungen vom Hersteller Microsoft zu erfüllen und aus den o.g. Gründen ist die Wartung bestehender und der Erwerb neuer aktueller Microsoft-Versionen dringend erforderlich. Aufgrund des aktuellen Angebotes würden bei einem Kauf mit einmaliger Zahlung rd. 2,0 Mio. € zzgl. Wartungskosten in Höhe von rd. 0.55 Mio. € sofort fällig. Haushaltsmittel in dieser Höhe stehen jedoch in diesem Haushaltsjahr nicht zur Verfügung.

Daher wird die Möglichkeit gewählt, über ein Microsoft Enterprise Agreement die Produkte in Teilbeträgen über eine 3-jährige Laufzeit mit einer gleichzeitigen Software Assurance (Software-Wartung) zu erwerben. Ein rechnerischer Zinsaufschlag für die in Zukunft liegenden Zahlungsziele wird in diesem Modell nicht erhoben. Die Versionen könnten sofort auf allen Geräten eingesetzt werden. Der Mittelabfluss erfolgt über einen Zeitraum von 3 Jahren (Haushaltsjahre 2019 bis 2021). Jeweils im Vertragszeitraum neu herausgebrachte Software-Versionen können sofort und auch nach der Vertragslaufzeit kostenlos weiterbenutzt werden, die Lizenzbestimmungen werden erfüllt.

Die Beschaffung erfolgt gemäß § 120 Abs. 4 GWB vergabefrei über eine Beauftragung beim IT-Dienstleister Dataport AöR unter Nutzung des Vertrages der Firma Microsoft mit dem Bundesministerium des Inneren (BMI). Die finanziellen Auswirkungen sind in der nachstehenden Tabelle dargestellt und unterliegen den tagesaktuellen Schwankungen:

Alle Beträge gemäß Preisauskunft von Dataport AöR

Nach heutigem Kenntnisstand ist vorgesehen, den im Jahr 2021 aktuellen Software-Versionsstand für einige Jahre beizubehalten, um weitere Kosten zu vermeiden.

Die Kosten werden den Haushalt wie folgt belasten (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger):

52711000/10050/11130101: Festwerte EDV-Arbeitsplätze  661.727,18 €

52710300/10050/11130101: Softwarepflege Server 28.695,91 €

52710400/10050/11130101: Softwarepflege Anwendende 158.277,57 €

  848.700,66 €

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Der Ansatz für das Sachkonto 52710400 „Softwarepflege Anwendende“ wurde für das Haushaltsjahr 2019 auf 241.000 € erhöht. Die Wartungskosten sind durch die wachsende Anzahl von Büroarbeitsplätzen, des schlechten Wechselkurses zum US$ und die verstärkte Nutzung von Fachverfahren bereits weiter gestiegen. Für die Microsoft Software Assurance ist eine Erhöhung um 160.000 € für die Haushalte 2019, 2020 und 2021 zu berücksichtigen.

Der Finanzierungsvorschlag beruht auf den derzeitig geplanten Ansätzen und berücksichtigt, dass im Produktbereich 1113 gegenüber den bisherigen Planungen im Ergebnisplan bzw. im Investitionsplan keine zusätzlichen Belastungen entstehen.

Christian Zierau

Stadtrat