Auf Wunsch von Mitgliedern des Jugendhilfeausschusses wird das Verfahren zur Vergabe der Trägerschaft dargestellt.

Die Träger der Betreuten Grundschulen und der Offenen Ganztagsschulen betreuen Schüler*innen außerhalb der Unterrichtszeiten am jeweiligen Schulstandort.

Die Landesrichtlinie „Ganztag und Betreuung“ in der aktuellen Fassung vom 22.01.2020 sieht vor, dass bei der Beauftragung eines solchen Kooperationspartners durch den Schulträger die vergaberechtlichen Vorschriften zu beachten sind. In enger Abstimmung mit dem Rechtsamt wurde das nachfolgend beschriebene Verfahren, das zukünftig bei der Übertragung und Durchführung einer Trägerschaft grundsätzlich Anwendung finden soll, erarbeitet.

Bei der Übertragung der Trägerschaft und der Verpflichtung zur Durchführung der Betreuung/ des Angebotes am Schulstandort handelt es sich um eine Dienstleistungskonzession. Charakteristisch hierfür ist, dass der Träger keine kostendeckende geldwerte Vergütung erhält, sondern dass ihm die Möglichkeit zur Verwertung eines wirtschaftlichen Rechts übertragen wird – hier: die Elternbeiträge zu erheben. Darüber hinaus geht das Betriebsrisiko (Gewinn- und Verlustrisiko) für die Verwertung der Dienstleistung vollständig auf den Träger über, z.B. im Hinblick auf Personalausfälle, die prognostizierten und die tatsächlichen Teilnehmer*innenzahlen und säumige Elternbeiträge.

Für die Vergabe von Dienstleistungskonzessionen enthält das Vergabegesetz SH (VGSH) lediglich die Vorgabe, dass sie im Wege transparenter Verfahren und im Wettbewerb unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Verhältnismäßigkeit zu vergeben sind. Das Verfahren ist dadurch grundsätzlich frei gestaltbar, sollte sich aber zur Vermeidung von Fehlern an anderen üblichen Verfahrensarten orientieren.

Die Wahl der Verfahrensart richtet sich darüber hinaus auch nach der Höhe des Auftragswertes. Eine europaweite Ausschreibung einer Dienstleistungskonzession ist jedoch nur bei Erreichen oder Überschreiten des Schwellenwertes von aktuell (netto) 5.530.000 Euro erforderlich. Nach Beratung durch das Rechtsamt erfolgt die Vergabe im sogenannten Unterschwellenbereich zukünftig in Form eines Teilnahmewettbewerbs mit Interessenbekundung.

Vor Beginn des Vergabeverfahrens müssen die Vergabeunterlagen erstellt werden. Wesentlicher Bestandteil ist die Leistungsbeschreibung (Anlage 1), die neben rechtlichen Bestimmungen vor allem die individuellen Bedarfe des Schulstandortes aufgreift. Eine wesentliche Grundlage ist das pädagogische Konzept der Schule. Im Hinblick auf die Ausgestaltung der am jeweiligen Standort gewünschten Betreuung/ des Angebotes erfolgt eine enge Abstimmung mit der Schule.

Neben einer genauen Beschreibung der Dienstleistung regelt die Leistungsbeschreibung z.B. die zur Verfügung stehenden Räume und Einrichtungsgegenstände, die Zusammenarbeit mit der Schule, die Mittagsverpflegung und Ferienbetreuung, das Personal und die Finanzierung des Angebotes.

Neben der Leistungsbeschreibung ist eine Bewertungsmatrix samt Fragenkatalog (Anlage 2) für die Bewerber*innen zu erstellen. Die Bewertungsmatrix enthält Zuschlagskriterien, die sich auf die Qualität der zu erbringenden Leistung beziehen um eine objektive Bewertung der Angebote zu ermöglichen. Die geforderten Antworten sollen dabei Aufschluss über die Qualität der zu erwartenden Arbeit des Trägers in der Schulkindbetreuung geben. Hierfür werden Fragen z.B. zum geplanten Tagesablauf und der Organisation der Betreuung, Anzahl und Art der Angebote, Ausgestaltung der Ferienbetreuung, Qualitätsentwicklung, Umgang mit Personalausfällen, Qualifikation des Personals etc. gestellt. Die Kriterien müssen inhaltlich so ausgestaltet sein, dass der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann.

Beginnend mit einem Interessenbekundungsverfahren informiert der Schulträger auf der Internetseite der Landeshauptstadt Kiel über die geplante Vergabe der Trägerschaft. Interessierte Träger*innen haben danach zwei Wochen Zeit, ihre Interessenbekundung mit einem Kurzbewerbungstext und einem Nachweis ihrer Eignung (z. B. anerkannter Träger der Kinder- und Jugendhilfe, Erfahrung in der Schulkindbetreuung) einzureichen. Aus dem Pool der geeigneten Bewerber*innen wählt der Schulträger gemeinsam mit der Schulleitung drei bis fünf Teilnehmer*innen aus.

Im Anschluss erhalten die ausgewählten Bewerber*innen die Ausschreibungsunterlagen (Leistungsbeschreibung, Bewertungsmatrix samt Fragenkatalog, Anlagen) zugesandt und erhalten die Möglichkeit, innerhalb von vier Wochen ein schriftliches Angebot einzureichen, mit dem insbesondere der erarbeitete Fragenkatalog beantwortet wird.

Alle Bewerber*innen, die ihr Angebot fristgerecht eingereicht haben, werden zu einem Verhandlungsgespräch eingeladen. Darin erhalten sie die Möglichkeit, ihr Angebot vor einem Bewertungsgremium, bestehend aus Vertreter*innen der Schule, des Schulträgers, der Elternvertretung und bei weiterführenden Schulen der Schüler*innenvertretung zu erläutern, über den Angebotsinhalt zu verhandeln und ggf. weitere Fragen zu beantworten. Im Anschluss an die Verhandlungsgespräche haben die Bewerber*innen die Möglichkeit, innerhalb von zwei Wochen ein finales Angebot einzureichen.

Im Anschluss werden anhand der Bewertungsmatrix die finalen Angebote, also die abschließenden Antworten des Fragenkatalogs, von den einzelnen Mitgliedern des Bewertungsgremiums unabhängig voneinander bewertet. In einem letzten Treffen des Bewertungsgremiums werden die Gesamtpunkte ermittelt und der/die Bewerber*in mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.

Je nach Auftragswert entscheidet danach der Finanzausschuss über die Auftragsvergabe (§ 13 der Dienst- und Geschäftsanweisung Vergabe vom 08.07.2019), ggf. ist auch das Rechnungsprüfungsamt zu beteiligen (§ 12 der Dienst- und Geschäftsanweisung Vergabe vom 08.07.2019). 

Nachdem die abgelehnten Bewerber*innen eine Information über ihre Nichtberücksichtigung erhalten haben, erfolgt im nächsten Schritt die Zuschlagserteilung an den/die erfolgreichen Bewerber*in, die von der zentralen Vergabestelle des Rechtsamtes mitgezeichnet wird.

Nach Zuschlagserteilung und vor Vertragsbeginn schließen der Schulträger und der/die neue Träger*in einen der Leistungsbeschreibung und dem finalen Angebot entsprechenden Kooperationsvertrag. Dieser hat eine Vertragsdauer von drei Jahren mit der Option zur Verlängerung von 2x einem Jahr; die Vertragshöchstdauer beläuft sich somit auf fünf Jahre.

Rechtzeitig vor Ablauf der maximalen Laufzeit ist ein neues Vergabeverfahren durchzuführen, um einen sicheren Übergang auf eine/n neue/n Träger*in zu gewährleisten. Dies ist auch der Fall, wenn die Trägerschaft gekündigt oder anderweitig beendet wird.

Das dargestellte Vergabeverfahren wurde zuletzt bei der Trägersuche für die Reventlouschule angewandt. Aktuelle Vergabeverfahren betreffen die Übertragung und Durchführung der Trägerschaft an der Hermann-Löns-Schule und der Gemeinschaftsschule am Brook.

In der Zukunft wird dieses Verfahren auch bei den weiteren Kieler Schulen Anwendung finden.

Renate Treutel

Bürgermeisterin