Die tagtäglichen Anforderungen an eine „Moderne Verwaltung“ mit ihren Aufgaben der Daseinsvorsorge, verschiedenen Dienst- und Serviceleistungen sowie zahlreichen Projekten sind hoch. Rahmenbedingungen und Trends wie u.a. Digitalisierung, Demographie, sowie knappe finanzielle und personelle Ressourcen beeinflussen fast alle Themen. Zu beachten ist, dass zunehmend der Digitalisierung auch das Informations- und Kommunikationsangebot (Internet, digitale Plattformen) und der organisatorische Wandel („Change“) zugerechnet wird.

In der Corona-Pandemie hat sich schnell herausgestellt, dass digitale Angebote verstärkt genutzt werden und auch der Anspruch an das Informations- und Kommunikationsangebot z.B. mit noch kürzeren Reaktionszeiten steigt. Neben diesen plötzlich eingetretenen zusätzlichen Anforderungen ist zeitgleich wie für die Bürger*innen auch für alle Mitarbeitenden eine zum Teil individuell besonders belastende Situation eingetreten (Krankheit, relevante Vorerkrankungen, Vereinbarkeit von Beruf und Familie).

Innovation und digitale Transformation werden noch stärkere Treiber auch für den öffentlichen Dienst. Perspektivisch werden sie zum Beispiel den Umgang und den Nutzen von Daten neu ordnen, mehr überregionale Ansätze und Kooperationen erfordern sowie neue agile Organisationsformen verlangen. Dieser Herausforderung muss optimal begegnet werden.

Die Landeshauptstadt Kiel hat bereits im letzten Jahr mit verschiedenen strategischen Ansätzen Voraussetzungen geschaffen, um auf dieser Basis die jetzt entstandenen Herausforderungen zu bewältigen und zu gestalten:

• „Entwicklung einer Gesamtstrategie für die Verwaltungsmodernisierung“ (Vorlage 0113/2019)
• „Digitale Strategie der Landeshauptstadt Kiel“ (Vorlage 0514/2019)
• „Personal stärken“ (Vorlage 0567/2019)
• „Dienstleistungen der Landeshauptstadt Kiel“ (Vorlage 0878/2019)
• „Ki:GO - Digitale Transformation und Change - Herangehensweise und erste Aktivitäten“ (Vorlage 0888/2019).

Die Landeshauptstadt Kiel wird die aus der Corona-Pandemie entstandene Dynamik und verstärkte Wandlungsbereitschaft für die weitere Umsetzung der digitalen Transformation nutzen.

Erste-Hilfe-Kit für die plötzliche Arbeit von Zuhause („Home-Office“)

Dem allgemeinen Trend folgend wurde auch in der Landeshauptstadt Kiel die Möglichkeit der Arbeit von Zuhause (auch Telearbeit, Heimarbeit, Home-Office) intensiviert. Die bisher rd. 500 mobilen Arbeitsplätze wurden auf rd. 1.000 aufgestockt. Bei insgesamt rd. 3.000 PC-Arbeitsplätzen ist das eine beachtliche Quote.

Gleich zu Beginn der Corona-Pandemie wurde zur Unterstützung ein Erste-Hilfe-Kit für die Arbeit von Zuhause entwickelt und bereitgestellt.

Neben der Veröffentlichung von Praxistipps zum Arbeiten aus dem Home-Office, einem digitalen Flipchart, mit dem Teams gemeinsam in Dokumenten arbeiten können, wurde auch ein interner Messenger Dienst (das Open Source Programm „Mattermost“) für alle Mitarbeitenden eingerichtet. In kurzer Zeit erfreute sich dieser Dienst großer Beliebtheit (aktuell 502 Nutzer*innen, bisher 7 öffentliche Kanäle und 107 interne Kanäle mit 9840 Posts).

Das wichtigste der zur Verfügung gestellten Tools ist aber sicherlich das Video-Konferenzsystem. Schon im März bekamen alle Mitarbeitenden, die das System nutzen möchten, eine Empfehlung für ein Tool und eine Lizenz. Aktuell sind 573 städtische Nutzer*innen mit eigenem Account registriert, Hunderte Weitere nutzen das Tool als Teilnehmende und mehr als 140.000 Stunden Web-Konferenzzeit wurden abgehalten. Ein Großteil der Stadtverwaltung führt die täglichen Teammeetings, Dienstbesprechungen und Regeltermine seit Beginn der Corona-Pandemie per Video-Konferenz durch. Außer internen Treffen wie Lagebesprechungen gibt es auch zahlreiche Termine mit externen Partner*innen und Einrichtungen. Das Jugendamt führte auf Wunsch Beratungen online per Video-Meeting durch und die Akademie der Feuerwehr konnte einen Teil des Ausbildungsbetriebs online weiterführen. Im Bereich der Kindertagesbetreuung und der Offenen Jugendarbeit wurde mit den Einrichtungsleitungen über Videokonferenz die Arbeit koordiniert. In Planung sind auch noch größere Online-Workshops und Online-Fortbildungen. Auch die Fraktionen der Ratsversammlung haben Zugang zu dem Videokonferenz-System, so dass der Austausch zwischen Verwaltung und Politik fortgeführt werden konnte.

Durch diese zügige digitale Unterstützung wurde die Arbeit im Home-Office einfacher und die Kommunikation in den Teams blieb erhalten. Auch in Zukunft werden die jetzt etablierten Videokonferenzen wichtig bleiben. Daher sollen die weitere Nutzung von Videokonferenztools sichergestellt werden und die Bestimmungen zum „Home-Office“ (Telearbeit bzw. mobiles Arbeiten) mit den Mitbestimmungsgremien in einer neuen Dienstvereinbarung aktualisiert werden. 

Ki:GO - das Programm, um die Mitarbeitenden auf die Digitalisierung vorzubereiten

Zur Umsetzung der digitalen Strategie in der Verwaltung wurde Ki:GO entwickelt, das verschiedene innovative Formate bündeln soll, um die digitale Transformation zu gestalten und die Mitarbeitenden auf dem Weg der Digitalisierung mitzunehmen. Ki:GO steht dafür, dass Kiel losgeht auf dem Weg der digitalen Transformation und Change. Kiel ist in Bewegung und der Weg wird gemeinsam beschritten und gestaltet. Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet immer auch Veränderung für jeden Menschen und Veränderung der Arbeitsprozesse. Digitalisierung hat nicht nur mit digitaler Technik zu tun, sondern auch mit offenem, neugierigem, experimentellem Denken und Handeln.

Ki:GO hat verschiedene Bestandteile, einige sind bereits etabliert, andere sind im Werden. Ein Hauptelement ist das Ki:GO-Forum. Mehrmals jährlich wird eine mehrstündige Beteiligungsveranstaltung im Ratssaal für alle Mitarbeitenden angeboten. Zwei Ki:GO Foren fanden bereits mit sehr guter Beteiligung statt. Da während der Corona-Krise keine großen Veranstaltungen stattfinden können, wird das Ki:GO Forum während der Zeit der Pandemie ab Sommer ergänzt durch das neue Format “Ki:GO:ON”. Auf Online-Veranstaltungen sollen digitale Tools für das Home-Office erläutert werden. Mitarbeitende können sich virtuell treffen und zu aktuellen Fragen der Digitalisierung austauschen.

Zwei weitere neue Ki:GO Bestandteile starten noch in diesem Jahr: Mit dem Accelerator-Programm: Ki:GO durchstarten sollen motivierte und engagierte Mitarbeitende bei der Vorbereitung und Durchführung digitaler Projekte unterstützt werden. Über die Verankerung des Web-Konferenzsystem im Arbeitsalltag soll langfristig auch ein digitaler Arbeitsplatz (Digital Workplace) fachlich und technologisch in Kooperation mit Ämtern und Referaten sowie der Stabstelle Digitalisierung konzipiert und bei der Landeshauptstadt Kiel eingeführt werden. Ein Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) ist eine zentrale webbasierte Arbeitsplattform, die Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt. Als internes Webportal für die Beschäftigten der Landeshauptstadt Kiel stellt es eine Weiterentwicklung bzw. Erweiterung des Intranets dar. Der Digital Workplace fungiert als ein Sammelbegriff für Werkzeuge (z.B. Chat, Video-Konferenzen, Projektmanagement- und Office-Funktionalitäten, Knowledge Base etc.), die es ermöglichen, kollaborativ zu arbeiten und Informationen auszutauschen sowie dies mit den benötigten Fachverfahren und vorhandenen IT-Infrastrukturen in Einklang zu bringen.

Die Digitalisierung in der Landeshauptstadt Kiel ist kein Selbstzweck, sondern die Stadt versteht sich als Dienstleisterin für die Bürger*innen. Das Ziel ist, mit Hilfe von digitalen Technologien das Leben für Bürger*innen und Mitarbeitende der Verwaltung einfacher zu machen, umso mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen. All diese Maßnahmen sollen helfen, die Mitarbeitenden der Verwaltung für die Digitalisierung zu motivieren und zu befähigen, schneller überzeugende digitale Dienstleistungen für Bürger*innen anzubieten.

@mt24 - der Plan für bessere Dienstleistungen und Services

Die Landeshauptstadt hat für ihren gesamten Aufgabenumfang den Anspruch, professionelle und bürger*innenfreundliche Dienstleistungen zu erbringen. Unter den Leitgedanken Dienstleistung, Dialog und Digitalisierung wurde zum 1.10.2019 das Projekt „@mt24“ (gesprochen Amt24) gestartet. Die Anforderungen an einfache Kommunikation, das Bedürfnis nach schnellen direkten Antworten, umfassende Transparenz und individuelle Ansprache definieren dabei die Ansprüche an einen Dialog.

Die Folgen der Corona-Pandemie trafen insbesondere die Dienstleistungs- und Servicebereiche, wie z.B. das Amt für Soziale Dienste, das Amt für Wohnen und Grundsicherung oder das Bürger- und Ordnungsamt (Einwohnerangelegenheiten, Kfz-Zulassung, Führerscheinstelle, Standesamt und Zuwanderungsabteilung). Die seit dem 17. März 2020 bestehenden Einschränkungen wurden bereits ab dem 23. April 2020 schrittweise zurückgenommen. Besondere Bedeutung kam in dieser Phase schnell dem eingerichteten zentralen E-Mail-Eingang amt24@kiel.de sowie dem in anderen Krisenfällen bereits bewährten Bürger*innentelefon zu. Bis heute wurden über diese Kanäle mehr als 10.000 Anliegen meistens schnell beantwortet oder an die richtige Stelle weitergeleitet (bisher rd. 5.000 E-Mails und rd. 5.500 Anrufe, das Bürger*innentelefon wurde zu Ende Mai eingestellt). Zudem wurden über unsere Homepage (www.kiel.de/coronavirus) und die Angebote in den sozialen Medien umfassend informiert. In der Krise haben diese schnellen und verlässlichen Informationen, ob zu den Entwicklungen und Regelungen zu Schule, Kita, Gewerbe, Wochenmärkte oder der temporären Sperrung der Kiellinie einen hohen Wert bewiesen, der neue Maßstäbe gesetzt hat.

Auch heute ist noch kein Normalbetrieb möglich. Hygienekonzepte werden umgesetzt, Termine müssen vorab vereinbart werden, es erfolgt eine Zugangssteuerung und die Pflicht zum Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes. Verschiedene Lösungen mussten ad-hoc in Kraft gesetzt werden, wie die sog. „Online-Registrierung“ (www.kiel.de/terminvereinbarung) für Passangelegenheiten, um in dieser schwierigen Ausnahmesituation die Terminvereinbarung bei Absage der bestehenden Termine und Schließung der Außenstellen überhaupt noch steuern zu können, der Ausweis-Lieferservice oder der Spontanschalter in einer ehemaligen Pförtnerloge für An- und Ummeldungen. Viele weitere Angelegenheiten wurden auf E-Mail bzw. Brief umgestellt.

Eine Auswertung der Erkenntnisse einschließlich der erkannten Optimierungsmöglichkeiten soll bis Herbst erfolgen. Dies gilt auch für die Akzeptanz der neu eingeführten Dienste. Die Folgen der Corona-Pandemie für den Dienstbetrieb sind noch nicht vollständig überschaubar. Der begonnene Ansatz die Dienst- und Serviceleistungen neu auszurichten, hat sich aber in der Krise bestätigt.

Als attraktive Arbeitgeberin durch die Krise

Bereits am 16. März 2020 wurden aufgrund der Corona-Pandemie verschiedene interne Maßnahmen in Kraft gesetzt, um den Dienstbetrieb einerseits aufrecht zu erhalten und andererseits die Mitarbeitenden zu schützen. In enger Abstimmung mit den Mitbestimmungsgremien und unter Einbeziehung des Arbeitsschutzes wurden dienstliche Rotations- und Schichtsysteme eingeführt, die Gleitzeit auf 6-22 Uhr ausgeweitet, sowie Regelungen zu Home-Office und Sonderurlaub in Kraft gesetzt. Ein besonderer Blick richtet sich bis heute auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, um Mitarbeitende mit Kindern in dieser herausfordernden Situation zu unterstützen. Ein Faktor, der den öffentlichen Dienst schon seit jeher attraktiv gemacht hat.

Unabhängig vom Pandemie-Geschehen setzt die Landeshauptstadt Kiel seit letztem Jahr verschiedene Maßnahmen entsprechend dem Konzept „Personal stärken“ um, die die Attraktivität als Arbeitgeberin stärker herausstellen soll. Diese Maßnahmen wurden plangemäß weiter umgesetzt. Auch Stellenausschreibungen erfolgten ohne Unterbrechung, während es bei den Auswahlgesprächen zu Einschränkungen für einige Wochen kam. Vereinzelt wurden sie per Video-Konferenz durchgeführt, aber der Großteil musste leider verschoben werden. Beachtenswert ist, dass auf die insgesamt sechs ausgeschriebenen Ki:GO-Stellen über 100 Bewerbungen eingingen. Darunter Bewerbungen von vielen jungen Menschen auch außerhalb von Kiel und Schleswig-Holstein. Dies zeigt, dass neben der Vereinbarkeit von Beruf und Familie die aktuellen Themen wie Digitalisierung, Klimaschutz, Mobilität und Gesundheit motivieren im öffentlichen Dienst tätig zu werden. Eine Stadt hat die Chance, nicht nur Rahmenbedingungen zu schaffen, sondern diese Themen mit ihren Mitarbeitenden wesentlich zu gestalten.

Die aktuelle Situation am Arbeitsmarkt ist geprägt von Unsicherheit, insbesondere bei Absolvent*innen und jungen Menschen. Hier besteht für den öffentlichen Dienst die Chance in der Krise, jetzt die Einstellungsmaßnahmen zu intensivieren und dem weiter bestehenden Fachkräftemangel durch neue Konzepte zu trotzen. Die digitale Transformation muss mit der Rolle der attraktiven Arbeitgeberin verbunden werden.

Maßnahmen der Landeshauptstadt Kiel

Folgende Maßnahmen sind notwendig, mit Priorität anzugehen bzw. auch vorzuziehen:

1. Home-Office bzw. flexible und mobile Arbeitsplätze sind auf Grundlage der aktuellen Erkenntnisse zu realisieren und die entsprechenden technischen Voraussetzungen zu schaffen. Die Dienstvereinbarung über flexible Arbeitsformen ist entsprechend anzupassen und zeitnah abzuschließen.

2. Web- bzw. Video-Konferenzsysteme müssen dauerhaft nutzbar sein und entsprechende Lizenzen sind unter Beachtung des Datenschutzes und der Informationssicherheit zu erwerben. Für die Nutzung von Web-Konferenzsystemen und den Aufbau digitaler Arbeitsplätze muss eine entsprechende Ausstattung der Hardware sichergestellt werden: Laptops sind vorrangig anzuschaffen. Der Arbeitsplatz wie zentrale Besprechungsräume müssen für die Durchführung von Video-Konferenzen ausgestattet sein.

3. Eine IT-Strategie ist unter Beteiligung der Stabsstelle Digitalisierung und dem Personal- und Organisationsamt, Abteilung Informationstechnik noch in diesem Jahr zu entwickeln. Bereits kurzfristig werden neue Teams gebildet, um innovative digitale Lösungen zu entwickeln und auch deren Betrieb und Support sicherzustellen.

4. Weiterhin sollen folgende digitale Herausforderungen verstärkt angegangen werden:

• Digital-Workplace für die Arbeit im Büro und mobil (kollaborative Tools, Video-Konferenz-Lösung für den Arbeitsplatz, Videokonferenz-Ausstattung in Besprechungsräumen, Projektmanagement-Tools),
• Entwicklung und Aufbau der digitalen Infrastruktur für die Realisierung von Online-Diensten als Grundlage für die Realisierung des Onlinezugangs-Gesetzes (OZG),
• Aufbau einer Open Data Plattform für statische und dynamische offene Daten sowie der dafür notwendigen Standards und IT-Infrastruktur,
• Re-Launch der stadtweiten Projekte wie E-Akte und E-Rechnung auf Basis der neuen Ki:GO Projektstrukturen.

5. Ausweitung von Ki:GO auf alle Dezernate, einschließlich der Besetzung aller vorgesehenen Planstellen bereits in 2020, um die durch die Corona-Pandemie beschleunigten Anforderungen an Digitalisierung zügiger umsetzen zu können. Insgesamt sollen damit jetzt statt sechs alle zwölf vorgesehen Planstellen (jeweils 4 Digital-Coaches, Projekt-Profis und Digital-Koordinator*innen) besetzt werden. Die für Herbst vorgesehene erste Evaluation von Ki:GO soll durchgeführt und dem Innen- und Umweltausschuss berichtet werden. Die vorgezogene Besetzung der sechs zusätzlichen Planstellen wird im Rahmen der Bewirtschaftung des Stellenplans in 2020 sichergestellt und mit dem Haushalts- und Stellenplan-Entwurf 2021 eingebracht. Diese Maßnahmen stehen unter dem Vorbehalt der Beschlussfassung des Haushalts- und Stellenplans 2021.

6. Kurzfristige Durchführung einer „Einstellungs-Offensive“ mit sichtbaren Hinweisen in Printmedien und sozialen Netzwerken auf bestehende Stellenangebote und Möglichkeiten der Initiativbewerbungen in allen Berufsfeldern der Landeshauptstadt Kiel.

7. Die „Einstellungs-Offensive“ soll ein „Trainee-Programm“ umfassen, mit dem bis zu 25 neue Mitarbeitende für die Landeshauptstadt Kiel kurzfristig gewonnen und unbefristet eingestellt werden. Die Auswahl soll in einem vereinfachten Bewerbungs- und Vorstellungsverfahren erfolgen. Die Voraussetzung für die Möglichkeit der Bewerbung soll dabei lediglich an einen vorhandenen Studienabschluss (mind. Bachelor) geknüpft sein. Die Umsetzung der digitalen Transformation verstärkt sich auch durch unterschiedliche Talente und Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Diese Maßnahme erfolgt im Rahmen der Bewirtschaftung des Stellenplans in 2020.

Christian Zierau

Stadtrat