Hintergrund

In den vergangenen Jahren hat sich die Schullandschaft stark gewandelt. Die Landeshauptstadt Kiel als Schulträgerin ist gefordert, sich zeitnah und regelmäßig mit diversen strukturellen Veränderungen oder pädagogischen Reformen auseinanderzusetzen und die Verwaltungsstruktur in den entsprechenden Ämtern für solche sich vollziehenden Prozesse zukunftsfähig aufzustellen.

Die Anforderungen an die Landeshauptstadt Kiel als Schulträgerin sind wesentlich komplexer geworden. Die Arbeit des Amtes für Schulen ist davon geprägt, sich stets mit neuen, häufig herausfordernden Themen und Fragestellungen sowie den unterschiedlichsten Akteur*innen mit ihren Anliegen auseinanderzusetzen.

Die Arbeit des Amtes beeinflusst sehr direkt den Alltag vieler Schüler*innen, Eltern, Lehrkräfte und Schulleitungen und anderer Personen in Schule. Der Anspruch ist, dies als Dienstleister bestmöglich zu gestalten. Das Selbstverständnis hat sich verändert von einem Schulverwaltungsamt zu einem effektiv steuernden und modernen Dienstleister zukunftsfähiger Bildungslandschaften.

Themen sind die Digitalisierung der Schulen, die in Zeiten von Corona für den Schulunterricht von immenser Wichtigkeit sind, aber auch Schulessen, Schulbau, -unterhaltung, und -sanierung, Schulentwicklungsplanung (SEP) u.v.m. Diese Prozesse haben eine hohe Bedeutung für die Stadtentwicklung und die Lebensqualität der Kieler*innen sowie der Umlandbewohner*innen. Gleichzeitig erfordern sie weitreichende Entscheidungen und die Bindung eines sehr hohen Finanzvolumens.

Diese Herausforderungen werden von den Mitarbeiter*innen des Amtes häufig unter hohem Handlungsdruck einerseits und sehr beteiligungsorientiert andererseits be- bzw. erarbeitet.

Dem gegenüber steht eine Struktur, die sich mit diesen Eigen- und Fremdansprüchen nicht im gleichen Maße weiterentwickelt hat. Zwar wurde im Jahr 2014 aus der ehemaligen Abteilung Schulen des Amtes für Schule, Kinder- und Jugendeinrichtungen das Amt für Schulen gegründet und neue Planstellen wurden geschaffen, die Grundstruktur der ehemaligen Abteilung blieb jedoch unverändert. In den letzten Jahren zeigte sich nun immer deutlicher, dass diese Struktur nicht mehr effektiv und effizient ist.

Die Aufbaustrukturen sind für die Weiterentwicklung von Fach- und Führungskräften förderlicher zu gestalten. Die Fluktuation der Mitarbeiterschaft ist aufgrund sehr eingeschränkter Aufstiegsmöglichkeiten sehr hoch. Ein neuer Organisationsaufbau muss Entwicklungsoptionen für Mitarbeitende ermöglichen, damit sie sich mit dieser interessanten und vielseitigen Aufgabe für die jungen Menschen in Kiel identifizieren.  Damit wird erreicht, dass sie dem Amt für Schulen erhalten bleiben und ihre Erfahrungen und ihr Wissen für diesen Zukunftsbereich der Stadt als zentraler Lebens –und Lernortschule Schule einbringen können.

Das bedeutet auch, die Situation der in der Vergangenheit aufgrund neuer Aufgaben geschaffenen Spezialist*innen und der entstandenen Versäulung von Aufgaben aufzulösen, mit dem Ziel, vielseitige, attraktive Aufgabenzuschnitte in einem Teamgefüge zu schaffen.

Nach einer Zielvereinbarung zwischen Bürgermeisterin und Amtsleiterin sowie abgestimmt mit dem Personaldezernat wurde ein Organisationsentwicklungsprozess vereinbart. Die Führungskräfte des Amtes für Schulen erarbeiteten mit großem Engagement und regelmäßigen Zwischenauswertungen mit der Bürgermeisterin eine neue Aufbau- und Organisationsstruktur, die aus den Erfahrungen der täglichen Arbeit den Workflow zielorientiert unterstützt.

Es braucht einen ergebnisorientierten, modernen Workflow zur Erreichung wesentlicher Ziele, die prozesshaft und in weiten Teilen sehr beteiligungsorientiert zu verfolgen sind.

Die geplante Neuausrichtung wird der Selbstverwaltung mit dieser Geschäftlichen Mitteilung vorgestellt.

Ziele des Prozesses

Handlungsleitend waren bei der Entwicklung einer neuen Aufbau- und Organisationsstruktur die gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse der vergangenen Jahre, aus denen sechs wesentliche Ziele für die zukünftige Arbeit des Amtes entwickelt wurden:

• Das Amt für Schulen ist organisatorisch und strukturell für die aktuellen und zukünftigen Aufgaben aufgestellt.
• Das Amt für Schulen ist ein moderner Kooperationspartner und Dienstleister für die Kunden (insbesondere Bürger*innen Kiels, Schulen und duale Ausbildungspartner*innen).
• Das Wissensmanagement zur Sicherstellung der Handlungsfähigkeit in wesentlichen Kernbereichen ist gegeben.
• Die Kontinuität der Besetzung attraktiver Arbeitsplätze, Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiterschaft im Amt und deren Bindung an das Amt sind gegeben.
• Schnittstellenprozesse - zu (Querschnitts-)Ämtern - sind identifiziert und werden im Anschluss an den Prozess mit den entsprechenden Akteuren bearbeitet.
• Trends und Entwicklungen in der Schullandschaft sowie mittel- bzw. langfristige Herausforderungen für einen Dienstleister der Schulen sind benannt.

Kriterien für den Organisationsaufbau

• Die Leitungsspannen der Führungskräfte schaffen die Voraussetzungen für zeitgemäßes, professionelles Führen.
• Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt verantwortlich in regional ausgerichteten Teams mit breitem Aufgabenspektrum für die jeweiligen Schulen.
• Im Rahmen einer transparenten Außenwirkung haben die Schulen und andere Akteure feste Ansprechpartner*innen in einem Team von Verantwortlichen.
• Für die Mitarbeitenden ermöglicht die Arbeit im Team für bestimmte Schulen eine Identifikation mit „ihren“ Schulen.
• Schnittstellen werden in der übergreifenden Aufgabenwahrnehmung minimiert bzw. gut strukturiert.
• Das Wissensmanagement fußt auf einer Aufgabenwahrnehmung im Team und verteilt sich auf mehrere Fachkräfte. Bei einem Wechsel gibt es weiterhin ein kompetentes Team in der Aufgabenwahrnehmung.
• Im Team gibt es Verantwortlichkeiten für bestimmte Themenschwerpunkte, deren Aufbereitung allen Teams zugänglich ist. 
• Ein verlässliches Vertretungssystem ist in den Teams etabliert.
• Die Bindung von Mitarbeitenden wird erhöht durch das breite Aufgabenspektrum im Team mit komplexen, interessanten und attraktiven Arbeitsplätzen. Aufgefächerte Vergütungs- und Besoldungsgruppen sollen dem Rechnung tragen und entsprechende Aufstiegschancen für Mitarbeitende ermöglichen.
• Eine Bewertung der Arbeitsplätze mit einem neuen Aufgabenzuschnitt erfolgt nach KGST 2009.
• Freie Planstellen werden mit dem neuen Aufgabenzuschnitt umgehend ausgeschrieben und besetzt.
• Es erfolgt eine beteiligungsorientierte Umsetzung der neuen Aufbaustruktur.
• Es erfolgt eine Evaluation der Aufbaustruktur spätestens zwei Jahre nach Umsetzung.

 Organisationsaufbau

• Ein sinnvoller Aufbau von Abteilungen mit ähnlicher Verantwortungsstärke und transparenten Themenbereichen wird durch eine neue Zuordnung von Aufgaben erzielt.

Die Strukturen bisheriger Abteilungen verändern sich durch Bündelung von Themenkomplexen (z.B. Haushalt, allgemeinbildende Schulen, RBZ und Internat).

• Es erfolgt die Bildung von vier regionalen Teams (Nord, Süd, Ost, West) unter Berücksichtigung von
  • gleichmäßiger Aufgabenverteilung mit allen Themen,
  • Sonderzuständigkeiten für übergreifende Themenstellung für alle Teams,
  • möglichst alle allgemeinbildenden Schularten in jedem Team,
  • Schulen in Stadtteilen mit besonderen Problemlagen und
  • anstehenden Baumaßnahmen.
• Die Digitalisierung der Kieler Schulen wird bis zur Standardisierung der Prozesse als Sonderbereich in einer Abteilung geführt und zur Verstetigung mittelfristig den Teams zugeordnet.
• Die Themenschwerpunkte Schulbau/Schulbaufinanzierung sowie das Thema Förderprogramme werden jeweils einer Abteilungsleitung schwerpunktmäßig zugeordnet.
• Die stellvertretende Amtsleitung übernimmt die Bearbeitung übergeordneter Aufgaben von herausgehobener Bedeutung, die für das Amt stark steuerungsrelevant sind. Die Zuordnung der stellvertretenden Amtsleitung zu einer Abteilung wird nach Besetzung aller Abteilungsleitungsstellen entschieden. Mit dieser Aufgabe sind weitere folgende Themen verbunden, z.B.
• Benchmark mit anderen Städten, Entwicklung einer Struktur mit den anderen Städten zur Erarbeitung herausfordernder neuer Anforderungen sowie Erwartungen an Bund und Land, Terminwahrnehmung in Gremien wie AG Schule beim Städteverband, Tagungen, Ortsbeiratssitzungen etc. in Vertretung für die Amtsleitung.
• Die derzeitige stellvertretende Amtsleitung und Abteilungsleitung 52.1 geht als bedeutende Wissensträgerin im Juni 2022 in den Ruhestand. Bis dahin übernimmt sie befristet die Projektleitung für die Umsetzung des Organisationsentwicklungsprozesses  sowie den Wissenstransfer für  Fach- und Führungskräfte.

Aufbau der Teams

• Team „Allgemeinbildende Schulen“ (insgesamt vier Teams), je Team
  • 1 Stelle Teamleitung/SEP
  • 1 Stelle Grundsatz
  • 5 Stellen Sachbearbeitung
  • Zuordnung der Schulsekretariate und Kinderpfleger*innen je nach Region
  • 1 Stelle Bootshallenwart in Team Nord
• Team „RBZ“
  • 1 Stelle Teamleitung/SEP
  • 2,5 Stellen Sachbearbeitung
•  „Digitalisierung der Schulen“
  • 1, 5 Stellen

Umsetzungsschritte

• Das Personal- und Organisationsamt, die Beteiligungsgremien sowie die Mitarbeiter*innen des Amtes für Schulen wurden über die geplanten Organisationsveränderungen und die geplante neue Struktur informiert.
• Das Amt für Schulen und das Personal- und Organisationsamt bereiten die Umsetzung vor: Zeitplanung, moderierte Workshops mit der Mitarbeiterschaft zur Umsetzung der neuen Strukturen
• Überprüfung bzw. Anpassung der Eingruppierungen (KGST 2009) auf Grundlage der neuen und überarbeiteten Anforderungsprofile
• Ausschreibung und Besetzung der neuen bzw. unbesetzten Planstellen
• Im Zuge der Umsetzung der neuen Organisationsstruktur sollen die Schnittstellen zu anderen Bereichen gemeinsam mit dem Personal- und Organisationsamt ausgewertet werden und Qualitätsstandards für bedeutsame Kooperationen (mit der Immobilienwirtschaft u.a.) entwickelt werden.

Der entworfene Organisationsaufbau der Führungskräfte des Amtes für Schulen (s. Anlage Organigramm) wird gemeinsam mit dem Personal- und Organisationsamt für die Umsetzung zum 01.01.2021 vorbereitet.

Renate Treutel

Bürgermeisterin