Antrag:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, gemeinsam mit der Theater Kiel AöR und basierend auf der Bewertung und den Handlungsempfehlungen des Beratungsunternehmens BEVENUE (München) ein Betriebskonzept für den Konzertsaal im Kieler Schloss zu erarbeiten.

2. Die Theater Kiel AöR wird einen Businessplan für den Konzertsaal erstellen. Das Beratungsunternehmen BEVENUE wird beauftragt, die Theater Kiel AöR dabei zu begleiten. Die Kosten trägt das Theater Kiel.

3. Ein Steuerungskreis wird diesen Prozess begleiten. Der Steuerungskreis wird extern vorbereitet, moderiert und nachbereitet.

4. Die Expertise anderer Konzerthäuser sowie die Perspektive wichtiger Nutzergruppen des Konzertsaals werden in diesen Prozess durch den Steuerungskreis eingebunden.

5. Das Betriebskonzept (inkl. Businessplan) wird dem Kulturausschuss und der Ratsversammlung zur Entscheidung vorgelegt.

Begründung:

Der Kieler Konzertsaal wurde bis September 2021 von Kiel Concerts betrieben. Seit Oktober 2021 wird der Konzertsaal saniert. Die Bauzeitenplanung sieht eine Eröffnung des Konzertsaals im September 2024 vor.

Mit einem entsprechenden Vorlauf muss der Betrieb des Konzertsaals sichergestellt sein.

Im November 2021 hat die Theater Kiel AöR den Entwurf eines Betreiberkonzepts für den Konzertsaal des Kieler Schlosses als sechste Sparte im Verwaltungsrat des Theaters vorgestellt (s. Anlage).

Im Verwaltungsrat wurde vereinbart, dass der Entwurf von Expert*innen auf Plausibilität und Wirtschaftlichkeit geprüft werden sollte.

Darüber hinaus sollte die Variante der Gründung einer eigenen städtischen Gesellschaft im Vergleich zum Betreiberkonzept des Theaters auf Vor- und Nachteile geprüft werden.

Die Prüfung sollte eine Einschätzung bedeutsamer Zukunftstrends der Veranstaltungsbranche und eine Analyse der regionalen Situation des Veranstaltungsmarkts enthalten. Im Ergebnis sollte eine Empfehlung gegeben werden, inwieweit das vorgelegte Betriebskonzept als zukunftsfähig bewertet wird bzw. welche ergänzenden Angebote / Betriebszweige und / oder Betriebsweisen als langfristig tragfähig erachtet werden.

Aufgrund dieser Anforderungen in der Leistungsbeschreibung wurde auf Basis eines Vergabeverfahrens eine Beratungsfirma beauftragt. Der Auftrag ging an BEVENUE aus München. BEVENUE ist ein spezialisiertes Beratungsunternehmen im Segment der Veranstaltungsimmobilien (Englisch: ‚venues‘) wie Stadthallen, Tagungs-/Kongresszentren, Kulturzentren, Multifunktionshallen, Stadien und Sportstätten, Messen, Theater, Eventlocations und Hotels.

Das Unternehmen ist mit einer Branchenerfahrung von über zwanzig Jahren einer der führenden Partner für Beratungs-, Planungs-, Bau- und Betriebsthemen für Veranstaltungsstätten im deutschsprachigen Raum.

Ende November 2021 wurde die fachkundige Bewertung von BEVENUE zum Konzeptentwurfs des Kieler Theaters vorgelegt.

Die Ergebnisse werden nachfolgend anhand der Kernpunkte zusammengefasst:

-          Das Beratungsunternehmen konstatiert eine große Verbundenheit der Kieler Bevölkerung mit dem Konzertsaal: Die Zukunft und Entwicklung des Konzertsaals sowie auch des Gesamtkomplexes „Kieler Schloss“ wird z. T. sehr intensiv und auch emotional von der Öffentlichkeit begleitet, es fanden diverse Diskussionen und Initiativen in diesem Zusammenhang in den letzten Jahren statt.

-          Dies zeigt ebenso die Verbundenheit der Bürger*innen Kiels mit dem Konzertsaal und dem Schloss, wie auch der Umstand, dass seit Ende 2017 der Förderverein Konzertsaal am Kieler Schloss e.V. die Sanierung des Konzertsaales begleitet und für dessen Sanierung Spenden sammelt.

Vor diesem Hintergrund kommt das Beratungsunternehmen zu folgendem Fazit:

-          Bei Abwägung aller Aspekte erscheint nicht zuletzt auch aufgrund des Engagements aus der Bürgerschaft Kiels eine Trägerschaft des Konzertsaals durch die Theater Kiel AöR ratsam. Damit würde das Theater als Tochterunternehmen der Landeshauptstadt Kiel den Betrieb übernehmen.

-          Von der Bildung einer eigenständigen Rechtseinheit im Rahmen der städtischen Trägerschaft wird abgeraten.

-          Empfohlen wird hingegen, dass die Landeshauptstadt Kiel die Gespräche mit dem Theater im Hinblick auf die Übernahme bzw. Übertragung des Betriebes fortsetzt und vertiefen sollte.

Hierfür sprechen laut BEVENUE Aspekte wie z.B. die Situation auf dem Betreibermarkt, die Erfahrungen und Kompetenzen sowie Synergiepotenziale mit der Theater Kiel AöR, steuerungsstrategische Möglichkeiten und politische Aspekte wie die Signalwirkung an die Bürgerschaft der Stadt.

-          Die vorgelegte erste Skizze zum Betriebskonzept der Theater Kiel AöR ist ein guter Ansatz für die Weiterentwicklung.

In seiner Analyse hebt das Beratungsunternehmen zudem hervor,

-          dass beim Betrieb des Kieler Konzertsaals unter realen Vollkostenaspekten nicht mit einem kostendeckenden Betrieb zu rechnen ist. Eine Privatisierung ist erfahrungsgemäß jedoch auch keine Alternative im Hinblick auf eine Senkung des Zuschussbedarfs im Sinne der kommunalen Daseinsvorsorge sowie des Stadt- und Standortmarketings.

-          dass der Konzertsaal/das Kieler Schloss nach einer mehrjährigen, sanierungsbedingten Schließung wieder auf dem Markt kommt und bei den relevanten Veranstaltern/Agenturen positioniert und vermarktet werden muss.

-          dass der Konzertsaal aufgrund seines Raumzuschnitts und Architektur, dem fehlenden Hinter- und Seitenbühnenbereich ein klassischer Konzertsaal mit primärer Ausrichtung auf konzertante/musikalische und nicht-darstellende Formate ist. Das schränkt die Nutzungsmöglichkeiten ein.

-          dass Kiel veranstaltungsbezogen kein „A-Standort“ ist. Die Lage und Erreichbarkeit Kiels, das Einzugsgebiet und die Wettbewerbssituation schränken die Attraktivität des Standortes für Veranstalter deutlich ein und müssen ggf. über monetäre Anreize ausgeglichen werden. Das wiederum geht auf Kosten der Wirtschaftlichkeit und es gilt, Preisstrukturen mit Blick auf andere Konzert- und Veranstaltungsstätten zu entwickeln.

-          dass auf Basis der definierten Nutzungsschwerpunkte und des veranstaltungsrelevanten Angebotes der Location „Konzertsaal“ idealerweise eine separate „Marke“ mittels relevanter Attribute zu entwickeln ist, um anschließend die Location „Konzertsaal“ bei Zielkunden positionieren sowie vermarkten zu können.

Zusätzlich zu Markenbildung, Positionierung und Vermarktung des Konzertsaals kann auch die Marke „Kieler Schloss“ in diesem Kontext weiterentwickelt werden. Bestenfalls wird die Vermarktung des Konzertsaals durch die Theater Kiel AöR dann auch durch ein erweitertes Standort- und Destinationsmarketing der Stadt Kiel unterstützt und ergänzt.

-          dass auch bereits während der Sanierungsphase begleitende sowie frühzeitig einmalige Mittel für das Pre-Opening und die Inbetriebnahmephase zu berücksichtigen sind.

-          dass die Aufgaben- und Kostenteilung einer genauen Klärung zwischen der Stadt und der Theater Kiel AöR bedarf.

Gemäß dem Konzept der Theater Kiel AöR umfasst das Aufgaben- und Tätigkeitsspektrum für den Konzertsaal zukünftig primär den operativen Betrieb des Hauses, d. h. die inhaltliche/künstlerische Leitung und das Management, die Akquise und Vermarktung von Veranstaltungen sowie die operative Betriebsführung ohne die Aufgaben des Facility Managements.

Zu klären sind daher die Verantwortung für die bauliche und technische Unterhaltung des Gebäudes, die Vergabe der Lizenz für den gastronomischen Betrieb und die Bewirtschaftung des Parkhauses.

Das Beratungsunternehmen betont zudem Synergieaspekte, die durch eine Übernahme der Betreiberschaft durch das Theater Kiel entstehenden:

-          Mit der Übernahme des Konzertsaals bietet sich für die Theater Kiel AöR die Möglichkeit, ihr inhaltliches Programm und Spektrum auszuweiten, weitere kulturbezogene Nutzungen und Formate anbieten und durchführen zu können.

-          Durch die Übernahme des Betriebs des Konzertsaals könnten Synergien bei erforderlichen Aufgaben/Tätigkeiten sowohl in künstlerischer/inhaltlicher Hinsicht und im Kontext der Vermarktung, der Veranstaltungsakquise und -planung, dem Gebäudemanagement, dem Aspekt des Technik- und Ausstattungspools (Stichwort: Investitionen) sowie bei der Personalstruktur und dem Ticketing geschaffen und genutzt werden.

Durch den gemeinsamen Betrieb von vier Spielstätten gibt es beim Kieler Theater Synergiepotenziale im Hinblick auf die Kostensituation, insbesondere im Personalbereich. Hierzu merkt das Beratungsunternehmen aber auch kritisch an:

-          Es werden im vorliegenden Konzept der Theater AöR 7 Mitarbeiter*innen für den Betrieb des Konzertsaals angesetzt (Direktor*in, Projektmanagement, Organisation/Marketing, Technik), deren Gehalts- und Personalkosten zu hinterfragen sind. Im Markt und in der Branche werden für diese Positionen und Aufgaben derzeit durchschnittlich vielerorts höhere Grundgehälter, insbesondere bei den Veranstaltungstechnikern, gezahlt als die im Konzept ausgewiesenen Gehälter.

-          Zusätzlich zu den angesetzten Personalkosten für die o. g. Aufgaben, Tätigkeiten und Funktionen (Direktor, Projektmanagement, Organisation/Marketing, Technik) sind auch die Personalkosten für die weiteren Bereiche „Hauspersonal“ und „Vorderhaus“ zu hinterfragen.

-          Hinzu kommt die Frage nach der Ausrichtung und Vermarktung der Location bei Veranstalter*innen, Künstler*innen und Agenturen bzw. der Veranstaltungsakquise. Verfügt der Betreibende über ein großes Netzwerk zu diesen Akteur*innen, kann er dauerhaft über seine Kontakte Veranstaltungen in seine Locations akquirieren, so ist kein gesondertes Sales-Team erforderlich. Ist das nicht der Fall und/oder sollen explizit bestimmte weitere Formate und Kund*innen angesprochen werden, dann sind hierfür weitere Mitarbeiter*innen mit entsprechenden Profilen und Qualifikationen erforderlich.

Insgesamt kommt BEVENUE auf der Basis der Analyse der Kieler Gegebenheiten zu folgenden Empfehlungen zur weiteren Konkretisierung des Betreiberkonzepts seitens der Theater Kiel AöR:

(1) Konkrete Vorgaben und Angaben zur Ausrichtung und den Nutzungsschwerpunkten des Konzertsaals – diese sind z. T. im Konzept schon beschrieben, z. T. baulich vorgeben/beschränkt, sollten aber nochmals konkreter gefasst und abgegrenzt werden;

(2) Konkrete Angaben zum Nutzungs- und Veranstaltungsmix sowie -volumen, da sich hieraus neben den erforderlichen, im Rahmen des Sanierungskonzeptes zu berücksichtigenden Aspekten für den Bau, die Technik und die Ausstattung auch Anforderungen an Personal-, Betriebs- und Organisationsaspekte ergeben;

(3) Beschreibung und Abgrenzung von Aufgaben, Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im operativen Betrieb des Konzertsaals (in Abhängigkeit des Nutzungsschwerpunkts und der Raumsituation) durch die Theater Kiel AöR sowie von Schnittstellen, Abgrenzungen und Synergien zu Drittnutzungen (Schloss, Gastronomie, Parken);

(4) Beschreibung und Abgrenzung von gebäude- und facility-managementbezogenen Aufgaben, Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Bereich Konzertsaal/Gebäudekomplex Schloss und Drittnutzungen;

(5) Ableitung Personalbedarf/-struktur, Mitarbeiterqualifikationen und Personalkosten für den Betrieb des Konzertsaals durch die Theater Kiel AöR unter Berücksichtigung eines möglichen „Personalpoolings“ innerhalb der Theater Kiel AöR/der Stadt Kiel und deren Tochter-/Beteiligungsgesellschaften sowie von Aufgaben, Tätigkeiten, Zuständigkeiten und Schnittstellen/Abgrenzungen zu Drittnutzungen (s. o.);

(6) Ableitung und Beschreibung Aufgaben, Tätigkeiten, Zuständigkeiten sowie Vergütungsregelungen sonstige Leistungen Dritter im Konzertsaal (z. B. Catering, Personalgestellung, Gestellung Technik etc.);

(7) Beschreibung Konzept, Maßnahmen und Budget im Bereich Marketing/Vermarktung/Sales/Akquise;

(8) Beschreibung Preis- und Gebührenmodell für die Nutzung des Konzertsaals bei Eigen- und Fremdveranstaltungen sowie Preise und Gebühren für weitere Dienstleistungen (Gestellung Technik, Personal etc.);

(9) Konkrete Quantifizierung der Annahmen der möglichen Wirtschaftlichkeit des Betriebs des Konzertsaals durch die Theater Kiel AöR in einer mehrjährigen, szenariobasierten Businessplanung inklusive Ausweisung des Ergebnisses, d. h. des erwartbaren Zuschuss-/Ausgleichsbedarfs durch die Stadt (Spielstätte Konzertsaal (Kostenstelle)) und/oder im Gesamtkontext Theater Kiel AöR.

Diese Businessplanung sollte eine Zusammenstellung aller wesentlichen Grundannahmen der Nutzung und des Betriebs des Konzertsaals beinhalten. D. h., alle Ertragspositionen (z. B. Raummieten, Vermietung von Zusatzleistungen, Gastronomieerträge, Technikerlöse, sonstige Erträge etc.) und Aufwandspositionen (z. B. Personal, Medienverbräuche, Gebäudemanagement (z. B. Betrieb, Wartung/ Instandhaltung), Vermarktung/Marketing, Versicherungen, Verwaltung etc.).

Eine kompetente, externe Begleitung mit entsprechender Expertise sichert einen zielführenden und professionellen Prozess mit einem tragfähigen Ergebnis zum Betrieb des Konzertsaales.

Weitere Schritte

-          Initiierung des Steuerungskreises bestehend aus Büro OB, Dezernat II, Dezernat V, Eigenbetrieb Beteiligungen, Verwaltungsrat Theater, Vorstand der Theater Kiel AöR, u.a.

• Sicherstellung der Begleitung des Steuerungskreises
• Einbindung der Expertise anderer Konzerthäuser sowie die Perspektive wichtiger Nutzergruppen des Konzertsaals

-          Ausdifferenzierung des Konzepts und des Businessplans durch die Theater Kiel AöR begleitet von BEVENUE, u.a.

• Entwicklung einer Zeitplanung und Projektstruktur
• Vorklärung relevanter strategischer Fragen mit dem Verwaltungsrat sowie der Verwaltung und Selbstverwaltung
• Klärung der Leitungsstrukturen zur Sicherstellung eines unabhängigen Betreibermodells
• Klärung wirtschaftlicher Rahmenbedingungen mit der LH Kiel
• Entwicklung einer eigenständigen und vom Theaterbetrieb unabhängigen Wirtschaftsstruktur

-          Klärung relevanter Kooperationspartner*innen, u.a.

• Restaurant-/Cafebetrieb
• Parkhaus

-          Einbeziehung von Perspektiven der weiteren Schlossentwicklung

Diese Aufgaben sind zunächst in einem Projektplan weiter auszudifferenzieren und mit einer Zeitplanung zu versehen.

Es ist geplant, das Ergebnis dieses Prozesses im III. Quartal 2022 vorzulegen und beschließen zu lassen, damit der Betrieb 2023 starten kann.

Renate Treutel        

Bürgermeisterin