In der Geschäftlichen Mitteilung „Zukunftsfähige Zuwanderungsabteilung (Immigration Office)“, (Drs. 0202/2023) wurde der Selbstverwaltung ein Maßnahmenpaket vorgestellt, mit dem die Verwaltung den erheblichen Herausforderungen in der Zuwanderung begegnen will.

Die Gründung der „Task Force Zuwanderung“ ist Bestandteil dieser Maßnahmen. Sie wurde im Januar 2023 eingesetzt und hat die Aufgabe, in der Zuwanderungsabteilung aktuelle Probleme in der alltäglichen Bearbeitung aufzunehmen sowie Lösungen aufzuzeigen und erste Ansatzpunkte für die praktische Umsetzung zu erarbeiten. Die Task Force besteht aus erfahrenen Verwaltungsmitarbeiter*innen bzw. Führungskräften des Referats III, des Personal- und Organisationsamtes, des Stadtamtes und des Ordnungsamtes.

Entsprechend der Ankündigung in der Geschäftlichen Mitteilung (Drs. 0202/2023) wird im Folgenden über die Arbeit der „Task-Force Zuwanderung“ berichtet:

Planung von Maßnahmen

Im ersten Schritt hat die Task Force den Ist-Zustand der alltäglichen Bearbeitung aufgenommen sowie allgemein vorherrschende Schwierigkeiten und Probleme identifiziert. Anhand dessen wurden kurzfristig umsetzbare Maßnahmen und Lösungswege erarbeitet, zusammengefasst und priorisiert.

Dazu gehören u. a. die Posteingangsbearbeitung und die Aktenführung, die Überprüfung der Führungs- und Organisationsstruktur sowie Zuständigkeiten innerhalb der Zuwanderungsabteilung. Hohe Priorität hat darüber hinaus die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden für die Menschen mit ihren Anliegen, die Anwendung von Prüfschemata, ein Technik-Check und ein mögliches Angebot digitaler Dienste.

Aufgrund der Vielzahl von geflüchteten Menschen seit 2015/16, der Geflüchteten aus der Ukraine seit Februar 2022 und der geänderten Gesetzeslage des Aufenthaltsgesetzes im Zuge des Chancen-Aufenthaltsrechts vom 21. Dezember 2022 (BGBl. I S. 2847) steht die Zuwanderungsabteilung vor besonderen Herausforderungen. Ziel ist es daher Maßnahmen zu erarbeiten, die die Einbürgerungszahlen nachhaltig erhöhen und die Arbeitsorganisation für die Mitarbeitenden kontinuierlich optimieren.

Der komplette Maßnahmen-Katalog ergibt sich aus dem Auszug des Teamboards der Task-Force, das der Vorlage als Anlage 1 beigefügt ist.

Vorgehensweise

Die „Task-Force Zuwanderung“ hat sich im Dialog mit den Mitarbeitenden in 24.5 (Zuwanderung/ Immigration Office) mit der Arbeitssituation und den jeweiligen Themen vor Ort befasst und die Ist-Prozesse aufgenommen.

Darüber hinaus wurde am 14. März 2023 ein ganztägiger Workshop mit der Leitung des Stadtamtes, Abteilungsleitung und Mitarbeitenden aus 24.5 durchgeführt. Der Workshop hatte zum einen das Ziel Prioritäten und zum anderen Maßnahmen, welche kurzfristig umsetzbar sind, gemeinsam zu erörtern und festzulegen.

Alle Maßnahmen, die letztlich zur Umsetzung empfohlen werden, sollen vor der Implementierung sowohl mit den Mitarbeitenden, deren Führungskräften sowie den Mitbestimmungsgremien vorgestellt werden.

Ergebnisse

Die Arbeit der Task-Force und die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden der Abteilung hat bereits zu inhaltlichen und organisatorischen Veränderungen geführt:

• Die Empfangssituation in der Zuwanderungsabteilung (Neues Rathaus, Stresemannplatz 5) hat sich durch eine Umgestaltung und das sofortige Filtern der Anliegen deutlich gebessert. Eine Aufwertung der räumlichen Situation für den Empfangsbereich soll einen weiteren Beitrag leisten.

• Die Modernisierung der Hardware und Beschaffung zusätzlicher Geräte (bspw. Drucker, Scanner, jeweils ein zweiter Monitor) hat begonnen.

• Die sichere Dokumentenverwahrung ist überprüft und dauerhaft gewährleistet.

• Die verpflichtende Nutzung der rechtssicheren Prüfschemata ist umgesetzt, ebenso die Einhaltung des gebotenen Vieraugenprinzips.

Weitere signifikante Optimierungen werden durch Veränderungen in der analogen und digitalen Posteingangsbearbeitung erwartet. Die Einrichtung einer eigenen Registratur und die veränderte Organisation der Post-Verteilung werden kurzfristig zu besseren internen und externen Abläufen führen.

Eine veränderte Aufbau- und Ablauforganisation wurde gemeinsam erarbeitet und soll kurzfristig umgesetzt werden (siehe Anlage 2). Ergänzend werden eine in Planung befindliche  externe Organisationsuntersuchung eventuell weitere Hinweise ergeben.

Das Bündel aus aufbau- und ablauforganisatorischen Maßnahmen sowie personellen Veränderungen, soll schnellstmöglich Wirkung entfalten und zum 1. Juni 2023 umgesetzt werden. Aus Sicht der Task Force ist eine Einführungs- und Umsetzungsphase erforderlich. Dieser sollte eine externe Organisationsuntersuchung im Herbst dieses Jahres nachgehen. Die Verwaltung wird eine Ausschreibung auf den Weg bringen, die folgende Aufträge umfasst:

1. Untersuchungsbereich: Zuwanderungsabteilung (24.5) des Stadtamtes

a) Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation und ggf. Entwicklung von Optimierungsvorschlägen (u. a. Erreichbarkeit, Kundenströme);

b) im Zusammenhang mit Punkt a, soll eine Überprüfung der Stellenbemessung erfolgen;

c) Überprüfung der technischen Ausstattung im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten;

d) Überprüfung vorhandener und eingeleiteter Maßnahmen zur rechtssicheren Aktenführung;

e) Überprüfung und ggf. Entwicklung von Optimierungsvorschlägen zum Kunden-Cluster (z. B. Straftäter*innen)

2. Die angedachte Führungskräfteentwicklung soll zeitnah für ca. 10 Führungskräfte ausgeschrieben und schnellstmöglich umgesetzt werden.

Planmäßig endete zum 31.März 2023 die Arbeit in der besonderen Organisationform „Task-Force“, dennoch wird an den identifizierten Handlungsfeldern und Maßnahmen fortlaufend weitergearbeitet. Auch die Berichterstattung hierzu wird fortgeführt.

Die im Stadtamt-Programm 2023 (vgl. Drs. 0320/2023) aufgeführten Maßnahmen ergänzen die hier identifizierten Optimierungen und führen diese mit hoher Frequenz fort.

Wichtig zur Entlastung der Zuwanderungsabteilung ist auch, dass der auf dem zweiten Migrationsgipfel im Februar 2023 vereinbarte sog. „Follow-up“-Prozess“ im April erste Ergebnisse geliefert hat. Die Landeshauptstadt Kiel hat sich über den Deutschen Städtetag intensiv in den Prozess eingebracht. Die Arbeitsgruppe „Entlastung der Ausländerbehörden“ tagte unter Federführung der kommunalen Spitzenverbände. Sie legte einen Maßnahmenkatalog in den Bereichen Änderungen im Aufenthaltsrecht, Digitalisierung, Beteiligung von Ländern und Kommunen an Gesetzgebungsverfahren sowie zur Personalsituation in Ausländerbehörden vor. Für die Umsetzung der Maßnahmen bedarf es Gesetzgebungsverfahren. Dazu soll es einen anschließenden gemeinsamen Arbeitsprozess zwischen Bund, Ländern und Kommunen geben. Es ist ein Erfolg, dass die Lage der Ausländerbehörden zu einem wichtigen Thema des Prozesses gemacht und konkrete Handlungsmaßnahmen vereinbart werden konnten.

Christian Zierau

Stadtrat