Werkzeuge für Zusammen­arbeit – Nutzungs­bedingungen & Kurz­anleitungen

Die nachstehenden Nutzungsbedingen regeln die Inanspruchnahme der im Rahmen des Erste-Hilfe-Kits genannten Software-Lösungen für die Zusammenarbeit von Zuhause und unterwegs.

Aktuell umfasst das Erste-Hilfe-Kit die Software-Lösungen

Diese Werkzeuge sind als Hilfestellung zu verstehen, die zur Verbesserung der Zusammenarbeit von Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Kiel sowie externen Partner*innen beitragen soll. 
 


Nutzungsbedingungen

Regeln zum Datenschutz

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sich der besonderen Verantwortung für die Bürger*innen bzw. Mitarbeiter*innen bewusst sein. Zu den Aufgaben aller Mitarbeiter*innen gehört als unlösbarer Bestandteil der fachlichen Aufgabenerfüllung die Einhaltung des Datenschutzes und der Informationssicherheit bei der täglichen Arbeit.

Es ist stets abzuwägen, ob es wirklich notwendig ist, personenbezogene Daten im Rahmen von z.B. Video-Konferenzen auszutauschen und die Verhältnismäßigkeit zu prüfen. Häufig wird es ausreichend sein, die Daten in anonymisierter Form zu verarbeiten und die erforderlichen Daten nachfolgend auf anderem Weg (Post, verschlüsselte E-Mail, Fax, Telefon) auszutauschen.

Unverhältnismäßig ist der Austausch "sensibler personenbezogener Daten", weshalb ein Austausch solcher Daten auf den hier genannten Kanälen unzulässig ist.

Wenn es unvermeidlich sein sollte, dienstliche (personenbezogene) Daten auf privaten Geräten zu speichern, sind diese Daten unverzüglich zu löschen, sobald es die Aufgabenerledigung nicht mehr erfordert.

Grundsätzlich sind bei der Nutzung der genannten Werkzeuge keinesfalls „sensible“ personenbezogene Daten austauschen. Hierzu gehören:

  • „besondere Arten“ personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische / biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben / der sexuellen Orientierung)
  • Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln
  • Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen (z.B. Sozialgeheimnis, Steuergeheimnis)
  • Daten, die sich auf strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten - oder den Verdacht darauf - beziehen
  • Daten zu Bank- oder Kreditkartenkonten

Wenn eine Anmeldung erforderlich ist, ist die Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse in dieser Ausnahmesituation zulässig. Bei datenschutzrechtlichen Fragen in Bezug auf die Verwendung der dienstlichen E- Mail-Adresse ist Kontakt mit der Stabstelle Datenschutz 0431 901-2771 aufzunehmen.

Zudem ist darauf zu achten, dass das Recht am Bild gewahrt wird. Alle Personen zum Beispiel vor der Kamera müssen zustimmen, dass die anderen Teilnehmenden sie sehen. Andernfalls müssen sie den Aufnahmebereich verlassen.

Die Erlaubnis zur Nutzung der oben aufgeführten Software-Lösungen auf dienstlichen sowie privaten Endgeräten (zum Beispiel Smartphones, Pads, Notebooks und PCs) ist aufgrund der Ausnahmesituation im Rahmen der Corona-Pandemie bis zum 1. Juni 2021 vom Oberbürgermeister pauschal für alle Mitarbeitenden der Landeshauptstadt Kiel erteilt.

Die Nutzung der Lösungen auf dienstlichen sowie privaten Endgeräten erfolgt freiwillig. Hier gilt zu beachten, dass die Landeshauptstadt Kiel keine Kostenerstattung für Nutzungsentgelte oder Telefonkosten an Netzbetreiber*innen für die Einwahl mit privaten Endgeräten erstatten und nicht für Schäden an privaten Endgeräten, auch wenn sie im Rahmen der Corona-Pandemie sowie einer Ausnahmeregelung für dienstliche Zwecke genutzt werden, aufkommen kann.

Beachten Sie bei der Nutzung von privaten Endgeräten auch die Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik für sicheres mobiles Arbeiten: https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Cyber- Sicherheit/Themen/empfehlung_home_office.pdf? blob=publicationFile&v=9

Wir weisen darauf hin, dass für den Zeitraum der Corona-Pandemie, bis zum 1. Juni 2021, § 13 der „Geschäftsanweisung für den Einsatz der technikunterstützten Informationsverarbeitung beider Landeshauptstadt Kiel“ (GATuI) durch den Oberbürgermeister aufgehoben wird.

Die Außerkraftsetzung des § 13 aus der GA TuI bezieht sich nur darauf, dass das Verbot der Nutzung von privaten Geräten zu dienstlichen Zwecken bis zum 1. Juni 2021 aufgehoben ist, um den Einsatz von Tools aus dem Erste Hilfe Kit zu ermöglichen.

Ausdrücklich zugelassen ist damit die Nutzung des privaten Gerätes für:

  • „Intranet für Alle“ bietet den reinen Zugang zum Intranet - nicht zu E-Mail/Kalender/Outlook
  • Messenger-Dienst Mattermost für die direkte Kommunikation in verteilten Teams
  • Jitsi Meet für Video- und Telefonkonferenzen
  • GoToMeeting für Video- und Telefonkonferenzen
  • Cryptpad für die gemeinsame gleichzeitige Arbeit an Inhalten wie Text, Tabellen oder Skizzen
  • Remotezugriff auf den dienstlichen PC Arbeitsplatz
  • Remotezugriff auf den dienstlichen Thin-Client Arbeitsplatz
Die Nutzung von weiteren dienstlichen Programmen und die Bearbeitung von dienstlichen Dokumenten auf privaten Geräten sind auch zukünftig nicht zugelassen.

Weiterhin ist die private Nutzung von dienstlichen Geräten untersagt.


Wie nutze ich meet.kiel als Teilnehmer*in?

Zur Teilnahme an Videokonferenzen ist keine Registrierung notwendig.

Um einer Videokonferenz beizutreten, kann entweder der Webbrowser, die Desktop App oder die Jitsi Meet App für iOS oder Android genutzt werden.

Meet.kiel läuft am besten mit dem Chrome bzw. Edge Browser. Firefox sollte vermieden werden.

Teilnahme über den Web-Browser

Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, können Sie entweder

  • den Einladungslink des*der Organisator*in in die Adressleiste des Webbrowsers eingeben oder
  • den Namen des Konferenzraumes auf der Startseite von meet.kiel.de eingeben.

 

Screenshot Startseite

Um an einer Videokonferenz teilzunehmen, können Sie entweder den Einladungslink des*der Organisator*in in die Adressleiste des Webbrowsers eingeben oder den Namen des Konferenzraumes auf der Startseite von meet.kiel.de eingeben. 

 

Teilnahme über die App
Startseite der App

Bevor Sie die App auf dem Smartphone nutzen können, muss die Server-URL in den Einstellungen geändert werden. Hier tragen Sie https://meet.kiel.de/ ein.

 

Screenshot aus der App

Auf der Startseite der „Jitsi Meet“ App geben Sie den Namen des Konferenzraums ein.

Sobald Sie auf „erstellen/beitreten“ klicken, betreten Sie den Konferenzraum und können an der Videokonferenz teilnehmen.

 

Welche Funktionen bietet meet.kiel?

Sie treten der Konferenz stumm und ohne Kamerabild bei.

Mikrofon und Kamera können mit Hilfe der Schaltfläche unten in der Mitte angeschaltet werden.

Hier können auch verschiedene Mikrofone oder Kameras mit Hilfe des kleinen Pfeils angewählt werden.

Bildschirmansicht eines Meetings

 

Chat

Durch Klicken auf das Sprechblasensymbol können Sie den Chat aufrufen und dort Nachrichten an die Teilnehmer*innen versenden und empfangen.

Bildschirmfreigabe

Das Bildschirm-Symbol ermöglicht Ihnen die Freigabe Ihres Bildschirms. Hier können Sie den gesamten Bildschirm oder einzelne Fenster freigeben, sodass alle anderen Teilnehmenden der Videokonferenz die geteilten Inhalte sehen können.

Dabei wird Ihre Kamera automatisch deaktiviert.

Hand heben

Durch Klicken auf das Handsymbol erscheint im Fenster der Teilnehmenden oben links eine kleine Hand als Zeichen, dass man eine Frage oder einen Beitrag hat.

Die Hand kann durch erneutes Klicken auf das Symbol wieder deaktiviert werden.

Kachelansicht

Betritt man einen Videokonferenzraum, sieht man zunächst fensterfüllend diejenige Person, die gerade spricht.

Durch Klicken auf das Symbol mit den vier Quadraten unten rechts kann auf eine Ansicht umgeschaltet werden, die alle Teilnehmer*innen in angeordneten Kacheln zeigt. Ein erneuter Klick bringt die Sprecher*innenansicht zurück.

Weitere Einstellungen

Das Symbol mit den drei Punkten unten links führt zu den „weiteren Einstellungen“.

Hier finden Sie die Möglichkeiten Ihren Namen einzugeben oder zu ändern, die Qualitätseinstellungen des übertragenen Videos zu verändern, den Vollbildmodus anzuwählen, weitere Einstellungen zu Kamera, Mikrofon und Audioausgabe vorzunehmen, alle Teilnehmenden stumm zu schalten und die Sprecher*innenstatistiken einzusehen.