Datenschutzhinweise Ehrenamtliche Vormundschaft

Information und Hinweise gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Unser Umgang mit Ihren Daten und Rechten

Im Zusammenhang mit dem Beratungs- und Informationsangebot unserer Koordinierungsstelle und Ihrem bekundeten Interesse eine ehrenamtliche Vormundschaft/ Pflegschaft übernehmen zu wollen, werden personenbezogene Daten von Ihnen erhoben.

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe dieser personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Wir sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung datenschutzrechlicher Anforderungen verpflichtet.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Oberbürgermeister Dr. Ulf Kämpfer

rathaus@kiel.de

Vertreten durch das Jugendamt 
Abteilung 54.1.2 - Gesetzliche Vertretung für Kinder und Jugendliche 
Koordinierungsstelle ehrenamtliche Vormundschaft 
Sophienblatt 1, 24103 Kiel

ehrenamt.vormundschaft@kiel.de

An wen können Sie sich wenden?

Sie haben nach Artikel 15 Datenschutzgrundverordnung ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die Sie betreffenden verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei Fragen zum Datenschutz oder vermuteten Verletzungen des Datenschutzrechtes können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt Kiel wenden:

0431 901-2771 
datenschutz@kiel.de

Weiterhin steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, zu:

0431 988-1200 
mail@datenschutzzentrum.de

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erhalten, verarbeiten wir unter anderem zu folgenden Zwecken:

• eingehende und fortlaufende Prüfung Ihrer rechtlichen und persönlichen Eignung für das Führen von Vormundschaften / Pflegschaften
• Kontaktaufnahme mit Ihnen (zum Beispiel zur Informationsweitergabe oder bei Klärungs- und Abstimmungserfordernissen)
• Erfüllung der Auskunfts- und Berichtspflicht gegenüber dem Familiengericht

Sofern wir Ihre Daten nicht von Ihnen selbst erhalten haben und keine entsprechende Einverständniserklärung von Ihnen vorliegt, verarbeiten wir Ihre Daten, nur soweit im Einzelfall zur Aufgabenerfüllung erforderlich, bei folgenden Stellen:

• Gerichte
• Sozialdienste des Jugendamtes
• Vormundschaftsverein lifeline e.V.
• SchuFa

Rechtsgrundlage:

Ihre Daten werden auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 1779 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und §§ 62 und 63 des Achten Sozialgesetzbuches (SGB VIII) verarbeitet.

Darüber hinaus erheben wir Daten, wenn Sie darin ausdrücklich einwilligen, zum Beispiel Ihre Handy-Nummer zur einfachen Kommunikation. Die Übermittlung dieser Daten erfolgt aufgrund Ihrer freiwilligen Entscheidung.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir als Koordinierungsstelle im Rahmen Ihrer Interessensbekundung eine ehrenamtliche Vormundschaft/ Pflegschaft übernehmen zu wollen und dem sich anschließenden Verfahren - von Ihnen erhalten. Es handelt sich um allgemeine Personendaten wie Name, Adress- und Kontaktdaten.

Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten, die zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich sind. Dabei handelt es sich um Daten, die wir von Dritten zulässigerweise (z. B. aufgrund einer Rechtsgrundlage und insbesondere aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung und Schweigepflichtentbindung) erhalten.  

Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an die Personen und Stellen weitergegeben, für deren Aufgabenerfüllung die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist:

• Familiengericht
• andere Vormundschaftsträger oder Vormundschaftsvereine
• Sozialdienste / Pflegekinderdienst
• Behörden
• Ärzte (zum Beispiel bei Notfällen das Kind betreffend)
• Schulen / Kindergärten
• Beteiligte im Rahmen von zu erbringenden ambulanten und stationären Hilfen (zum Beispiel gemäß SGB VIII oder gem. SGB XII)
• Dolmetscher*innen, soweit für ein Gespräch eine Übersetzung notwendig ist

Die von Ihnen gemachten Angaben werden in elektronischer und in Papierform gespeichert.

Darüber hinaus werden Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften an das Kind, den anderen Elternteil, gegebenenfalls an deren gesetzlichen Vertreter (zum Beispiel Amtsvormund*in) oder andere Vertreter (zum Beispiel Rechtsanwält*in, Beistand des Jugendamtes) weitergegeben. 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei der Landeshauptstadt Kiel, Koordinierungsstelle ehrenamtliche Vormundschaft, so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Im Rahmen von Dokumentations- und Beratungstätigkeiten werden die Daten zehn Jahre gespeichert.

Sollte keine Vermittlung an ein Mündel zustande kommen, werden Ihre Daten bereits nach zwei Jahren gelöscht. Andernfalls beginnen die Aufbewahrungsfristen mit Ablauf des Jahres, in dem eine Vormundschaft bzw. Pflegschaft endet. 

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes – EWR) findet nicht statt.

Welche Folgen hat es, wenn Sie die erforderlichen Daten verweigern?

Sie können vom Familiengericht nicht als Vormund*in bestellt werden.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
• Wenn Sie in die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie - sofern Sie vom Familiengericht noch nicht als Vormund*in bestellt worden sind - die Einwilligung ohne Angabe von Gründen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die „Wirkung für die Zukunft“ eines Widerrufs bedeutet, dass alle bis dahin auf Grundlage Ihrer Einwilligung bewirkten Verwendungen rechtmäßig bleiben.
  

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. 

  

Stand der Information: 22. Oktober 2024