Der Ratsversammlung wurde zu ihrer Sitzung am 10.06.2021 der Entwurf für eine Neufassung der „Richtlinie der Landeshauptstadt Kiel über die Gewährung von Zuwendungen an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen oder Personen (Zuwendungsrichtlinie)“ zur Beschlussfassung vorgelegt (siehe Drucksache 0534/2021).

Die Angelegenheit wurde bis zum Vorliegen einer Geschäftlichen Mitteilung (GM) zurückgestellt.

Die vorliegende GM greift die Darstellungen im oben genannten Antrag der Verwaltung auf und ergänzt diese um zusätzliche Informationen.

Einleitend wird zunächst aus der Drucksache 0534/2021 zitiert: „…In diesem Zusammenhang wurden u.a. Recherchen auf EU-, Landes- und Kommunaler Ebene über den Umgang anderer Zuwendungsgeber mit Verwaltungsgemeinkosten angestellt...“

Ziel der Recherchen war es, insbesondere die Überlegungen zu den Verwaltungsgemeinkosten durch einen Vergleich mit den Zuwendungsrichtlinien anderer Stellen nachvollziehbar(er) zu machen bzw. zu plausibilisieren.

Also:

• ob andere Stellen im Rahmen ihres Zuwendungswesens Verwaltungsgemeinkosten oder vergleichbare Aufwendungen überhaupt kennen,
• welche Aufwendungen andere Stellen als grundsätzlich zuwendungsfähige Verwaltungsgemein- oder vergleichbare Kosten anerkennen und
• in welcher Höhe Verwaltungsgemein- oder vergleichbare Kosten von anderen Stellen erstattet werden?

Das Rechercheergebnis ließ sich dann allerdings so zusammenfassen, dass eine einheitliche Handhabung im Umgang mit solchen Kosten (Bemessungsgrundlage? Höhe einer Pauschale? etc.) nicht festgestellt werden konnte.

Dieses Ergebnis wurde durch die zusätzlich hinzugezogene Expertise eines externen Büros insoweit bestätigt. Auch nach dortiger Erfahrung aus diversen und seit vielen Jahrzehnten durchgeführten betriebswirtschaftlichen Prüfungen bei Unternehmen der Sozialwirtschaft, der Bildung und der Kultur ließe sich die Erkenntnis ableiten, dass es keine irgendwie zu vereinheitlichenden Grundsätze für die Angemessenheit/Notwendigkeit von Verwaltungsgemeinkosten gäbe.

Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) hatte seinerzeit u.a. festgestellt: „…Im Rahmen der Stichprobe fiel auf, dass stadtweit unterschiedlich mit dem Thema Anerkennung von Verwaltungskosten im Rahmen von Projektförderungen umgegangen wird. Die Bandbreite reicht hierbei von einer prozentualen Anerkennung von Verwaltungskosten, die sich lediglich an der Höhe der Gesamtkosten orientiert, bis hin zu einer Ablehnung von Verwaltungskosten. Im Gegensatz zu allen anderen Aufwendungen im Zusammenhang mit der Projektförderung werden bei einer pauschalen/ prozentualen Anerkennung von Verwaltungskosten diese Kosten weder nachgewiesen noch belegt…“

Diesen Prüfungsfeststellungen folgend soll mit der zur Beschlussfassung vorgelegten Zuwendungsrichtlinie eine einheitliche Grundlage zum Umgang mit Verwaltungsgemeinkosten geschaffen werden.

Dazu wird zunächst und grundsätzlich davon ausgegangen, dass solche Verwaltungsgemeinkosten auch künftig dem Grunde nach und in einem bestimmten Rahmen abgegolten werden können.

Allerdings sind zur Abgeltung verschiedene Modelle denkbar, was auch die für die im Zusammenhang mit dieser GM nochmals unternommenen weiteren Internet- Recherchen bestätigt haben.

Dazu wird nachfolgend im Auszug aus Regelungen anderer Stellen zitiert:

      „Es kann eine Verwaltungskostenpauschale anerkannt werden. Auf Grund der Verschiedenartigkeit der Träger ist individuell zu klären, bei welchen Trägern die Anerkennung einer Verwaltungskostenpauschale – und dann ggf. in welcher Höhe – in Betracht kommt.“

(„Richtlinien über die Gewährung von Zuwendungen aus Haushaltsmitteln der Stadt

Bochum“)

      „…Unter Berücksichtigung der Organisationsform des Zuwendungsempfängers können nach diesen Grundsätzen auch Gemeinkosten(indirekte Kosten, Overheadkosten) als zuwendungsfähig berücksichtigt werden; die Festlegung erfolgt in der Zuwendungsbewilligung….“  ( „Rahmenrichtlinie Zuwendungen“ Heidelberg)

      „…Der Personal-Verwaltungskostenanteil eines Projektes darf einen Betrag in Höhe von 6 % der förderfähigen Ausgaben nicht überschreiten.“

(„Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen im Verantwortungsbereich des Sozialamtes der Stadt Bremerhaven“)

      „… Die anerkannten Verwaltungsgemeinausgaben dürfen einen Wert von 5 vom Hundert der anerkannten Personalausgaben nicht übersteigen. Sollte ein Zuschussempfänger im Rahmen einer institutionellen Förderung einen Zuschuss erhalten, dürfen im Rahmen von darüber hinaus gehenden Projektförderungen keine zusätzlichen Verwaltungsgemeinausgaben anerkannt werden.“

 ( „Richtlinie über die Gewährung von freiwilligen Zuschüssen auf dem Gebiet der Bundesstadt Bonn zur Förderung von sozialen Maßnahmen und zur Förderung von Vereinen, Verbänden und Organisationen im sozialen Bereich“)

      „…Sachaufwendungen und Verwaltungsaufwendungen werden in angemessener Höhe anerkannt, soweit sie wirtschaftlich und zur Erbringung des Dienstes bzw. der Leistung in der zu erwartenden bzw. vereinbarten Qualität erforderlich sind....“ („Richtlinie der Stadt Chemnitz zur Förderung der freien Jugendhilfe, sozialer und sozialmedizinischer Dienste“)

      „…Ist die genaue Feststellung oder Belegung zuwendungsfähiger Ausgaben mit einem im Vergleich zum Zuwendungsbetrag unangemessenem Aufwand verbunden, so kann mit Hilfe einer der Sache entsprechenden sachgerechten Schätzung (ggf. unter zur Hilfenahme von fachlich anerkannten Richtwerten oder Pauschalen) ein fester Ausgabenbetrag oder ein prozentualer Anteil der geschätzten Ausgaben (z. B. für Verwaltungskostenpauschalen) angesetzt werden...“

(„Richtlinie zur Bewilligung und Steuerung von Zuwendungen in der Landeshauptstadt Potsdam“)

      „…Im Rahmen von Projektfinanzierungen können Verwaltungsgemeinkosten berücksichtigt und erstattet werden. Zuwendungsempfänger, die für mehrere Projekte oder Einrichtungen Zuwendungen erhalten und diese zumindest teilweise über eine zentrale Verwaltungseinheit betreuen, können aufgrund der schwierigen Umrechnung auf die einzelnen Leistungen eines Projektes und dem damit verbundenen Aufwand für die Verwaltungsgemeinkosten eine Pauschale beantragen. Diese wird in prozentualer Höhe der zuwendungsfähigen Projektausgaben berechnet…Berechnungsgrundlage für die Verwaltungsgemeinkostenpauschale sind bei der Antragstellung die geplanten zuwendungsfähigen Projektausgaben laut Ausgaben – und Finanzierungsplan und bei der Abrechnung des Projekts die im Verwendungsnachweis ausgewiesenen tatsächlichen zuwendungsfähigen Projektausgaben…Die in der nachfolgenden Tabelle dargestellten Prozentsätze* stellen die jeweilig anzuerkennende Obergrenze für pauschale Verwaltungsgemeinkosten (…) dar. Verwaltungsgemeinkosten werden grundsätzlich erst bei zuwendungsfähigen Projektausgaben ab 10.001 Euro anerkannt.“

(„Einzelregelwerk 9 Verwaltungsgemeinkosten Anlage zur Regelung der Zuwendungsgewährung des Bezirksamtes Hamburg-Mitte“)

Die zur Beschlussfassung vorlegte Neufassung enthält den Vorschlag der Verwaltung für die Abgeltung von Verwaltungsgemeinkosten, der, um der vom RPA seinerzeit geäußerten Sorge einer möglichen „Überkompensation“ Rechnung zu tragen, mit verschiedenen Regelungen „umrahmt“ wird (siehe V. (2) Buchstabe k., IX. (2) Buchstabe e.  und XII. (3) Buchstabe c.).

Gegenüber der aktuell geltenden Zuwendungsrichtlinie aus 2001 bzw. 2010 enthält die Neufassung Verweisungen auf die Klimaschutz- und Zero-Waste-Strategien und die strategischen und sozialen Ziele der Landeshauptstadt Kiel; siehe II. (3), V. (3) XI. (2) Buchstabe i..

Zudem wird das bereits geltende „Besserstellungsverbot“ (siehe VI. Buchstabe a.)  um eine ausdrückliche Bestätigung, dass mindestens der jeweils geltende Mindestlohn gezahlt wird, ergänzt; siehe V. (2) Buchstaben h und i..

Ausgehend von einer Beschlussfassung der Ratsversammlung in 2021 soll die neue Zuwendungsrichtlinie zum 01.02.2022 in Kraft treten. Bis dahin bliebe dann Zeit innerhalb der Verwaltung auf das neue Regelwerk aufmerksam und sich mit dessen Inhalten vertraut zu machen.

Dr. Ulf Kämpfer

Oberbürgermeister

Der Ratsversammlung wurde zu ihrer Sitzung am 10.06.2021 der Entwurf für eine Neufassung der „Richtlinie der Landeshauptstadt Kiel über die Gewährung von Zuwendungen an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen oder Personen (Zuwendungsrichtlinie)“ zur Beschlussfassung vorgelegt (siehe Drucksache 0534/2021).

Die Angelegenheit wurde bis zum Vorliegen einer Geschäftlichen Mitteilung (GM) zurückgestellt.

Die vorliegende GM greift die Darstellungen im oben genannten Antrag der Verwaltung auf und ergänzt diese um zusätzliche Informationen.

Einleitend wird zunächst aus der Drucksache 0534/2021 zitiert: „…In diesem Zusammenhang wurden u.a. Recherchen auf EU-, Landes- und Kommunaler Ebene über den Umgang anderer Zuwendungsgeber mit Verwaltungsgemeinkosten angestellt...“

Ziel der Recherchen war es, insbesondere die Überlegungen zu den Verwaltungsgemeinkosten durch einen Vergleich mit den Zuwendungsrichtlinien anderer Stellen nachvollziehbar(er) zu machen bzw. zu plausibilisieren.

Also:

• ob andere Stellen im Rahmen ihres Zuwendungswesens Verwaltungsgemeinkosten oder vergleichbare Aufwendungen überhaupt kennen,
• welche Aufwendungen andere Stellen als grundsätzlich zuwendungsfähige Verwaltungsgemein- oder vergleichbare Kosten anerkennen und
• in welcher Höhe Verwaltungsgemein- oder vergleichbare Kosten von anderen Stellen erstattet werden?

Das Rechercheergebnis ließ sich dann allerdings so zusammenfassen, dass eine einheitliche Handhabung im Umgang mit solchen Kosten (Bemessungsgrundlage? Höhe einer Pauschale? etc.) nicht festgestellt werden konnte.

Dieses Ergebnis wurde durch die zusätzlich hinzugezogene Expertise eines externen Büros insoweit bestätigt. Auch nach dortiger Erfahrung aus diversen und seit vielen Jahrzehnten durchgeführten betriebswirtschaftlichen Prüfungen bei Unternehmen der Sozialwirtschaft, der Bildung und der Kultur ließe sich die Erkenntnis ableiten, dass es keine irgendwie zu vereinheitlichenden Grundsätze für die Angemessenheit/Notwendigkeit von Verwaltungsgemeinkosten gäbe.

Das Rechnungsprüfungsamt (RPA) hatte seinerzeit u.a. festgestellt: „…Im Rahmen der Stichprobe fiel auf, dass stadtweit unterschiedlich mit dem Thema Anerkennung von Verwaltungskosten im Rahmen von Projektförderungen umgegangen wird. Die Bandbreite reicht hierbei von einer prozentualen Anerkennung von Verwaltungskosten, die sich lediglich an der Höhe der Gesamtkosten orientiert, bis hin zu einer Ablehnung von Verwaltungskosten. Im Gegensatz zu allen anderen Aufwendungen im Zusammenhang mit der Projektförderung werden bei einer pauschalen/ prozentualen Anerkennung von Verwaltungskosten diese Kosten weder nachgewiesen noch belegt…“

Diesen Prüfungsfeststellungen folgend soll mit der zur Beschlussfassung vorgelegten Zuwendungsrichtlinie eine einheitliche Grundlage zum Umgang mit Verwaltungsgemeinkosten geschaffen werden.

Dazu wird zunächst und grundsätzlich davon ausgegangen, dass solche Verwaltungsgemeinkosten auch künftig dem Grunde nach und in einem bestimmten Rahmen abgegolten werden können.

Allerdings sind zur Abgeltung verschiedene Modelle denkbar, was auch die für die im Zusammenhang mit dieser GM nochmals unternommenen weiteren Internet- Recherchen bestätigt haben.

Dazu wird nachfolgend im Auszug aus Regelungen anderer Stellen zitiert:

      „Es kann eine Verwaltungskostenpauschale anerkannt werden. Auf Grund der Verschiedenartigkeit der Träger ist individuell zu klären, bei welchen Trägern die Anerkennung einer Verwaltungskostenpauschale – und dann ggf. in welcher Höhe – in Betracht kommt.“

(„Richtlinien über die Gewährung von Zuwendungen aus Haushaltsmitteln der Stadt

Bochum“)

      „…Unter Berücksichtigung der Organisationsform des Zuwendungsempfängers können nach diesen Grundsätzen auch Gemeinkosten(indirekte Kosten, Overheadkosten) als zuwendungsfähig berücksichtigt werden; die Festlegung erfolgt in der Zuwendungsbewilligung….“  ( „Rahmenrichtlinie Zuwendungen“ Heidelberg)

      „…Der Personal-Verwaltungskostenanteil eines Projektes darf einen Betrag in Höhe von 6 % der förderfähigen Ausgaben nicht überschreiten.“

(„Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen im Verantwortungsbereich des Sozialamtes der Stadt Bremerhaven“)

      „… Die anerkannten Verwaltungsgemeinausgaben dürfen einen Wert von 5 vom Hundert der anerkannten Personalausgaben nicht übersteigen. Sollte ein Zuschussempfänger im Rahmen einer institutionellen Förderung einen Zuschuss erhalten, dürfen im Rahmen von darüber hinaus gehenden Projektförderungen keine zusätzlichen Verwaltungsgemeinausgaben anerkannt werden.“

 ( „Richtlinie über die Gewährung von freiwilligen Zuschüssen auf dem Gebiet der Bundesstadt Bonn zur Förderung von sozialen Maßnahmen und zur Förderung von Vereinen, Verbänden und Organisationen im sozialen Bereich“)

      „…Sachaufwendungen und Verwaltungsaufwendungen werden in angemessener Höhe anerkannt, soweit sie wirtschaftlich und zur Erbringung des Dienstes bzw. der Leistung in der zu erwartenden bzw. vereinbarten Qualität erforderlich sind....“ („Richtlinie der Stadt Chemnitz zur Förderung der freien Jugendhilfe, sozialer und sozialmedizinischer Dienste“)

      „…Ist die genaue Feststellung oder Belegung zuwendungsfähiger Ausgaben mit einem im Vergleich zum Zuwendungsbetrag unangemessenem Aufwand verbunden, so kann mit Hilfe einer der Sache entsprechenden sachgerechten Schätzung (ggf. unter zur Hilfenahme von fachlich anerkannten Richtwerten oder Pauschalen) ein fester Ausgabenbetrag oder ein prozentualer Anteil der geschätzten Ausgaben (z. B. für Verwaltungskostenpauschalen) angesetzt werden...“

(„Richtlinie zur Bewilligung und Steuerung von Zuwendungen in der Landeshauptstadt Potsdam“)

      „…Im Rahmen von Projektfinanzierungen können Verwaltungsgemeinkosten berücksichtigt und erstattet werden. Zuwendungsempfänger, die für mehrere Projekte oder Einrichtungen Zuwendungen erhalten und diese zumindest teilweise über eine zentrale Verwaltungseinheit betreuen, können aufgrund der schwierigen Umrechnung auf die einzelnen Leistungen eines Projektes und dem damit verbundenen Aufwand für die Verwaltungsgemeinkosten eine Pauschale beantragen. Diese wird in prozentualer Höhe der zuwendungsfähigen Projektausgaben berechnet…Berechnungsgrundlage für die Verwaltungsgemeinkostenpauschale sind bei der Antragstellung die geplanten zuwendungsfähigen Projektausgaben laut Ausgaben – und Finanzierungsplan und bei der Abrechnung des Projekts die im Verwendungsnachweis ausgewiesenen tatsächlichen zuwendungsfähigen Projektausgaben…Die in der nachfolgenden Tabelle dargestellten Prozentsätze* stellen die jeweilig anzuerkennende Obergrenze für pauschale Verwaltungsgemeinkosten (…) dar. Verwaltungsgemeinkosten werden grundsätzlich erst bei zuwendungsfähigen Projektausgaben ab 10.001 Euro anerkannt.“

(„Einzelregelwerk 9 Verwaltungsgemeinkosten Anlage zur Regelung der Zuwendungsgewährung des Bezirksamtes Hamburg-Mitte“)

Die zur Beschlussfassung vorlegte Neufassung enthält den Vorschlag der Verwaltung für die Abgeltung von Verwaltungsgemeinkosten, der, um der vom RPA seinerzeit geäußerten Sorge einer möglichen „Überkompensation“ Rechnung zu tragen, mit verschiedenen Regelungen „umrahmt“ wird (siehe V. (2) Buchstabe k., IX. (2) Buchstabe e.  und XII. (3) Buchstabe c.).

Gegenüber der aktuell geltenden Zuwendungsrichtlinie aus 2001 bzw. 2010 enthält die Neufassung Verweisungen auf die Klimaschutz- und Zero-Waste-Strategien und die strategischen und sozialen Ziele der Landeshauptstadt Kiel; siehe II. (3), V. (3) XI. (2) Buchstabe i..

Zudem wird das bereits geltende „Besserstellungsverbot“ (siehe VI. Buchstabe a.)  um eine ausdrückliche Bestätigung, dass mindestens der jeweils geltende Mindestlohn gezahlt wird, ergänzt; siehe V. (2) Buchstaben h und i..

Ausgehend von einer Beschlussfassung der Ratsversammlung in 2021 soll die neue Zuwendungsrichtlinie zum 01.02.2022 in Kraft treten. Bis dahin bliebe dann Zeit innerhalb der Verwaltung auf das neue Regelwerk aufmerksam und sich mit dessen Inhalten vertraut zu machen.

Dr. Ulf Kämpfer

Oberbürgermeister