Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem „ZOOM“

Information nach Artikel 13 DSGVO
im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Videokonferenzsystems „ZOOM“

Unser Umgang mit Ihren Daten und Rechten

Wir bieten Ihnen in bestimmten Fällen die Möglichkeit, an Veranstaltungen über das Videokonferenzsystem der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, California 95113, USA („ZOOM“) teilzunehmen oder sonst hierüber mit uns in Kontakt zu treten. In einem solchen Fall erhalten Sie von uns einen Link zur entsprechenden Videokonferenz. 

Zu Ihrem eigenen Schutz empfehlen wir, dass Sie diesen Link nicht mit Dritten teilen oder weiterleiten. Die Nutzung von ZOOM ist grundsätzlich ein freiwilliges Angebot; über Informationen zu Alternativen zur Nutzung des Videokonferenzsystems werden Sie im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung bzw. der jeweiligen Videokonferenz gesondert informiert.

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung von ZOOM und über die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Datenverantwortlicher 
Oberbürgermeister Dr. Ulf Kämpfer

Die genannte Verantwortlichkeit gilt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an den von uns veranstalteten Videokonferenzen. ZOOM handelt insoweit als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).

Sie können ZOOM über den ZOOM-Client (Software, die kostenlos heruntergeladen werden kann) nutzen oder über den Browser. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung in der Verantwortlichkeit von ZOOM finden Sie in der Datenschutzerklärung von ZOOM.

Die Nutzung bestimmter Funktionen von ZOOM setzt voraus, dass Sie sich ein Konto anlegen, für das Sie im Zuge der Registrierung eine Nutzungsvereinbarung mit ZOOM abschließen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Nutzungsvereinbarung ist ZOOM datenschutzrechtlich verantwortlich. ZOOM ist ferner für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der Website von ZOOM verantwortlich.

Für Videokonferenzen, die nicht von uns, sondern von Dritten veranstaltet werden, sind wir datenschutzrechtlich nicht verantwortlich. In einem solchen Fall haben wir keinen Einfluss darauf, wie die Stelle, welche die Videokonferenz organisiert, den Dienst konfiguriert und welche Vereinbarungen sie mit ZOOM getroffen hat. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an diese Stelle. Die Angaben im Folgenden betreffen daher nur die von uns veranstalteten Konferenzen.  
 

Datenschutzbeauftragter und Auskunftsrecht

Sie haben nach Artikel 15 Datenschutzgrundverordnung ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die Sie betreffenden verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei Fragen zum Datenschutz oder vermuteten Verletzungen des Datenschutzrechtes können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt Kiel wenden:
0431 901-2771

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht zu bei der Aufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel:

0431 988-1200

Fax 0431 988-1223

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung)?

Die Verarbeitung der Konferenzinhalte dient ausschließlich dazu, die Teilnahme an der Videokonferenz zu ermöglichen. Die Verarbeitung der Metadaten und der Betriebsdaten ist zur Bereitstellung des Videokonferenzdienstes erforderlich.

Für Informationen zu den Zwecken der Datenverarbeitung, die in der Verantwortlichkeit von Zoom erfolgt (einschließlich der Verarbeitung von Daten zu einem gegebenenfalls von Ihnen angelegten Benutzer*innenkonto), siehe die Datenschutzerklärung von ZOOM.

Auf welcher Rechtsgrundlageverarbeiten wir Ihre Daten? Wie können Sie Ihre Einwilligung widerrufen?

Die Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, um die Sie vor der Teilnahme an einer Videokonferenz gebeten werden (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten an uns. Die Verarbeitung Ihrer Konferenzinhalte können Sie auch ohne Widerruf der Einwilligung jederzeit während einer Videokonferenz einfach beenden, indem Sie Bild und Ton deaktivieren oder Ihre Teilnahme an der Videokonferenz beenden.

Bei Sitzungen „in Fällen höherer Gewalt“ erfolgt die Nutzung des Videokonferenztools und die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gemäß Artikel 6 Abs. 1 e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein (LDSG) in Verbindung mit § 35 a Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO).

Für Informationen zur Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, die in der Verantwortlichkeit von ZOOM erfolgt, siehe die Datenschutzerklärung von ZOOM. Dort finden Sie auch Kontaktangaben für die Ausübung Ihrer Rechte gegenüber ZOOM im Rahmen der Nutzungsvereinbarung.

Welche Datenverarbeitungen werden vorgenommen?

Bei der Nutzung von „ZOOM“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an Konferenzen machen. Bei der Nutzung von ZOOM werden Konferenzinhalte, Metadaten, Betriebsdaten und im Fall der Nutzung des Dienstes über ein Benutzer*innenkonto auch Kontodaten verarbeitet:

Verarbeitung von Inhaltsdaten (Konferenzinhalte)
Die Inhalte der Videokonferenz (Ton, Bild oder Chats) werden in unserem Auftrag von ZOOM ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands verarbeitet und während der Übertragung durch Verschlüsselung geschützt. Die Inhalte werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet (Ausnahmen siehe unten „bei Aufzeichnungen“ und „Streaming digitaler Gremiensitzungen“).

Handelt es sich um eine Videokonferenz, bei der Sie Bild und Ton von sich teilen können, so können Sie jederzeit Ihre Kamera sowie Ihr Mikrofon aktivieren und deaktivieren.
 

Verarbeitung von Metadaten und Betriebsdaten
Ferner verarbeitet ZOOM Metadaten zu Videokonferenzen, insbesondere das Thema und die Beschreibung der Konferenz und den Zeitpunkt und die Dauer Ihrer Teilnahme und den von Ihnen gewählten Anzeigenamen (ggf. ein von Ihnen gewähltes Pseudonym). Außerdem verarbeitet ZOOM sogenannte Betriebsdaten (z.B. Ihre IP-Adresse und technische Daten zu Ihrer Verbindung und zu dem von Ihnen benutzten Endgerät wie Browsertyp, Spracheinstellungen und Bildschirmauflösung; bei Einwahl per Telefon Ihre Rufnummer). Nähere Informationen hierzu und zu den Verarbeitungszwecken finden Sie in der Datenschutzerklärung von ZOOM.
 

Verarbeitung von Daten bei Registrierung mit einem Benutzer*innenkonto (Kontodaten)

Für externe Teilnehmende:
Wenn Sie über ein Benutzer*innenkonto bei ZOOM verfügen und über dieses an der Videokonferenz teilnehmen, so kann ZOOM die Metadaten und Betriebsdaten Ihrem Benutzer*innenkonto zuordnen. Auf Ihr Benutzer*innenkonto haben wir keinen Zugriff. Für die damit verbundene Verarbeitung ist ZOOM im Rahmen der Nutzungsvereinbarung verantwortlich. 
Ein Benutzer*innenkonto ist für die Teilnahme an den von uns angebotenen Videokonferenzen jedoch nicht erforderlich, sie können also auch ohne Registrierung bei ZOOM teilnehmen. Sie haben ferner die Möglichkeit, Ihren Anzeigenamen frei zu wählen und anstatt Ihres tatsächlichen Namens ein Pseudonym zu verwenden (mit Ausnahme der Videositzungen nach § 35a GO). Nähere Informationen zur Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit einem Benutzer*innenkonto und zu den Verarbeitungszwecken finden Sie in der Datenschutzerklärung von ZOOM.

Für Mitarbeitende der Landeshauptstadt Kiel:
Für die bloße Teilnahme an Konferenzen ist das Anlegen eines Benutzer*innenkontos nicht erforderlich. Wenn Sie ZOOM im Rahmen der Nutzungsvereinbarung zwischen der Landeshauptstadt Kiel und ZOOM nutzen wollen und hierzu in das Anlegen eines Benutzer*innenkontos einwilligen, wird ein Profil für Sie angelegt, welches Ihren Namen und Ihre dienstliche E-Mail-Adresse enthält sowie die Zuordnung zu Ihrer Organisationseinheit. Weitere Profildaten können Sie freiwillig ergänzen, diese sind jedoch für die dienstliche Nutzung nicht erforderlich. Die Verarbeitung der Daten in diesem Konto ist für die Organisation und Abrechnung der Videokonferenz-Dienstleistung von ZOOM erforderlich.

 
Konkret handelt es sich um Verarbeitungen folgender personenbezogener Daten:

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einer Online-Sitzung die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Sitzung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „ZOOM“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Bei Aufzeichnungen (via ZOOM ausschließlich für stadtinterne Nutzung zulässig oder im Einzelfall dann, wenn alle Beteiligten zuvor transparent über die Aufzeichnung informiert wurden – z.B. im Falle von Aufzeichnungen für Schulungen, dann jeweils aufgrund ausdrücklicher Einwilligung aller Betroffenen, die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem in der „ZOOM“-App angezeigt und ist für alle Betroffenen deutlich erkennbar): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, der von Ihnen gewählte Anzeigename bzw. das von Ihnen gewählte Pseudonym (um an einer Online-Sitzung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu einem Namen machen; das kann auch ein Pseudonym sein).

Angaben zu den Benutzer*innen: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Organisationseinheit, Stellenbezeichnung (optional)

Streaming digitaler Gremiensitzungen

Über die Aufzeichnung und Übertragung von digitalen Gremiensitzungen werden Sie im Vorwege transparent informiert. Die Aufzeichnung und Übertragung der Online-Sitzungen (das „Streaming“) erfolgt dabei grundsätzlich nicht via ZOOM.

Die Übertragung von Bild- und Audiodaten digitaler Gremiensitzungen ins Internet erfolgt derzeit über „Vimeo“: Datenschutzerklärung von Vimeo. Soweit erforderlich werden Sie um Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung gebeten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Online-Sitzung erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Wer bekommt Ihre Daten? (Weitergabe an Dritte)

Innerhalb der Stadtverwaltung erhalten nur diejenigen Stellen und Personen Zugriff auf Ihre Daten, für deren Aufgabenerfüllung die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist. 

Soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit ZOOM vorgesehen ist, erhält ZOOM notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten (das heißt von Metadaten, Betriebsdaten und gegebenenfalls dem Benutzer*innenkonto). Im Übrigen werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen über ZOOM verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet?

Die Inhaltsdaten (Konferenzinhalte) werden ausschließlich auf Servern von ZOOM innerhalb Deutschlands verarbeitet. Sofern ausnahmsweise Teilnehmende zugeschaltet sind, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden, werden die diesen Teilnehmenden zugänglichen Konferenzinhalte notwendig auch an deren Standorte übermittelt. Wir weisen darauf hin, dass über den ZOOM-Client als zusätzliche technische Schutzmaßnahme die Möglichkeit besteht, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Inhalten der Videokonferenz (Ton und Bild) durchzuführen.

ZOOM kann die Metadaten und Betriebsdaten – und, sofern Sie über ein Benutzer*innenkonto teilnehmen, die Kontodaten – in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, die kein mit der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten, insbesondere in den USA.

Im Fall der Datenübermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums besteht grundsätzlich das Risiko, dass staatliche Stellen (zum Beispiel US-Geheimdienste) im Rahmen ihrer Befugnisse nach dem dortigen Recht die Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat daher die Landeshauptstadt Kiel mit ZOOM geeignete Garantienim Sinne des Art. 46 Abs. 2 der DSGVO vereinbart. Zu diesen Garantien zählt der Abschluss der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln für die Datenübermittlung in Drittstaaten (Art. 46 Abs. 2 c DSGVO) sowie zusätzliche Garantien insbesondere vertraglicher Art.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Konferenzinhalte werden nicht aufgezeichnet, Chatverläufe werden nach der Beendigung der Konferenz gelöscht (Ausnahme siehe oben: „Streaming digitaler Gremiensitzungen“). Beides kann nicht rekonstruiert werden.

Wenn Sie über ein Benutzer*innenkonto bei ZOOM verfügen, dann sind Meeting-Metadaten zum Beispiel Ihre Teilnahme an einem von uns veranstalteten Meeting) sowie Fragen und Antworten in Webinaren bis zu einem Monat im ZOOM-Konto der Landeshauptstadt Kiel gespeichert.

Für Informationen zu Speicherung von Verarbeitung von Metadaten, Betriebsdaten und Kontodaten durch ZOOM in der Verantwortung von ZOOM siehe im Übrigen die Datenschutzerklärung von ZOOM.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Ihre Nutzung von ZOOM ist freiwillig. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, das Angebot zur Teilnahme an den von uns veranstalteten Videokonferenzen anzunehmen. Wenn Sie diese Möglichkeit nicht nutzen möchten, so können Sie unsere Mitarbeitenden auf den üblichen Kontaktwegen (zum Beispiel persönliches Gespräch vor Ort, Post, E-Mail, Telefon, andere Videokonferenzsysteme) erreichen und an Veranstaltungen, die zugleich über ZOOM und mit Öffentlichkeit vor Ort angeboten werden, vor Ort teilnehmen. In der Regel finden Sie Hinweise in der Einladung, welche Alternativen bestehen und wen Sie dazu kontaktieren müssen.

Auch für Mitarbeitende der Landeshauptstadt Kiel ist die Nutzung von ZOOM freiwillig. Alternativ stehen andere Videokonferenzsysteme oder das Telefon zur Verfügung.

Bezogen auf die Mitglieder der Gemeinde-Organe der Landeshauptstadt Kiel kann eine Verpflichtung zur Nutzung von ZOOM bestehen, sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Landeshauptstadt Kiel unterliegt. Bei Sitzungen „in Fällen höherer Gewalt“ nach § 35 a Abs. 1 GO sind geeignete technische Hilfsmittel einzusetzen, durch die die Sitzung einschließlich der Beratungen und Beschlussfassungen zeitgleich in Bild und Ton an alle Personen mit Teilnahmerechten übertragen werden. Die Öffentlichkeit ist dabei durch zeitgleiche Übertragung von Bild und Ton in einen öffentlich zugänglichen Raum und durch eine Echtzeitübertragung oder eine vergleichbare Einbindung der Öffentlichkeit über Internet herzustellen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung digitaler Gremiensitzungen und im Rahmen sonstiger Videokonferenzen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

a) Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO).

b) Recht auf Datenberichtigung, sofern die Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Artikel 16 DSGVO).

c) Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Artikel 17 DSGVO zutrifft. Das Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht ergänzend zu den in Artikel 17 Absatz 3 DS-GVO genannten Ausnahmen nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle einer Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO.

d) Wird die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten, besteht das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für die Dauer der Richtigkeitsprüfung. Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung besteht zudem, sofern die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen der betroffenen Person benötigt werden oder bei einem Widerspruch noch nicht feststeht, ob die Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Artikel 18 Absatz 1 lit. b, c und d DSGVO).

e) Widerspruchsrecht gegen bestimmte Datenverarbeitungen, sofern an der Verarbeitung kein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, und keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (Artikel 21 DSGVO).

Es gelten nach dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Beschränkungen der Informationspflicht, der Auskunftspflicht, des Widerspruchsrechts und der Pflicht zur Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person nach den §§ 8 bis 11 LDSG. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, werden wir prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

  

Stand der Information: 14. Februar 2022