Die E-Rechnung

Das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein ist die zentrale Anlaufstelle des Landes zur Übertragung elektronischer Rechnungen. Es bietet den Rechnungsstellenden verschiedene Übertragungskanäle an und ermöglicht eine sichere und rechtskonforme Übermittlung. Es handelt sich um ein webbasiertes Portal, an dem sich Liefernde und Dienstleistende mit dem Servicekonto Schleswig-Holstein einmalig kostenfrei registrieren müssen. Bei der Versendung von E-Rechnungen an das SH-Portal rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de darf keine No-Reply-Absenderadresse verwendet werden, um Bestätigungs-E-Mails und Fehlermeldungen vom SH-Portal erhalten zu können.

Die Plattform ermöglicht neben der Entgegennahme über Peppol und E-Mail das manuelle Hochladen (Upload) zuvor erstellter Rechnungen und bietet alternativ die Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung mittels Webformular. Empfangene Rechnungen werden der Landeshauptstadt Kiel automatisch bereitgestellt.

Auf der Website des E-Rechnungsportals finden Sie weitreichende Informationen über die elektronische Rechnungsstellung, eine umfassende Bedienungsanleitung des Portals sowie eine Sammlung häufiger Fragen zur Portalnutzung (FAQ).

Folgende Formate werden akzeptiert: XRechnung und ZUGFerd (Zentraler Userguide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Versand über Peppol

Das Kürzel Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Dieser Name bezeichnet ein internationales Projekt, das die Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union fördern soll. 

Grundsätzlich besteht damit die Möglichkeit, Rechnungen auf standardisierte Weise zwischen Geschäftspartner*innen auszutauschen. Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch und eignet sich im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung insbesondere für die Übermittlung eines hohen Rechnungsvolumens.

Die Peppol-Participant-ID für die Landeshauptstadt Kiel lautet 0204:01-kommunen-27.

Die Übermittlung via Peppol wird über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein abgewickelt. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards und dem Potential für künftige Einsatzmöglichkeiten wird eine Einreichung mit Peppol seitens der Landeshauptstadt Kiel für alle Lieferanten empfohlen. Weitere Informationen zu Peppol finden Sie auf der Webseite der KoSIT.

Versand per E-Mail

Wenn Sie bereits elektronische Rechnungen in Ihrem System erstellt und vorliegen haben, können Sie diese per E-Mail an das E-Rechnungsportal senden. 

Nutzen Sie dazu bitte folgende Adresse: rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de. Bitte beachten Sie hierbei die Hinweise des Portalbetreibers hinsichtlich der Einreichung. Bei der Versendung von E-Rechnung an das SH-Portal darf keine No-Reply-Absenderadresse verwendet werden, um Bestätigungs-E-Mails und Fehlermeldungen vom SH-Portal erhalten zu können. Es ist der aktuell gültige Standard der KoSIT zu verwenden (siehe Anleitungen und Hilfen).

Upload im E-Rechnungsportal

Alternativ zum Versand über die oben angegebene E-Mail-Adresse können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein anmelden, eine bereits erstellte Rechnung im Standard XRechnung hochladen und direkt aus dem Portal an die Landeshauptstadt Kiel übermitteln.

Web-Erfassung im E-Rechnungsportal

Außerdem können Sie über das E-Rechnungsportal auch eine Rechnung im Standard XRechnung über ein Webformular erstellen und direkt an die Landeshauptstadt Kiel senden. 

Bei der Rechnungsstellung über das Portal werden Sie Schritt für Schritt durch das Ausfüllen aller notwendiger Rechnungsinhalte bis hin zum Versand geleitet. So können Sie  Rechnungen kostenfrei und ohne zusätzliche Software erzeugen und übermitteln.

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung von E-Rechnungen, da sich beim Versand von PDF-Rechnungen die Vorteile der elektronischen Rechnungsübermittlung nicht realisieren lassen. 

Eine Übermittlung als PDF wird akzeptiert, wenn bei Ihnen die Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung nicht gegeben sind. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Übermittlung einer PDF-Rechnung nicht das E-Rechnungsportal verwenden können. Nutzen Sie stattdessen folgende E-Mail-Adresse: rechnungseingang@kiel.de.

Auch bei Rechnungen im PDF-Format muss die korrekte Leitweg-ID angegeben sein. Bitte beachten Sie hierzu Seite 9 des Dokuments Hinweise zur Einreichung von PDF-Rechnungen.

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung von E-Rechnungen.

Papierrechnungen werden allerdings gemäß den aktuell geltenden landesrechtlichen Vorschriften noch akzeptiert und werden ausschließlich bei umfangreichen Baurechnungen weiterhin empfohlen.

Bitte beachten Sie, dass auch bei Rechnungen in Papierform die korrekte Leitweg-ID angegeben sein muss.

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei einer E-Rechnung um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. 

Der strukturierte Datensatz stellt das Rechnungsoriginal dar, in das bei Bedarf rechnungsbegründende Unterlagen integriert werden können. 

In der Landeshauptstadt Kiel wird die E-Rechnung in ein menschenlesbares Format umgewandelt und systemgestützt verarbeitet. Eine E-Rechnung kann im XRechnungs-Format oder im ZUGFeRD-Format übermittelt werden.

Vor der Nutzung des SH-Portals muss eine einmalige kostenfreie Registrierung erfolgen. Die Versendung erfolgt an die E-Mail-Adresse rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de. Hierbei darf keine No-Reply-Adresse verwendet werden, um Bestätigungs-E-Mails und Fehlermeldungen erhalten zu können. Der E-Rechnungsstandard muss den aktuellen Vorgaben der KoSIT entsprechen.

Kosten für Papier und Porto können eingespart werden, was insbesondere Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen zugutekommt. 

Die elektronische Rechnung wird Teil eines durchgehend digitalen Beschaffungsprozesses. Die elektronische Verarbeitung ist schneller, ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und ist aufgrund der Übermittlung strukturierter Daten weniger fehleranfällig.

Dadurch können längerfristig die Aufwände kompensiert werden, die je nach Ausgangssituation bei Rechnungssteller*nnen für den Umstieg auf die E-Rechnung entstehen.

Ja, elektronische Rechnungen sind Papierrechnungen steuerrechtlich gleichgestellt und stellen das aufbewahrungspflichtige Original dar.

Im Land Schleswig-Holstein besteht für die Rechnungsstellenden keine Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen. Um die Geschäftsprozesse zu optimieren ist es vorteilhaft alle Rechnungen als E-Rechnung zu übersenden. Die Möglichkeit zur vertraglichen Vereinbarung des elektronischen Rechnungsaustausches bleibt hiervon jedoch unberührt.

Seit dem 16. April 2020 muss die Landeshauptstadt Kiel als öffentliche Auftraggeberin E-Rechnungen annehmen können. Der Schwellenwert dafür liegt bei 221.000 Euro netto bei oberschwelligen Vergaben. (Stand 1. Januar 2024). Aktuelle Schwellenwerte sind über die Onlinesuche mit „Bundesanzeiger + EU-Schwellenwerte für die Vergabe öffentlicher Aufträge + 20XY (Anmerkung: aktuelles Jahr einfügen)“ zu finden und nachzulesen.

Im Unterschwellenbereich besteht gemäß Landesverordnung keine Annahmeverpflichtung, allerdings ist die Landeshauptstadt Kiel in der Lage alle Rechnungen unabhängig von der Rechnungshöhe anzunehmen.

Nein, eine Kostenpauschale für die elektronische Rechnungsstellung darf nicht erhoben werden.

 

Nein, die E-Rechnung gilt als Rechnungsoriginal. Es dürfen keine weiteren Ausfertigungen übermittelt werden.

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung einer E-Rechnung. 

Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF-Datei) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. 

Die Übermittlung einer PDF-Rechnung wird jedoch akzeptiert, wenn die Voraussetzungen zur Erstellung einer E-Rechnung nicht gegeben sind. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Übermittlung einer PDF-Rechnung NICHT das E-Rechnungsportal verwenden können. Nutzen Sie stattdessen folgende E-Mail-Adresse: rechnungseingang@kiel.de. Bitte beachten Sie: Diese E-Mail-Adresse kann nur für PDF-Rechnungen verwendet werden. E-Mails mit angefügter E-Rechnung werden abgelehnt.

Es sind folgende Hinweise zur Einreichung von PDF-Rechnungen zu beachten:

Allgemein

• Sowohl die Rechnung als auch weitere rechnungsbegründende Anlagen müssen im PDF-Format (bis einschließlich PDF-Version 2.0) übermittelt werden. Alle anderen Formate können nicht anerkannt werden.
• Es dürfen keine Archiv-Dateien versendet werden.
• Pro versandte E-Mail kann nur eine PDF-Rechnung anhängt werden. Möchten Sie mehrere PDF-Rechnungen einsenden, senden Sie bitte pro Rechnung eine separate E-Mail.
• Zusätzlich zur Rechnung können dazugehörige, rechnungsbegründende Unterlagen im PDF-Format angehängt werden. Ihre E-Mail darf also mehrere PDF-Anhänge enthalten, wobei nur einer davon eine Rechnung sein darf.
•  Die PDF-Rechnung muss die mitgeteilte Leitweg-ID beinhalten (vorzugsweise in einer der Zeilen des Adressfeldes), um eine eindeutige Adressierung vornehmen zu können.
• Alle E-Mail-Anhänge dürfen in Summe die Größe von 10 MB nicht übersteigen.
• Bitte verwenden Sie keine No-Reply-Absenderadressen.
• Sonstige E-Mails beziehungsweise Werbung werden automatisch gelöscht.

Zusätzlich gilt für PDF-Rechnungen mit rechnungsbegründenden Anlagen:

• Das eigentliche Rechnungsdokument ist als eigenständige Datei anzuhängen, d.h. bitte nicht Rechnung und rechnungsbegründende Anlagen zu einer PDF-Datei zusammenfügen.
• Das eigentliche Rechnungsdokument enthält im Dateinamen die Bestandteile „Rechnung“ oder „Gutschrift“. So grenzt es sich von den rechnungsbegründenden Anlagen ab.
• Im Umkehrschluss sollten die rechnungsbegründenden Anlagen im Dateinamen nicht die Bestandteile „Rechnung“ oder „Gutschrift“ enthalten.

 

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Land Schleswig-Holstein ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Fassung der KoSIT zu verwenden (siehe Anleitungen und Hilfen). 

Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard (zum Beispiel ZUGFeRD) verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht. 

Details sind in der Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ERechVO) geregelt. 

XRechnung bezeichnet den nationalen Standard zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und ist zur Europäischen Norm konform. 

Der Standard XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats ausgearbeitet. 

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie auf der Webseite der KoSIT. 

Eine elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-ID des*der Rechnungsempfangenden
• Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
• Bankverbindungsdaten des*der Rechnungsstellenden
• E-Mail-Adresse des*der Rechnungsstellenden

Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungsstellenden bei Beauftragung durch den*die Auftraggeber*in übermittelt wurden:

• Bestellnummer

• Lieferantennummer

Der Standard XRechnung beschreibt darüber hinaus weitere Referenzfelder (zum Beispiel eine Vergabenummer), die in bilateraler Abstimmung angefordert werden können.

Ja, Buchungsbegründende Unterlagen, wie z. B. eine zusätzliche PDF-Datei, können Sie innerhalb einer XRechnung in Base64-Code einbetten. Wenden Sie sich hierfür an den Hersteller Ihrer Fakturierungssoftware, ob diese Möglichkeit besteht. Nicht zulässig ist es hingegen, die buchungsbegründende PDF-Datei als eigenständige Datei zusätzlich zur XRechnung in die Email an das Portal anzuhängen. Solche E-Mails werden vom Portal abgewiesen, da pro E-Mail nur eine XRechnungs-Datei angehängt sein darf. Daher ist das Einbetten der buchungsbegründenden PDF-Datei innerhalb der XRechnung in Base64-Code nötig.

Die Leitweg-ID ist ein wesentlicher Bestandteil einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber*innen in Deutschland. Sie wird für die elektronische Adressierung verwendet und stellt eine verpflichtende Angabe gemäß der E-Rechnungsverordnung des Landes Schleswig-Holstein dar. 

Jede*r öffentliche Auftraggeber*in im Land Schleswig-Holstein erhält mindestens eine Leitweg-ID, um den elektronischen Rechnungsaustausch zu ermöglichen. 

In der E-Rechnung wird die Leitweg-ID im Textformularfeld BT-10 „Buyer Reference“ angegeben.

Die Leitweg-ID wird im Zuge der Bestellung beziehungsweise Auftragserteilung mitgeteilt. 

Bitte beachten Sie, dass Auftraggeber*innen der Landeshauptstadt Kiel unterschiedliche Leitweg-IDs besitzen und sich diese ändern können. 

Bei Fragen oder Unklarheiten können Sie sich gerne an den*die Auftraggeber*in wenden.

Ja, Sie finden das Verzeichnis hier zum Herunterladen.

Nein, für den elektronischen Rechnungsaustausch ist nur die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers erforderlich.

E-Rechnungen an die Landeshauptstadt Kiel müssen über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein eingereicht werden. Es handelt sich dabei um eine webbasierte Plattform, an der sich Lieferant*innen und Dienstleister*innen mit dem Servicekonto einmalig registrieren müssen. 

Die Plattform nimmt Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle kostenlos entgegen, ermöglicht das manuelle Hochladen („Upload“) zuvor erstellter Rechnungen und bietet alternativ die Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung mittels Webformular. 

Somit können auch Rechnungsstellende ohne zusätzliche Anwendungen Rechnungen erzeugen und übermitteln. 

Empfangene Rechnungen werden der Landeshauptstadt Kiel automatisch bereitgestellt. Das E-Rechnungsportal ist über das Serviceportal Schleswig-Holstein zu erreichen. 

Das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein übernimmt bei der Übermittlung elektronischer Rechnungen insbesondere folgende Aufgaben an zentraler Stelle:

• Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
• Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Gesamtgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Angabe aller Pflichtangaben) 
• Die Bereitstellung der E-Rechnungen für den jeweiligen Rechnungsempfänger anhand der in der Rechnung enthaltenen Leitweg-ID.

Um der Landeshauptstadt Kiel über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein eine E-Rechnung zuzustellen, ist dort vorab ist eine erstmalige, einmalige und kostenlose Registrierung nötig. So ist gewährleistet, dass Sie im Portal als Rechnungssteller*in mit Ihrer Rechnungsversandadresse hinterlegt und bekannt sind. Bitte registrieren Sie sich dort NICHT mit einer „No Reply“-Versandadresse, damit Sie Antworten vom Portal erhalten können.

Die Webadresse des Portals lautet: https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG

Nach erfolgreicher Registrierung senden Sie Ihre E-Rechnung fortan an die Empfängeradresse des Portals: rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de Ein Hochladen der Rechnung im Portal ist dann nicht nötig.

In einer E-Mail an das Portal darf immer nur EINE einzelne E-Rechnungsdatei angefügt sein. Sonst wird die Email abgelehnt. Anhänge, wie z. B. PDF als rechnungsbegründende Unterlagen, sind innerhalb der XRechnung in Base64-Code einzubetten. Wenden Sie sich hierfür an den Hersteller Ihrer Fakturierungssoftware, ob diese Möglichkeit besteht.

Im Rahmen der Erstregistrierung im Portal kommt es vor, dass Rechnungssteller*innen ihre Absender-E-Mail-Adresse (d.h. die Rechnungsversandadresse, von der Rechnungen an das Portal gesendet werden) nicht erfolgreich hinterlegen oder beim schlussendlichen Versand einer E-Rechnung eine andere als die hinterlegte Versandadresse nutzen. Wird dann die erste E-Rechnung per E-Mail an rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de versendet, erhält man die Standardantwort, dass die Absender-E-Mail-Adresse bisher nicht bekannt sei und die E-Mail daher gelöscht wurde.

In diesem Fall muss Ihre Rechnungsversandadresse im bereits angelegten Servicekonto hinterlegt werden.

Abhängig davon, ob im Vorfeld des Rechnungsversands Ihre Registrierung im E-Rechnungsportal A) vollständig, B) teilweise oder C) gar nicht erfolgt ist, gibt es auf diese Frage unterschiedliche Antworten.

A) Sie haben sich im Vorfeld im Portal registriert und dabei erfolgreich Ihre Rechnungsversandadresse hinterlegt (Idealfall)

Wenn Sie eine einzelne XRechnung per E-Mail an das Portal an rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de gesendet haben, und die Rechnungsprüfung des Portal keine Fehler aufweist, erhalten Sie eine Bestätigungsemail und einen Laufzettel. Bewahren Sie beides gut auf. Der bestätigte Rechnungseingang bedeutet, dass Ihre XRechnung der Landeshauptstadt Kiel erfolgreich zugestellt wurde und die Zahlungsfrist startet.

Hat die Rechnungsprüfung des Portals ergeben, dass Ihre XRechnung fehlerhaft war, so erhalten Sie eine E-Mail, dass Ihre Rechnung aufgrund von Fehlern abgelehnt wurde und einen Laufzettel. Bewahren Sie beides gut auf. Der Laufzettel gibt Aufschluss darüber, wo genau innerhalb der XRechnung etwas nicht korrekt ausgefüllt wurde. Wenn Sie bei der Fehlersuche und -behebung Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den Portalbetreiber Dataport unter dataporthilfee-rechnung@dataport.de

B) Sie haben sich im Vorfeld im Portal registriert und dabei versehentlich Ihre Rechnungsversandadresse nicht hinterlegt oder beim E-Rechnungsversand eine andere als die hinterlegte Versandadresse genutzt.

Wenn Sie in diesem Fall eine einzelne XRechnung per E-Mail an das Portal an rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de senden, erhalten Sie eine Email, dass Ihre Absender-E-Mail-Adresse im Portal bisher nicht bekannt ist und Ihre E-Mail gelöscht wurde. Ihre E-Mail wurde der Landeshauptstadt Kiel nicht zugestellt und die Zahlungsfrist läuft nicht.

Sie müssen nun zunächst Ihre Rechnungsversandadresse im bereits angelegten Servicekonto hinterlegen. Wie das geht, erfahren Sie in FAQ Nr. 2.4.

C) Sie haben sich im Vorfeld im Portal NICHT registriert.

Wenn Sie ohne Registrierung im E-Rechnungsportal eine einzelne XRechnung per E-Mail an das Portal an rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de senden, läuft Ihre E-Mail ins Leere. Sie sind dem Portal unbekannt und erhalten keine Antwort. Ihre Rechnung wurde weder dem Portal noch der Landeshauptstadt Kiel zugestellt und die Zahlungsfrist läuft nicht.

Bitte registrieren Sie sich zunächst einmalig und kostenlos im E-Rechnungsprotal. Wie das geht, erfahren Sie in FAQ 2.3.

Wenn Sie nach dem Versand einer XRechnung an die E-Mail-Adresse des E-Rechnungsportals keine Antwort erhalten, kann das zwei mögliche Gründe haben: 

Grund 1: Sie haben sich im Vorfeld des Rechnungsversands nicht einmalig und kostenlos im E-Rechnungsportal registriert. Bitte holen Sie dies nach (siehe FAQ 2.3) und versenden Sie die XRechnung erneut. Wie Sie erfahren, ob Ihre Rechnung nun erfolgreich versendet wurde, erfahren Sie in FAQ 2.5. 

Grund 2: Sie haben sich im Portal registriert und dabei auch erfolgreich Ihre Rechnungsversandadresse hinterlegt, bei der es sich jedoch um eine „No Reply“-Adresse handelt. Daher kommt die Antwort des Portals nicht bei Ihnen an. Bitte hinterlegen Sie eine andere Versandadresse und löschen die bisherige. Wie das geht, erfahren Sie in FAQ 2.4. 

Ja, eine Einreichung über das Peppol-Netzwerk an das E-Rechnungsportal ist möglich und wird aufgrund der hohen Sicherheitsstandards empfohlen. 

Die Peppol-Participant-ID für die Landeshauptstadt Kiel lautet 0204:01-kommunen-27.

1. Als E-Rechnung über das SH-Portal an rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de

Elektronischen Rechnungen im XRechnung-Format (.xml) oder ZUGFeRD-Format (PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei) können Sie der Landeshauptstadt Kiel ausschließlich über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein einreichen. Dort ist vorab ist eine erstmalige und einmalige Registrierung im Portal nötig, damit Sie dort als Rechnungssteller*in mit Ihrer Rechnungsversandadresse hinterlegt und bekannt sind (bitte keine No Reply-Adresse verwenden, damit Sie Antworten vom Portal erhalten können). Die Webadresse des Portals lautet: https://serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG

Nach erfolgreicher Registrierung senden Sie Ihre E-Rechnung (immer nur eine E-Rechnung pro Email) fortan an die Empfängeradresse des Portals: rechnung.kommune@rechnungsportal.landsh.de. Ein Hochladen der Rechnung im Portal ist dann nicht nötig. In dieser Email an das Portal darf nur eine einzelne E-Rechnungsdatei angefügt sein. Sonst wird die E-Mail abgelehnt. Anhänge, wie z. B. PDF als rechnungsbegründende Unterlagen, sind innerhalb der XRechnung in Base64-Code einzubetten. Wenden Sie sich hierfür an den Hersteller Ihrer Fakturierungssoftware, ob diese Möglichkeit besteht.

War das Zusenden über das Portal erfolgreich, erhalten Sie eine Bestätigungsemail und einen Laufzettel. Bewahren Sie beides gut auf. Wenn Sie keine Bestätigungsemail und Laufzettel erhalten, müssen Sie davon ausgehen, dass Ihre Rechnung nicht übermittelt wurde und auch die Zahlungsfrist nicht läuft. Erst die positive Empfangsbestätigung des SH-Portals belegt die erfolgreiche Einreichung Ihrer E-Rechnung und lässt die Zahlungsfrist beginnen.

Auch die E-Rechnungsübermittlung über das Peppol-Netzwerk wird über das E-Rechnungsportal Schleswig-Holstein abgewickelt. Die Peppol-Participant-ID für die Landeshauptstadt Kiel lautet 0204:01-kommunen-27.

Hilfe beim Umgang mit dem SH-Portal

Hilfe für den Umgang mit dem SH-Portal erhalten Sie direkt bei Dataport, dem Betreiber des Portals, unter der Emailadresse: dataporthilfee-rechnung@dataport.de

2. Als „normale“ PDF an Rechnungseingang@kiel.de

Rechnungen im normalen PDF-Format (damit ist gemeint, dass es sich NICHT um eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit eingebetteter XML-Datei handeln darf) können Sie per E-Mail an rechnungseingang@kiel.de senden. Wichtig ist, dass in der PDF die Leitweg-ID zu finden ist (vorzugsweise in einer der Zeilen des Adressfeldes). Hier können wirklich nur normale PDFs im Sinne einer gescannten Papierrechnung eingereicht werden. Zusätzliche Hinweise für das Einreichen von PDF-Rechnungen erhalten Sie unter FAQ 1.9.

3. Als Papierrechnung auf dem Postweg

Die Landeshauptstadt Kiel bevorzugt die Übermittlung von E-Rechnungen (siehe 1.). Papierrechnungen auf dem Postweg werden allerdings gemäß den aktuell geltenden landesrechtlichen Vorschriften noch akzeptiert und werden ausschließlich bei umfangreichen Baurechnungen weiterhin empfohlen. Bitte beachten Sie, dass auch bei Rechnungen in Papierform die korrekte Leitweg-ID auf der Rechnung angegeben sein muss (vorzugsweise in einer der Zeilen des Adressfeldes).