Antrag:

1. Die Ratsversammlung nimmt das Stadtamt Programm 2022 zur Kenntnis.

2. Dem in der Anlage 1 dargestellten Stellenmehrbedarf im Umfang von insgesamt 34 Planstellen wird als Vorgriff auf den Haushalts- und Stellenplan 2023 zugestimmt. Die Maßnahmen stehen unter dem Vorbehalt der Zustimmung zum Haushalts- und Stellenplan 2023.

3. Es entsteht Personalmehraufwand von rd. 1,0 Mio. Euro in 2022 und rd. 2,4 Mio. Euro in 2023. Dieser wird 2022 im Rahmen der Gesamtbewirtschaftung der Personalaufwendungen gedeckt und für 2023 in den Haushaltsplan-Entwurf eingebracht. Für die im Vorgriff neu geschaffenen 34 Stellen sind von der Verwaltung im Haushalts- und Stellenplan 2023 im gleichen Umfang Stellen zur Streichung vorzuschlagen.

Begründung:

Mit dem neu gegründeten Stadtamt bietet sich die große Chance, städtische Dienstleistungen und Services jetzt aus der Pandemie zu transformieren und zukunftsfest aufzustellen. Das Stadtamt Programm 2022 soll mit verschiedenen Maßnahmen in zwei Umsetzungsstaffeln noch in diesem Jahr dazu beitragen, um den Kieler*innen schnellstmöglich verbesserte Angebote zu bieten.

Mehr Termine, kürzere Wartezeiten, verständliche Services, digital wie analoge Angebote, mehr Erledigungspunkte zentral und im Stadtteil sollen überzeugen und die initiierten Prozesse zielgruppenorientiert umsetzen. Dabei sind Familien mit Kindern, komplexe - auch mehrsprachige und internationale - Anliegen, Senior*innen, Menschen, die aus gesundheitlichen Gründen nicht zum Amt kommen können, dringliche genauso wie langfristig planbare Anliegen gleichermaßen anzubieten. Das Stadtamt bietet seine Leistungen für die verschiedenen Menschen in dieser Stadt an.

Neben der ausführlich dargelegten schwierigen Ausgangslage[1], erschwerten verschiedene Ereignisse bzw. Entwicklungen der letzten Monate die Leistungserbringung:

•            die Auswirkungen der Corona-Pandemie führten zu erheblichen betrieblichen Einschränkungen und signifikanten Mengenverschiebungen (beispielsweise wurden rd. 2.700 Personalausweise in 2020 und 2021 nicht verlängert bzw. hohes Briefwahlaufkommen bei Bundes- und Landtagswahl),
•            der Angriffskrieg gegen die Ukraine, der von März bis Mai rd. 2.500 geflüchtete Menschen nach Kiel brachte und neben Registratur und Anmeldung kurzfristig den Betrieb eines „Welcome-Centers“ erforderlich machte und
•            eine verzögert einsetzende Digitalisierung, da wesentliche Leistungen des Online-Zugangsgesetzes (OZG) noch nicht umgesetzt sind. So sind in Schleswig-Holstein bisher 165 von 575 Leistungsbündeln umgesetzt[2], obwohl die OZG-Umsetzungsfrist in wenigen Monaten Ende 2022 abläuft.

Daher bleibt es erforderlich die Leistungen des Stadtamtes über Digitalisierung hinaus weiter zu entwickeln und es ist notwendig und geboten, das Stadtamt zum Erreichen seiner Zielsetzungen personell deutlich zu verstärken. Insbesondere auch um Resilienz zu schaffen, die die dauerhafte Leistungsfähigkeit in allen Aufgabenfeldern des Stadtamtes und während nachfragestarker Phasen oder bei Sonderlagen (z.B. Ukrainekrise, neue gesetzliche Anforderungen zum Kinderreisepass, Ablauf von Umtauschfristen für Führerscheine etc.) sichert.

Bereits seit Herbst 2019 wurden unter den Stichworten „Dienstleistung, Dialog und Digitalisierung“ (vgl. Drucksache 0878/2019) verschiedene Maßnahmen geprüft und umgesetzt. Damit gelang der Einstieg in einen Transformationsprozess, der Defiziten aus der Vergangenheit lösungsorientiert begegnet. Insbesondere eine bis dahin hohe Personalfluktuation und nicht mehr zeitgemäße Technik konnten abgestellt bzw. erneuert werden. Auch wurden erste Anpassungen im Betrieb, wie zum Beispiel der neue Empfang, die Spontansprechstunde und der Schnellschalter erprobt und verstetigt. Damit wurde eine für die weitere Entwicklung geeignete Grundlage geschaffen.

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie prägten seit März 2020 die weitere Umsetzung und sorgten für immer neue Herausforderungen. Im April 2021 startete das Projekt zur Neuausrichtung des Bürger- und Ordnungsamtes, dass im Januar 2022 mit der Neugründung des Stadtamtes sowie des Ordnungsamtes abgeschlossen werden konnte. Es hat sich im Verlauf dieser Organisationsentwicklung herausgestellt, dass kleinere Organisationseinheiten mit ausgewogenen Leitungsspannen wesentlich effektiver Transformation mit hoher Frequenz umsetzen können.

In den Monaten März bis Mai 2022 führte die Pandemie zu einem Höchststand an Krankheitsausfällen bei den Mitarbeitenden. In Folge der Auswirkungen des Krieges in der Ukraine kamen rd. 2.500 geflüchteten Menschen nach Kiel, die hier registriert und angemeldet werden mussten. Zeitgleich war die Landtagswahl mit einem doppelt so hohem Briefwahlaufkommen im Vergleich zur Wahl 2017 vorzubereiten und durchzuführen (rd. 45.000 Briefwahlanträge). Dies hatte zur Folge, dass Anliegen von Kieler*innen nicht wie gewohnt bearbeitet werden konnten und das Stadtamt bisher mit seinen Zielsetzungen und Programm nur sehr eingeschränkt an den Start gehen konnte. Insbesondere waren der Bereich Einwohnermeldewesen, die Abteilung Zuwanderung und das Standesamt betroffen.

Als Reaktion auf diese eingetretene Situation werden seit Mitte Mai entsprechende Akut-Maßnahmen kurzfristig umgesetzt, um in der stets stark nachgefragten Zeit vor den Sommerferien handlungsfähig zu bleiben. Die Akut-Maßnahmen umfassen verschiedene Anpassungen, wie den Einsatz studentischer Aushilfen im Wahlbüro und am Telefon, die Familiensprechstunde jeden Dienstagnachmittag, den Fahrrad-Kurierservice zur Lieferung von Ausweisdokumenten und die digitale Urkundenbestellung inklusive Bezahlfunktion im Standesamt.

Die in der aktuellen Stunde der Ratsversammlung am 19. Mai 2022 gemachten Vorschläge werden in der Anlage 2 aufgeführt und eingeordnet.

Das Stadtamt Programm ist ein Handlungsplan, der transparent die Zielsetzungen wie Maßnahmen darstellt und mit hoher Frequenz umsetzt. Das Ziel ist eine zügige, wahrnehmbare und nachhaltige weitere Verbesserung sowie Nutzerfreundlichkeit der Dienstleistungen und Services in allen Aufgabenfeldern des Stadtamtes.

Das Programm wird jährlich fortgeschrieben und betrachtet die Felder Erreichbarkeit, Prozesse, Digitale Angebote und Resilienz. Die Umsetzung erfolgt in zwei Staffeln und einem Themenspeicher für 2023:

Folgende Inhalte sind für die 1. Staffel geplant:

Folgende Inhalte sind für die 2. Staffel geplant:

Ausblick 2023:

Der dargestellte Stellenmehrbedarf sowie der Personalmehraufwand werden in den Entwurf des Haushalts- und Stellenplans 2023 aufgenommen und stehen unter dem Vorbehalt der Zustimmung.

Das Stadtamt Programm 2023 soll spätestens bis Februar 2023 der Selbstverwaltung vorliegen.

Eine erste Evaluation der Maßnahmen soll bis spätestens Ende Herbst 2023 erstellt und beraten werden, verwaltungsintern sind Zwischenevaluationen nach der ersten und zweiten Staffel vorgesehen. Die Ergebnisse werden in einer GM der Selbstverwaltung vorgestellt. Insbesondere soll dabei der hier beschlossene Stellenmehrbedarf in Bezug auf den Umsetzungsstand der digitalen Angebote bewertet werden.

gez. Ratsherr Rainer Kreutz    f.d.R.

CDU-Ratsfraktion