Antrag:

Das anliegende Bauprogramm der Immobilienwirtschaft bis zum Jahr 2021 wird als verbindlich anerkannt.

Es wird ebenfalls anerkannt, dass die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung für die Immobilienwirtschaft prioritär ist und Baumaßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit in den Gebäuden bei Bedarf Vorrang vor Neu-, Um- und Erweiterungsbauten einzuräumen ist.

Änderungen des Programms sind nur möglich, wenn damit keine Erhöhung der einzusetzenden Personalkapazitäten verbunden ist bzw. ein daraus resultierender Mehrbedarf durch entsprechende Reduzierung bei anderen Maßnahmen kompensiert wird.

Begründung:

Die Immobilienwirtschaft hat die Aufgabe, die für die städtischen Zwecke erforderlichen Gebäude bereit zu stellen und zu unterhalten. Dies umfasst auch die Planung und Realisierung von Sanierungsmaßnahmen und Neu-, Um- und Erweiterungsbauten unterschiedlicher Größenordnung.

Als Betreiber der städtischen Gebäude steht die Immobilienwirtschaft dabei vorranging in der Verantwortung, die Sicherheit in den Gebäuden zu gewährleisten und Maßnahmen zu ergreifen, diese zu erhalten bzw. im akuten Fall auch wieder herzustellen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt liegt in der Durchführung der notwendigen Bauunterhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen zur Verhinderung und Behebung von Gebäudeschäden, die letztendlich auch dem Vermögenserhalt dienen.

Um die Pflichtaufgaben im Gebäudebestand und die Aufträge für Baumaßnahmen sach- und zeitgerecht erfüllen zu können, ist eine entsprechende Personalausstattung erforderlich. Im Umkehrschluss heißt dies aber auch, dass die Aufgaben nur insoweit übernommen werden können, wie es die tatsächlich verfügbaren Personalkapazitäten erlauben.

Die Immobilienwirtschaft steht derzeit vor der Situation, dass über einen Zuwachs an Planstellen zwar die Grundlage für eine Aufstockung der Personalkapazitäten gegeben ist, es aufgrund der aktuellen Marktlage in der Baubranche aber nicht oder nur vereinzelt gelingt, die Stellen auch zu besetzen.

Die durch das Personalfehl eingeschränkte Handlungsfähigkeit der Immobilienwirtschaft macht es erforderlich, das Arbeitsprogramm an den bestehenden Gegebenheiten auszurichten.

Einen wesentlichen Beitrag dazu liefert die über diesen Beschlussvorschlag angestrebte Planungssicherheit im Bauprogramm bis 2021, das eine entsprechende Bindung der vorhandenen Personalkapazitäten bedingt.

Aufgrund der bestehenden Personalsituation ist die Immobilienwirtschaft derzeit nicht in der Lage, über das vorliegende Programm  hinaus Aufträge für Baumaßnahmen zu übernehmen. Auch die Möglichkeit der externen Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen, die letztendlich aber auch nicht zu einer vollständigen Entlastung führt, wurde bereits ausgeschöpft.

Bei den externen Vergaben ist zu bedenken, dass die Projekte auch weiterhin eigene Personalkapazitäten binden, da wesentliche Bauherren- und Projektsteuerungsaufgaben bei der Immobilienwirtschaft verbleiben müssen. Neben der Steuerung des Gesamtprojektes und der Projektbeteiligten kann insbesondere die Koordinierung der stadtinternen Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse nicht auf Externe übertragen werden. Im Durchschnitt verbleiben damit rd. 30% der Gesamtaufgaben bei der Immobilienwirtschaft, wobei sich je nach Komplexität des Projektes auch ein höherer Anteil ergeben kann.

Die Projektsteuerung und -koordinierung bei externer Beteiligung stellt entsprechende Anforderungen an das Personal der Immobilienwirtschaft. Es können nur solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingesetzt werden, die aufgrund Ihrer Qualifizierung und Erfahrung als Projektleitung geeignet sind. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die entsprechend ihrem Aufgabenprofil in der Planung oder der Bauleitung beschäftigt sind, und somit Teilleistungen eines Gesamtprojektes erbringen, können mit diesen Aufgaben nicht betraut werden.

Daher muss auch die Anzahl bzw. das Volumen der extern vergebenen Projekte an den eigenen Personalkapazitäten ausgerichtet werden.

Im gesamten Hochbaubereich (Bildungs- und Kommunalbau) verfügt die Immobilienwirtschaft mit dem Stellenplan 2019 über neun Stellen für Projektleitungen. Von diesen Stellen sind derzeit nur vier besetzt, wobei derzeit zwei Mitarbeiter allein durch die Projektleitung beim Hörnbad und beim Konzertsaal vollständig gebunden sind. Die Ausschreibungsverfahren zur Akquise weiterer Projektleitungen sind bisher erfolglos verlaufen.

Aktuell kann diese Situation nur aufgefangen werden, indem Projektsteuerungsaufgaben durch die Leitungskräfte bis hin zur Amtsleitung wahrgenommen werden.

Für die mittelfristige Planung der Immobilienwirtschaft ist es daher besonders wichtig, dass das Programm als verbindlich anerkannt wird und Änderungen nur erfolgen, sofern diese mit einer Kompensation der Kapazitäten verbunden sind. Faktisch bedeutet dies, dass Maßnahmen in dem Programm nur vorgezogen bzw. neue Maßnahmen nur hinzukommen können, wenn dafür vorhandene Maßnahmen mit einen vergleichbaren Aufwand entsprechend verschoben oder zurückgestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass bei den Baumaßnahmen je nach Fortschritt eine Verschiebung nicht mehr möglich sein kann bzw. wirtschaftliche oder bautechnische Nachteile zur Folge hätte.

Die Verbindlichkeit im Bauprogramm wird insbesondere aber auch benötigt, um die sachgerechte Erfüllung der Pflichtaufgaben sicherstellen und daneben zwingend umzusetzende Aufträge anderer Ämter übernehmen zu können.

Auch wenn die Realisierung von Neu- oder Erweiterungsbauten bzw. umfassender Sanierungsmaßnahmen stärker im Fokus des öffentlichen und politischen Interesses steht, gehört es zu den wesentlichen Kernaufgaben der Immobilienwirtschaft, die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung für die zahlreichen städtischen Gebäude zu gewährleisten und den Bestand in einem sicheren und nutzungsgerechten Zustand zu erhalten. Diese Aufgaben übernimmt die Abteilung Facilitymanagement der Immobilienwirtschaft.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Facilitymanagements erledigen das umfangreiche Tagesgeschäft der Immobilienbetreuung, indem sie sich um die Anliegen der Nutzerinnen und Nutzer kümmern und für die Beseitigung akuter Reparatur- und Instandsetzungsbedarfe sorgen. Es ist ebenso Aufgabe des Facilitymanagements, die über das Tagesgeschäft hinausgehenden Instandsetzungs- und/oder Sanierungsbedarfe zu identifizieren und zu veranlassen bzw. in die mittel- und langfristige Maßnahmenplanung zu überführen.

Damit die Abteilung Facilitiymanagement sich vollumfänglich ihren Kernaufgaben widmen kann, sieht die interne Aufgabenzuordnung der Immobilienwirtschaft vor, dass Instandsetzungs- oder Sanierungsmaßnahmen, die einer intensiveren Begleitung oder auch Planungsleistungen bedürfen in einem internen Auftragsverhältnis an den Hochbau übergeben werden.

Dies bedingt, dass im Hochbau entsprechende Kapazitäten für diese Aufträge zur Verfügung stehen müssen. Die aktuelle Auslastung im Hochbau zwingt jedoch dazu, Sanierungsmaßnahmen zu Gunsten der Neu- und Erweiterungsbauten soweit möglich zurückzustellen.

In akuten Fällen bleibt der Immobilienwirtschaft derzeit jedoch keine Wahl, auch die technischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Faciltymanagements für die Begleitung teils auch größerer Sanierungsmaßnahmen einzusetzen, wie z.B. zuletzt bei der Sanierung des Rathausturms oder aktuell der energetischen Sanierung der Sporthalle an der Muhliusschule, den Umbaumaßnahmen an der Hardenbergschule und der Herrichtung des Welcome-Centers und des Bundesbankgebäudes u.v.m.. Dies führt mittlerweile zu einer Verlagerung von Personalkapazitäten, die in ihrem Umfang unweigerlich zu Einbußen im Tagesgeschäft und damit in letzter Konsequenz auch zur Vernachlässigung der Betreiberverantwortung führt.

Die daraus resultierende und deutlich spürbar steigende Unzufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer belastet nicht nur die dortige Aufgabenwahrnehmung, sondern führt in der Reflektion auch zu einer zusätzlichen Belastung der Mitarbeiterschaft der Immobilienwirtschaft.

Abgesehen von der Unzufriedenheit, bei der u. U. noch um Verständnis für die Belastungssituation geworben werden kann, wird jedoch die Grenze des Vertretbaren erreicht, wenn die Sicherheit in den Gebäuden betroffen ist. Sicherheitsrelevante Maßnahmen dulden in der Regel keinen Aufschub und müssen vorrangig umgesetzt werden. Daher muss unter der aktuellen Personalsituation anerkannt sein, dass die hierfür erforderlichen Personalkapazitäten ggf. verfügbar gemacht werden müssen, indem sie durch Aufschub oder, wenn möglich, Unterbrechung von anderen Maßnahmen abgezogen werden.

Dies gilt sowohl für die im anliegenden Bauprogramm enthaltenen Maßnahmen als auch für die unterjährigen Planungsaufträge anderer Ämter und Dezernate.

Gemäß verwaltungsinterner Vorschriften haben die Ämter und Dezernate die Möglichkeit, die Immobilienwirtschaft unterjährig mit nichtinvestiven Planungs- und Bauleistungen zu beauftragen. Diese reichen von kleineren Maßnahmen wie der Montage einer einzelnen Akustikdecke bis hin zu umfassenden Umbauten oder Containerstellungen, die einer Planung und Baubegleitung und in Einzelfällen auch einer Baugenehmigung bedürfen. Da die Ämter- und Dezernate diese Maßnahmen aus ihren Budgets finanzieren, besteht für die Immobilienwirtschaft, insbesondere im Hinblick auf die Personalkapazitäten, derzeit die Schwierigkeit, dass der Umfang der Maßnahmen nicht vorauszusehen und damit auch nicht planbar ist. Daneben zeichnet sich ab, dass die Planungsaufträge sowohl in ihrer Anzahl als auch in der Komplexität einzelner Maßnahmen deutlich zunehmen.

Da die Aufträge häufig auch mit der Erwartung einer kurzfristigen Erledigung verbunden sind, ist es vorprogrammiert, dass die Immobilienwirtschaft dieser nicht gerecht werden kann. Zur beiderseitigen Zufriedenheit und Planungssicherheit ist es daher erforderlich, dass auch die unterjährigen Planungsaufträge in eine abgestimmte vorausschauende Programmaufstellung überführt und die verwaltungsinternen Verfahren entsprechend angepasst werden.

Ziel der Immobilienwirtschaft ist es, trotz der derzeit eingeschränkten Kapazitäten zu einem vertretbaren Verhältnis zwischen der Wahrnehmung der Pflichtaufgaben, Ausführung der Beschlüsse der Selbstverwaltung und Erfüllung von Aufträgen der nutzenden Ämter zu kommen. Es ist jedoch, wie vorab dargestellt, nicht auszuschließen, dass zur Erfüllung der Betreiberverantwortung Nutzerwünsche zurückgestellt werden müssen oder Anpassungen im Bauprogramm erforderlich werden.

Die neustrukturierte Entwicklung und Aufstellung des Bauprogramms der Immobilienwirtschaft soll laufend evaluiert und die Erkenntnisse verwaltungsintern erörtert und der Selbstverwaltung halbjährlich zur Kenntnis gegeben werden.

Die Immobilienwirtschaft wird insbesondere dann zeitnah berichten und entsprechende Vorschläge unterbreiten, wenn durch eine Besetzung der vakanten Planstellen im Hochbaubereich eine Erweiterung des Bauprogramms möglich wird.

Doris Grondke

Stadträtin