Antrag:

1. Der als Anhang 1 beigefügten Richtlinie der Landeshauptstadt Kiel über die Gewährung von Zuwendungen an außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen oder Personen (Zuwendungsrichtlinie) einschließlich der darin genannten Anlagen wird zugestimmt.

Diese Richtlinie tritt an die Stelle der Richtlinie der Landeshauptstadt Kiel über die finanzielle Förderung außerhalb der Stadtverwaltung stehender Stellen vom 13./14.12.2001 (Grundsätze) und 19.12.2001 (Geschäftsanweisung) in der gemeinsamen Fassung vom 18.02.2010.

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, nach Inkrafttreten der unter Ziffer 1. zu beschließenden Zuwendungsrichtlinie, die darin genannten Anlagen zu aktualisieren, ohne dass es dafür jeweils eines erneuten Beschlusses der Selbstverwaltung bedarf.

3. Die Verwaltung wird beauftragt, die unter Ziffer 1 zu beschließende Richtlinie, beginnend mit dem Zeitpunkt ihres Inkrafttretens, alle vier Jahre zu evaluieren, um ihre Handhabung und Auswirkungen in der Praxis zu überprüfen. Der Ratsversammlung ist über die Ergebnisse der Evaluation zu berichten. Danach für notwendig erachtete Änderungen der Richtlinie bedürfen der Zustimmung der Ratsversammlung.

Begründung:

Zu Antragsziffer 1 + 2

Die Ratsversammlung hatte die Verwaltung beauftragt, die Zuwendungsrichtlinie zu überarbeiten. Als wesentliche Ziele der Überarbeitung wurden dazu genannt:

        ein einheitliches verwaltungsinternes Verständnis über die Abwicklung von Förderung herzustellen,

         eine möglichst einheitliche Verwaltungspraxis zu schaffen,

        den Einsatz städtischer Mittel nachweislich auf die zur beschriebenen und vereinbarten Leistungserfüllung notwendige Höhe zu beschränken,

         die Vorgänge insgesamt im gebotenen Umfang zu dokumentieren und

         die Qualifikation der Mitarbeiter*innen zu verbessern.[1]

Zudem hatte das Rechnungsprüfungsamt (RPA) im Rahmen der Prüfung von Zuwendungsangelegenheiten verschiedene Feststellungen getroffen, die den Gremien zur Kenntnis gegeben wurden.[2]

Die wesentlichen vom RPA festgestellten Defizite lassen sich wie folgt zusammenfassen:

      unzureichende Dokumentation der Antragsprüfung und Bewilligungsentscheidung

      unklare Zuordnungen bei Zuwendungsart und Finanzierungsform

      nicht ausreichende Vorgaben über Mitwirkungspflichten der Zuwendungsempfänger*innen

      unklares Vorgehen bei versäumten Mitwirkungspflichten durch die Zuwendungsempfänger*innen

      unzureichende Berücksichtigung EU-beilhilferechtlicher Aspekte.

Als Ergebnis der von der Ratsversammlung beauftragten Überarbeitung, in die alle Dezernate eingebunden waren, legt die Verwaltung den Entwurf für eine neue Zuwendungsrichtlinie zur Beschlussfassung vor.

Der jetzt zur Beschlussfassung vorgelegte Entwurf und die aktuell geltende Zuwendungsrichtlinie unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht. Dazu wird nachfolgend auf verschiedene wesentliche Punkte/Unterschiede eingegangen:

Aufbau der Zuwendungsrichtlinie

Im Aufbau soll die Neufassung so weit wie möglich dem „Lebenslauf“ einer Zuwendung folgen. 

Außerdem wird die neue Richtlinie um Anlagen ergänzt, die die Praxis bei der Bearbeitung von Zuwendungsangelegenheiten unterstützen und die Dokumentation erleichtern sollen.

Die zuwendungsfähigen Aufwendungen erhalten künftig einen eigenen Abschnitt. So sollen Feststellungen über den grundsätzlich zulässigen Rahmen nachvollziehbar und verwaltungseinheitlich getroffen werden können.

Verwaltungsgemeinkosten

Zur bisherigen Praxis im Zusammenhang mit solchen Aufwendungen hatte das RPA seinerzeit wie folgt ausgeführt:

„... Verwaltungskosten werden bei einer institutionellen Förderung zwangsläufig berücksichtigt, da stets die Organisation als Ganzes gefördert wird. Im Gegensatz hierzu sind bei einer Projektförderung grundsätzlich keine Verwaltungskosten anzuerkennen. Möglicherweise könnte aber ein sehr großes Interesse der LHK an der Durchführung eines Projektes dazu führen, von diesem Grundsatz abzuweichen. Allerdings müssten in diesen Fällen nachvollziehbar zusätzliche Kosten für den Zuwendungsnehmer entstanden sein (z.B. die Einstellung zusätzlichen Verwaltungspersonals bzw. die vertragliche Erhöhung der Stundenzahl). Mehrarbeit zum Beispiel durch die Erhöhung der Fallzahlen bei Beschäftigten kann daher ebenso wenig berücksichtigt werden, wie die Kosten der Geschäftsführung. In den ZRL finden sich derzeit keine Regelungen bezüglich der Verwaltungskosten.

Im Rahmen der Stichprobe fiel auf, dass stadtweit unterschiedlich mit dem Thema Anerkennung von Verwaltungskosten im Rahmen von Projektförderungen umgegangen wird. Die Bandbreite reicht hierbei von einer prozentualen Anerkennung von Verwaltungskosten, die sich lediglich an der Höhe der Gesamtkosten orientiert, bis hin zu einer Ablehnung von Verwaltungskosten. Im Gegensatz zu allen anderen Aufwendungen im Zusammenhang mit der Projektförderung werden bei einer pauschalen/ prozentualen Anerkennung von Verwaltungskosten diese Kosten weder nachgewiesen noch belegt. Letztendlich fördert die LHK neben dem Projekt auch den Zuwendungsnehmer institutionell, ohne dass die LHK vorher die gesamte finanzielle Situation des Zuwendungsnehmers geprüft hat.

Weiterhin besteht bei Zuwendungsnehmern, die von mehreren Stellen entsprechend viele Zuwendungen erhalten, die Gefahr, dass möglicherweise die Verwaltungskosten „überfinanziert“ werden, ohne dass dies einem einzelnen Zuwendungsgeber auffallen würde. Darüber hinaus können sich durch eine prozentuale Förderung von Verwaltungskosten, die sich lediglich an der Höhe der Gesamtförderung orientiert, Fehlanreize ergeben. Teure Mieten oder andere kostenintensive Sachkosten führen automatisch zu einem höheren Zuwendungsbetrag, ohne dass die Verwaltungskosten beim Zuwendungsnehmer tatsächlich steigen. Dadurch kommt es zu einer insgesamt unangemessenen Förderung...“

Mit der zur Beschlussfassung vorgelegten Richtlinie wird die vom RPA aufgezeigte „Regelungslücke“ geschlossen.

In diesem Zusammenhang wurden u.a. Recherchen auf EU-, Landes- und Kommunaler Ebene über den Umgang anderer Zuwendungsgeber mit Verwaltungsgemeinkosten angestellt. Eine einheitliche Handhabung im Umgang mit solchen Kosten (Bemessungsgrundlage? Höhe einer Pauschale? etc.) ließ sich dabei nicht feststellen.

Ergänzend zur Beteiligung der Fachämter (hier vorrangig der Dezernate IV und V) wurde außerdem externer Sachverstand hinzugezogen.

Im Ergebnis ließen sich objektive und/oder vergleichbare Grundlagen zum Umgang mit solchen Kosten (pauschalierte Abgeltung? Höhe der Pauschale? Bemessungsgrundlagen?) letztlich nicht ermitteln.

Vor diesem Hintergrund ist es das primäre Ziel der jetzt vorgeschlagenen Vorgehensweise, künftig überhaupt eine einheitliche Handhabung zu gewährleisten. Deren finanzielle Auswirkungen lassen sich jedoch nicht beziffern.

Allerdings ist geplant, die neue Richtlinie vier Jahre nach ihrem Inkrafttreten einer Evaluation zu unterziehen.

„Zuwendungsarten“

Hier erfolgt u.a. eine ausdrückliche Klarstellung von Regel und Ausnahme. Die in der bisher geltenden Richtlinie vorgesehene „Anerkennungsförderung“ als eigene Zuwendungsart entfällt.

„Antragsverfahren“

Gegenüber der bisher geltenden Richtlinie werden Antragsformalitäten präzisiert.

Mit dem künftig als Anlage 1 beigefügten Muster „Prüfbogen Antrag und Entscheidung“ sollen zudem ein möglichst einheitliches Vorgehen und eine notwendige Dokumentation gewährleistet bzw. erleichtert werden.

„EU-Beilhilferecht“

Die bisher geltende Zuwendungsrichtlinie enthält zu diesem Thema lediglich die Formulierung: „Das EU-Beihilferecht ist bei der Zuwendungsgewährung zu beachten.“

Diese knappe Formulierung wird der Komplexität des Themas nicht gerecht.

Mit einer „Handreichung“ sollen die Praxis für das Thema sensibilisiert werden und ein Beitrag geleistet werden, sich in den nicht immer leicht zu durchschauenden EU-Regularien  orientieren zu können.

„Finanzierungsarten“

Gegenüber der bisher geltenden Richtlinie erfolgen zu den unterschiedlichen Finanzierungsarten weitergehende Präzisierungen.

„Form der Bewilligung“

Auch künftig bleibt eine Bewilligung entweder per Bescheid oder per Vertrag möglich. Wichtig ist, für beide Instrumente soweit rechtlich möglich, gleichlautende Rahmen zu setzen. Dazu sieht die Richtlinie auch die Verwendung „Allgemeiner Nebenbestimmungen“ vor.

„Verwendungsnachweis“/„Prüfung des Verwendungsnachweises“

Die Regeln für den Verwendungsnachweis und dessen Prüfung werden weitergehend präzisiert. Eine Anlage soll die Praxis, was die Prüfungsdokumentation betrifft, erleichtern und vereinheitlichen.

„Geringfügige Zuwendungen“

Künftig gibt es einen eigenen Abschnitt zu geringfügigen Zuwendungen.

Ziel dieser „Abschichtung“ ist es, den Aufwand für beide Seiten auf ein im Verhältnis zur Höhe der Zuwendung angemessenes Maß zu begrenzen.  Die in diesem Zusammenhang vorgesehene „Bagatellgrenze“ wird auf 5.000 Euro angehoben (bisher bis 2.500 Euro).

Zu Antragsziffer 3

Mit der unter Ziffer 3 des Antrages zu beschließenden Evaluation soll festgestellt bzw. sichergestellt werden, dass die neue Zuwendungsrichtlinie geeignet ist, die gesteckten Ziele zu erreichen bzw. durch ggf. notwendige Anpassungen „nachgesteuert“ werden kann.

Dr. Ulf Kämpfer

Oberbürgermeister

[1] s. Drs. 01152016

[2] s. Bericht über die Prüfung von Zuwendungen“, Drs. 0080/2016