Antrag:

Den in den Anlagen vorgeschlagenen Änderungen in der Geschäftsordnung für die Ratsversammlung und die Ausschüsse der Landeshauptstadt Kiel (GeschO Ratsv) wird zugestimmt.

Begründung:

Die Änderung der GeschO Ratsv sowie eine Synopse der redaktionell und inhaltlich geänderten Paragrafen liegen als Anlage bei.

Digitalisierung der Gremienarbeit:

Die Verwaltung der Landeshauptstadt Kiel arbeitet seit 2020 mit dem Dokumenten-Management-System VIS, das nach und nach in immer mehr Ämtern Anwendung findet. In diesem Zug wird zunehmend auch auf Papierakten verzichtet und die Abläufe werden digitalisiert. Auch die Abstimmungen und Mitzeichnungen von Sitzungsunterlagen erfolgen in einzelnen Dezernaten schon in Form von Geschäftsgängen über VIS. Die Praxis einer nahezu papierlosen Gremienarbeit soll nun auch mit entsprechenden Regelungen in der Geschäftsordnung formal verankert werden.

Bislang sieht die Geschäftsordnung in § 12 Abs. 4 noch die Einreichung eines unterschriebenes Originals der Beratungsunterlagen (schriftlich im Sinne von § 126 BGB) vor. Dies ist aber eine Selbstverpflichtung, welche die Gemeindeordnung jedoch nicht mehr zwingend vorschreibt. Dementsprechend soll auf persönliche Unterzeichnungen und auch auf „f. d. R.-Unterzeichnungen“ verzichtet werden. Stattdessen soll auf das in der Änderung der GeschO Ratsv beschriebene Verfahren umgestellt werden.

Die Freigabe der Beratungsunterlagen soll künftig elektronisch per E-Mail an die jeweilig betroffenen Geschäftsführungen im Büro des Stadtpräsidenten erfolgen. Außerdem wird es die Möglichkeit zur Freigabe über das Dokumentenmanagementsystem VIS geben. Die Einzelheiten der geplanten neuen Abläufe wurden den Dezernaten und Fraktionsbüros durch das Büro des Stadtpräsidenten bereits vorgestellt.

Mit den veränderten Abläufen wird auch ein praktisches Problem gelöst, das sich zuletzt ergeben hatte. Nach Beschluss der Ratsversammlung vom 16.09.2021 (Drs. 0701/2021 und Drs. 0838/2021) wird für die Stadtverwaltung – mit wenigen Ausnahmen – nur noch Recyclingpapier beschafft. Nach Rücksprache mit dem Stadtarchiv erfüllt dieses Papier jedoch nicht die an archivbeständiges Papier zu stellenden Anforderungen (DIN 9706). Zu Archivierungszwecken ist das Büro des Stadtpräsidenten dazu berechtigt, den Anforderungen entsprechendes Papier als Ausnahme zu beschaffen. Dementsprechend ist es aktuell Aufgabe des Sitzungsdienstes, die auf Recyclingpapier gedruckten Beratungsunterlagen auf das archivbeständige Papier umzukopieren. Um im Archivierungsverfahren weniger Papier zu verbrauchen, wurden Möglichkeiten zur Digitalisierung geprüft. Dabei ist ein Verfahren mit qualifizierter elektronischer Signatur aus organisatorischen und finanziellen Gründen für nicht sinnvoll erachtet worden.

In Absprache mit dem Stadtarchiv sollen künftig lediglich die weiterhin vom Vorsitz und der Protokollführung zu unterzeichnenden Niederschriften in Papierform archiviert werden. Die Archivierung der digitalen Aktenmappen aus dem Ratsinformationssystem stellt eine rechtskonforme Verwahrung der Sitzungsunterlagen dar. Die digitalen Aktenmappen werden alle Beratungsunterlagen enthalten.

Änderung der Mehrheitserfordernisse für weitere Vertagungen:

Die bisherige Regelung in § 23 Abs. 5 hinsichtlich der erforderlichen 2/3-Mehrheit bei erneuten Vertagungen und Zurückstellungen nach vorheriger Vertagung führt regelmäßig zu Nachfragen. Bei näherer Prüfung erscheint es von der Rechtssystematik nicht angebracht, allein wegen einer vorherigen Vertagung nun an dieser Stelle eine höhere Hürde zu setzen als für einen Beschluss in der Sache oder eine Zurückstellung gemäß Absatz 4. Daher wird die entsprechende Änderung des Satzes 3 und die Streichung des bisherigen Satzes 4 vorgeschlagen.

Gendergerechte Sprache:

Anschließend an die Beschlüsse der Ratsversammlung (Drs. 0437/2018 und Drs. 0202/2019) und die Geschäftliche Mitteilung zur Einführung von gendergerechter Kommunikation (Drs. 0440/2020) soll diese grundsätzliche Überarbeitung der GeschO Ratsv genutzt werden, um die in der Stadtverwaltung gängige Doktrin der Verwendung gendergerechter Sprache auch in der Geschäftsordnung der politischen Entscheidungsgremien der Landeshauptstadt Kiel zu verankern.

Barrierefreiheit des Dokumentes:

Als eine Grundlage für das Handeln der Ratsversammlung und der Ausschüsse der Landeshauptstadt Kiel ist die GeschO Ratsv möglichst vielen Menschen zugänglich zu machen. Vor diesem Hintergrund soll das Dokument unter anderem so angepasst werden, dass eine Vorlesesoftware den Text für Sehbeeinträchtigte leichter verständlich wiedergeben kann.

Sonstige redaktionelle Änderungen

Die mit Beschluss über die Drs. 0074/2022 in die GeschO Ratsv aufgenommenen Absätze 5 bis 7 des § 27 erhalten die Randüberschriften Widerspruch gegen offene Abstimmung bei Videositzungen, Ablauf der brieflichen Abstimmung sowie Wahlvorstand.

Das Rechtsamt und das Büro des Oberbürgermeisters haben die Änderungen in der GeschO Ratsv und das neu geplante Verfahren zur Freigabe der Beratungsunterlagen mitgezeichnet.

Hans-Werner Tovar

Stadtpräsident