Antrag:

 

1.     Die Firma Kienbaum Management Consultants hat ihren Ergebnisbericht (Anlage 1) vorgelegt. Der Umsetzung der in Punkt 4 des Ergebnisberichts vorgeschlagenen Maßnahmen, mit Ausnahme der in der Begründung dargestellten, abweichenden Empfehlungen, sowie dem daraus resultierenden Stellenabbau (Anlage 2) wird zugestimmt.

1.2.Die Verwaltung wird beauftragt, die Vorbereitungen für die organisatorischen Maßnahmen für den Stellenabbau spätestens bis zum Herbst 2007 zu treffen.

 

 

 

 

Begründung:

 

Das durchgeführte, aufgabenkritische Gutachten beruht auf folgenden Ratsbeschlüssen:

 

Vorlage 0553/2004 Beschluss der Ratsversammlung vom 13.05.2004:

Die Verwaltung wird beauftragt,

 

Maßnahmen im Bereich Bauen und Planen zu ergreifen,

·       um die Aufgaben der Bau- und Planungsämter auf die gesetzlichen Pflichtaufgaben zurückzuführen,

·       durch Vergabe an Freiberufler ständig vorgehaltene Planungskapazitäten zu reduzieren,

·       durch Outsourcing die Vorhaltung eigener Kapazitäten (z.B. Druckerzeugnisse) zu reduzieren,

·       um die Neuorganisation des Baudezernates, z.B. in Form von Ämterzusammenlegungen, zwecks weiterer Reduzierungen von Planstellen durchzuführen.

 

Vorlage 0232/2005 Beschluss der Ratsversammlung vom 19.05.2005:

 Der Durchführung einer externen Organisationsuntersuchung im Dezernat für Umwelt, Planen und Bauen wird zugestimmt.

 

Nach dem Beschluss wurde durch das Personal- und Organisationsamt ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb analog zur VOF durchgeführt. Nach diesem Teilnahmewettbewerb und den sich anschließenden Präsentationen erhielt die Firma Kienbaum Management Consultants den Zuschlag für die Organisationsuntersuchung. Der Zuschlag wurde formell durch den Beschluss des Hauptausschusses  vom 17.02.2006 (Vorlage 0127/2006) erteilt.

 

 

Untersuchungsablauf

 

Die Untersuchung im Dezernat II wurde im Zeitraum vom 15. März bis 31. Oktober 2006 durchgeführt und stützte sich auf dort vorhandenes Datenmaterial.

 

Die Beraterinnen und Berater der Firma Kienbaum wurden durch ein internes Projektteam unterstützt. Die Ämter des Dezernates II waren an zahlreichen Workshops und Abstimmungsgesprächen intensiv beteiligt. Eigene Einsparvorschläge der Ämter bzw. der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden bei den Untersuchungen berücksichtigt. Auch die Vorschläge aus dem 80/40-Prozess, zu denen das Team ²⁶  teilweise schon Vorarbeit geleistet hatte, flossen in die Untersuchungsergebnisse ein.

 

Ein besonderes Augenmerk lag auf der Berücksichtung der Aspekte des Gender Mainstreaming. Der Ergebnisbericht geht gesondert auf die Behandlung der Gender-Wirksamkeit der Maßnahmenvorschläge ein. Die Ergebnisse der Gender-Hauptprüfung sind in Anlage 3 aufgeführt.

 

Die Steuerung des Projektes lag bei der Lenkungsgruppe "Verwaltungsreform", in der die Ratsfraktionen, alle Dezernate, die Personalvertretungen, das Referat für Frauen sowie die externen Berater vertreten waren. In monatlichen Sitzungen wurde über den Projektverlauf informiert, nach Abschluss der einzelnen Phasen wurden Zwischenberichte abgegeben und das Gremium beriet über die jeweils nächsten Schritte. Über den Ablauf und den Stand der einzelnen Untersuchungsphasen wurde im Binnenblick sowie im städtischen Intranet berichtet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernates II wurden zusätzlich in zwei Mitarbeiterbriefen über den Stand der Untersuchung informiert.

 

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich in vielfältiger Form konstruktiv an dem Untersuchungsablauf beteiligt. Allerdings ist es im Verlauf der Organisationsuntersuchung in einigen Bereichen auch zu Unmut und Ängsten bei Betroffenen gekommen. Dies ist verständlich, da sich der Abbau von Aufgaben auf den einzelnen Arbeitsplatz auswirken kann. Gleichwohl ist hier zu betonen, dass aufgrund der einschlägigen Rahmendienstvereinbarung keine betriebsbedingten Kündigungen wie bei anderen kommunalen Arbeitgebern erfolgen werden.

 

Am Beispiel des Stadtvermessungsamtes wird deutlich, dass eine solche Untersuchung aber auch Energie freigesetzen kann, die den Gesamtprozess voranbringt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes haben begleitend zu den Vorschlägen der Berater eigene Veränderungsvorschläge entwickelt und Berechnungen angestellt.

 

 

Ergebnis

 

Der Ergebnisbericht der Firma Kienbaum (Anlage 1) weist 51 Maßnahmenvorschläge aus.

Darin wird ein maximal mögliches, nachhaltiges Einsparvolumen von 10.871.000 Euro pro Jahr errechnet. Der Umsetzungszeitraum wird mit etwa 10 Jahren angegeben.

Die Einsparvorschläge beinhalten Abbau bzw. Reduzierung von Aufgaben, Verlagerung von Aufgaben auf Private, Ausgliederungen aus der Kernverwaltung, Optimierung der Wirtschaftlichkeit und Reduzierung von Standards.

 

 

 

 

Bewertung der Verwaltung

 

Das vorliegende Gutachten weist im Ergebnisbericht ein Bündel von Maßnahmen aus, die der Konsolidierung des Haushaltes und somit der Erreichung der Ziele des Ratsbeschlusses 0553/2004 dienen. Der überwiegende Teil der Maßnahmenvorschläge wird zur Umsetzung empfohlen. Mit dem vorliegenden Ergebnis wird ein wesentlicher Beitrag  zur Umsetzung des Eckwertebeschlusses im Dezernat für Stadtentwicklung und Umwelt geleistet. Mit Hilfe der externen Organisationsuntersuchung ist es gelungen, Aufgaben- und damit Stellenkritik zur Umsetzung zu bringen, in deren Folge mindestens 136,85 Stellen sozialverträglich abgebaut werden.

 

Die Verwaltung weist jedoch darauf hin, dass es sich bei den Aussagen zum finanziellen Einsparpotential um Schätzungen handelt. Exakte Werte können ökonomisch sinnvoll erst im Umsetzungsprozess erreicht werden, weil erst dann eine ausreichende Detailschärfe vorhanden ist. Beispielsweise hat Kienbaum das Einsparpotential aufgrund von Mittelwerttabellen mit durchschnittlichen Personalkosten berechnet. Dies ist methodisch nicht zu beanstanden. Exakte Werte können jedoch nur bei einer stellenscharfen Betrachtung ermittelt werden, die erst im Umsetzungsprozess durchgeführt werden kann.

 

Auch bei den Aussagen Kienbaums zum Umsetzungszeitraum handelt es sich um Schätzungen. Wo es möglich ist, wird die Verwaltung die Maßnahmen in kürzeren Zeiträumen umsetzen. Dies hängt aber unter anderem von den personalwirtschaftlichen Gegebenheiten (Fluktuation, Personalvermittlungsmöglichkeiten usw.) ab.

 

 

Die Verwaltung gibt in einigen Punkten vom Gutachten abweichende Empfehlungen bzw. ergänzende Hinweise:

 

18.01 Aufgabenreduzierung beim Kommunalen Klimaschutz

Die Verwaltung empfiehlt, die Maßnahme nicht umzusetzen.

Die Landeshauptstadt Kiel ist Klimaschutzstadt und sieht den kommunalen Klimaschutz als eine wichtige, umweltpolitische Aufgabe an. Klimaschutz und Energieeinsparung sind Zukunftsthemen. Im Zusammenhang mit der Verknappung von Rohstoffen, Energiekostensteigerungen und der Suche nach Alternativen werden die Bedeutung und damit der Bearbeitungsaufwand für diese Aufgabe noch zunehmen. Zukunftsprojekte, wie z.B. die „Innovative Bauausstellung“ werden Arbeitskraft in diesem Bereich binden.

 

60.01 Bündelung des derzeitigen Vergabevolumens durch Neuausschreibung

Die weitere Bündelung von Vergaben kann dazu führen, dass die in Kiel ansässigen, mit-telständischen Unternehmen an den Ausschreibungen nicht teilnehmen können, weil sie die Kapazitäten zur Abwicklung derartig großer Aufträge nicht haben. Deshalb führen solche Bündelungen erfahrungsgemäß zu Subunternehmertum. Große Betriebe außerhalb Kiels bieten ihre Leistungen zu niedrig kalkulierten Preisen an, und verhandeln dann mit kleineren, ortsansässigen Firmen über die Durchführung vor Ort.  Es ist zu erwarten, dass hierdurch der Wettbewerb zwischen großen Unternehmen und kleineren ortsansässigen Betrieben verstärkt wird.

Deshalb empfiehlt die Verwaltung, zunächst eine Preisabfrage durchzuführen und die Ergebnisse sorgfältig auszuwerten.

Über eine endgültige Umsetzung des Vorschlages wird nach der Auswertung entschieden.

 

60.02 Vergabe aller operativen Facility Management-Leistungen mit Personalbeistellung durch Amt 60; Energiemanagement

Bezüglich einer möglichen  Verschärfung der Wettbewerbssituation für ortsansässige, mittelständische Firmen gilt Entsprechendes wie zu Vorschlag 60.01. Allerdings ist festzuhalten, dass es bei diesem Vorschlag im Gegensatz zu 60.01 um eine Vergabe von Leistungen geht, die bisher noch nicht vergeben worden sind, so dass den mittelständischen Unternehmen  kein bereits vorhandenes Auftragspotential verloren geht.

Darüber hinaus sind noch rechtliche Fragen zu folgenden Bereichen klären:

·       Gestaltung des Betriebsführungsvertrages bezüglich des nicht angestrebten Betriebsüberganges nach § 613a BGB.

·       Abschluss eines Personalgestellungsvertrages und Anknüpfung dieses Vertrages an den Betriebsführungsvertrag.

·       Unterschiedliche rechtliche Grundlagen für eine Personalgestellung für Beamte und Angestellte (§ 4  Abs. 3 TVöD)

·       Prüfung der Notwendigkeit  einer Erlaubnis nach Arbeitsüberlassungsgesetz (Landesarbeitsamt)

 

 

61.04 Verlagerung Beitragswesen in das Tiefbauamt

Der Vorschlag wird kritisch gesehen. Das von Kienbaum avisierte Einsparvolumen wird ohnehin umgesetzt, da zwei befristete Stellen 2007 auslaufen. Ob eine Verlagerung in das Tiefbauamt unter diesen Umständen noch sinnvoll ist und weitere Synergieeffekte bringt, wird bis Herbst 2007 geprüft werden.

 

61.05 Verzicht auf Interessenvertretung im Zweckverband Altenholz-Dänischenhagen-Kiel

Die Verwaltung empfiehlt, den Vorschlag nicht umzusetzen.

Die Zusammenarbeit mit den nördlichen Umlandgemeinden im Zweckverband Altenholz-Dänischenhagen-Kiel ist für die Landeshaupstadt Kiel vorteilhaft, und wiegt die von der Beratungsfirma Kienbaum ermittelten Einsparpotentiale mehr als auf. 

 

67.08 Betriebskostenreduzierung durch schrittweise Veräußerung von Waldbeständen

Die Verwaltung empfiehlt, die Maßnahme nicht umzusetzen.

Die Kieler Wälder haben in erster Linie eine ökologische Funktion und dienen der Erholung für die Bürgerinnen und Bürger. Um dies zu gewährleisten, unterhält die Stadt in ihren Wäldern Wege, Bänke und Schutzhütten. Die Landeshauptstadt Kiel kann als Eigentümerin einen Ausgleich zwischen ökologischer und Erholungsfunktion auf der einen, sowie der möglichen Bewirtschaftung (Holznutzung) auf der anderen Seite sorgen. Dafür braucht es eine langfristige, in Generationen denkende Perspektive.

Es ist davon auszugehen, dass künftige Besitzer nach dem Verkauf eines Waldes den Schwerpunkt auf die Holzwirtschaft legen und die Erholungsfunktion nicht mehr im Vordergrund steht.

 

66.3.01-66.3.03 Stadtentwässerung

Im angegebenen Einsparvolumen sind rund 900.000 Euro aus dem Bereich der Stadtentwässerung enthalten. Die Stadtentwässerung befindet sich zurzeit in einem Reorganisationsprozess mit einer anstehendenden Rechtsformänderung. Das ermittelte Einsparvolumen ist nicht wie bei den anderen Maßnahmen haushaltsrelevant, sondern die Einsparungen fließen dem Gebührenhaushalt zu. Die Verwaltung wird darauf achten, dass die Maßnahmenvorschläge für die Stadtentwässerung auch in einer geänderten Organisationsform im Sinne der Gebührenzahler entsprechend umgesetzt werden.

 

Umsetzungsprozess

 

Die Federführung für die Umsetzung der Maßnahmen aus dem Kienbaum-Gutachten liegt im Dezernat I (Personal- und Organisationsamt).

 

·       Vorbereitung für die organisatorischen Maßnahmen

Das Personal- und Organisationsamt trifft die Vorbereitungen für die organisatorischen Maßnahmen bis zum Herbst 2007. Hierbei erfolgen regelmäßig Abstimmungen mit einer Arbeitsgruppe, in der das Amt für Finanzwirtschaft, die Referate der Dezernate I und II sowie die Personalvertretungen, das Referat für Frauen und die Vertrauensperson für Schwerbehinderte vertreten sind. 

 

 

·       Kommunikation

Die Kommunikation des Prozesses wird auf verschiedenen Ebenen mit unterschiedlichen Kommunikationsinstrumenten stattfinden. Geplant sind Informationsveranstaltungen für die Ämter und die Amtsleitungen des Dezernates II, z.B.  in der Dezernatsrunde (PBK). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zusätzlich durch Teilpersonalversammlungen, Mitarbeiterbriefe, Veröffentlichungen im Binnenblick und Intranet usw. informiert.

 

 

• Berichtswesen

Das Controlling für die Umsetzung der Beschlüsse wird im Referat des Dezernates I angesiedelt. Die Verwaltung wird zum Fortgang der Umsetzung in den Fachausschüssen und der Ratsversammlung halbjährlich Bericht erstatten.

 

 

 

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Haushaltsstelle der Maßnahme:

 

Bezeichnung der Maßnahme:

 

Ausgaben im Vermögenshaushalt / Mittelfristigen Investitionsprogramm

 

Die Investitionskosten und der städtische Eigenanteil an diesen verteilen sich wie folgt:

 

	Investitionskosten	Städtischer Eigenanteil
Haushaltsjahr
1. Planjahr
2. Planjahr
3. Planjahr
später
Gesamtkosten

 

 

Die Investitionskosten sind im Haushalt / in der mittelfristigen Finanzplanung veranschlagt:

 ja  /  nein

 

Wenn „nein“, Deckung (Verzicht auf welche geplante Maßnahme) angeben :

 

Ausgaben im Verwaltungshaushalt  (pro Jahr)

 

Personalkosten :

 

Sachkosten:

 

Kapitalkosten ¹⁾  :

(Kapitalkosten insgesamt:                                             )

Die Folgekosten sind im Haushalt veranschlagt:    ja  /  nein

 

Wenn „nein“, Deckung angeben:

 

 

 

Durch die Maßnahme / die Investitionen entstehen folgende Einnahmen:

 

___________________________________________________________________

1)  Die Kapitalkosten sind mit dem Amt für Finanzwirtschaft abzustimmen.

 

 

 

Strategische Ziele

 

In welcher Weise wirkt sich die Maßnahme auf die nachfolgend genannten strategischen Ziele aus?

 

Der Beitrag zur Zielerreichung ist:  hoch  /  mittel  /  gering  /  kein Beitrag

(bitte hinter dem jeweiligen Ziel angeben)                                     

 

 

Arbeitsplätze schaffen:            kein Beitrag

 

Wissenschaft stärken:                        kein Beitrag

 

Kinder- und familienfreundlichste Stadt werden:            kein Beitrag

 

KIEL.SAILING CITY – Welthauptstadt des Segelns:            kein Beitrag

 

Verkehrsanbindung verbessern:            kein Beitrag

 

 

Begründung (Ziel der Maßnahme):

 

Die Umsetzung der Untersuchung dient in erster Linie der Haushaltskonsolidierung und der weiteren Optimierung der Stadtverwaltung. Insofern dient sie der zukünftigen Erhaltung bzw. Wiedergewinnung von Handlungsspielräumen, die sich wiederum positiv auf die Oberziele auswirken.

 

In welcher Weise wirkt sich die Maßnahme auf das Ziel „Den Haushalt konsolidieren und die Verwaltung als Unternehmen führen" aus?

Die Maßnahme dient insbesondere der Konsolidierung des städtischen Haushalts.

 

Wie viele Frauen / Männer sind von der Maßnahme betroffen:

Mitarbeiterinnen im Dezernat II :   367

Mitarbeiter im Dezernat II:             716

 

Die Relevanz des Gender-Mainstreamings bekommt in diesem Gutachten eine besondere Würdigung. Der Ergebnisbericht (Anlage 1) geht auf die Methodik ein, die Detailergebnisse der Gender-Hauptprüfung befinden sich in der Anlage 4.

 

In welcher Weise wirkt sich die Maßnahme gleichstellungspolitisch aus?

Siehe vorheriger Punkt.

 

 

 

Dieter Kurbjuhn

Stadtrat