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Gemäß Ratsbeschluss vom 15.11.2007 (Drucksache 1028/2007) wird der Selbstverwaltung jährlich ein Bericht über den Stand der Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen vorgelegt.

Der Sachstand der einzelnen Maßnahmen ist in Tabellenform als Anlage beigefügt. Darüber hinaus haben sich im Jahr 2010 folgende Schwerpunkte ergeben:

Maßnahmenvorschlag 60.05 - Mehr Effektivität in der Hochbauplanung durch verbindliche Nutzervereinbarungen

Mit dem Maßnahmenvorschlag 60.05 sollen so genannte Nutzervereinbarungen verbindlich eingeführt werden. Mit diesen Vereinbarungen sollen zukünftig Planungsaufträge zwischen den Fachämtern und der Immobilienwirtschaft einheitlich gestaltet werden. Aufträge an die Immobilienwirtschaft sind danach zukünftig grundsätzlich honorarpflichtig und werden nach einem standardisierten Verfahren erteilt. Durch dieses Verfahren soll die Planungsarbeit der Immobilienwirtschaft effektiver gestaltet, unnötiger Aufwand durch unklare mündliche Aufträge vermieden und so der notwendige Personaleinsatz in der Immobilienwirtschaft verringert werden.

Die Umsetzung des Maßnahmenvorschlages wurde vom Personal- und Organisationsamt mit einer Arbeitsgruppe vorbereitet. Das Verfahren für Planungsaufträge ist seit dem 01.04.2010 in einer „Dienstanweisung für Planungsaufträge an die Immobilienwirtschaft“ geregelt, die zunächst befristet bis zum 31.03.2012 in Kraft getreten ist.

Organisationsverfügung für das Stadtplanungsamt

Mehrere das Stadtplanungsamt betreffende Maßnahmenvorschläge hatten Einfluss auf die Aufbauorganisation des Amtes. Dazu zählen in erster Linie die Vorschläge 61.01 - Reduzierung der Abteilungszahl im Amt von 5 + Stabsstelle auf 3 - und 61.02 - Standardreduzierung bei Bauleitplanung, Grundlagenermittlung und Strukturplanung. Das Personal- und Organisationsamt hat unter Berücksichtigung dieser Vorschläge in Zusammenarbeit mit dem Stadtplanungsamt eine neue Aufbauorganisation erarbeitet. Eine entsprechende Organisationsverfügung ist im Juli 2010 in Kraft getreten.

Maßnahmenvorschlag 62.07 - Integration der künftigen Hauptaufgaben des Amtes 62 in ein neues Technisches Serviceamt

Für die geplante Zusammenlegung des Stadtvermessungsamtes mit dem Bauordnungsamt hatte das Personal- und Organisationsamt einen Entwurf für die Aufbauorganisation des zukünftigen gemeinsamen Amtes vorbereitet. Dazu wurden auch mehrere Workshops mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beider Ämter durchgeführt, in denen diese Anregungen zu verschiedenen Aspekten des Zusammenlegungsprozesses einbringen konnten.

Kurz vor dem Abschluss des Zusammenlegungsprozesses hat die Stadtverwaltung davon Kenntnis erlangt, dass die Landesverwaltung überlegt, die Katasterverwaltung des Landes möglicherweise auf die Kommunen zu übertragen. Um die Auswirkungen dieser Planungen mit in die Planungen zur Zusammenlegung einbeziehen zu können, wurde entschieden, den Prozess zur Zusammenlegung der Ämter zunächst auszusetzen, bis die Überlegungen zur Kommunalisierung der Katasterverwaltung konkret und ihre personellen und organisatorischen Auswirkungen besser einschätzbar sind. Inzwischen liegt der Entwurf einer Landesverordnung über die Errichtung des Landesamtes für Vermessung und Geoinformation Schleswig-Holstein vor. Eine endgültige Verordnung wurde noch nicht erlassen. Eine Entscheidung über die Zusammenlegung und den Aufbau des neuen Amtes wird nach Vorliegen der Verordnung getroffen.

Maßnahmenvorschlag 63.04 - Optimierung der Bauberatung und der Bauantragsvorprüfung durch zentrale Beratungsstelle im Technischen Serviceamt

Ein Bestandteil des gemeinsamen Amtes sollte auch die ebenfalls von der Ratsversammlung beschlossene Einrichtung eines Kundenberatungszentrums für Bauen und Planen sein. Um den Bürgerinnen und Bürgern kurzfristig eine verbesserte Dienstleistung anbieten zu können, soll das Kundenberatungszentrum unabhängig von der Zusammenlegung des Stadtvermessungsamtes mit dem Bauordnungsamt eingerichtet werden. Die genauen Inhalte und baulichen Voraussetzungen des Kundenberatungszentrums werden zurzeit abgestimmt.

Maßnahmenvorschlag 63.03 - Optimierung der Archivierung und Reduzierung der Archivstandorte

Im Zusammenhang mit der Zusammenlegung des Stadtvermessungsamtes mit dem Bauordnungsamt wurde bisher auch die Konzentration der Archive beider Ämter vorbereitet. Nachdem der Zusammenlegungsprozess ausgesetzt wurde, halten die Ämter 62 und 63 zunächst auch weiter getrennte Archive für sinnvoll. Ein gemeinsames Archiv sollte erst mit der Zusammenlegung der Ämter realisiert werden, da sowohl die Inhalte als auch der Umfang der jeweiligen Archive zu unterschiedlich sind.

Zwischenzeitlich ist durch die Änderung der Bauvorlagenverordnung eine neue Situation eingetreten. Mittlerweile ist der jeweilige Bauherr verpflichtet, die Baugenehmigung und die geprüften Bauvorlagen selbst aufzubewahren und auf Verlangen der Baubehörde vorzulegen. Zurzeit werden die möglichen Auswirkungen der veränderten rechtlichen Situation geprüft.

Stellenabbau und Einsparvolumen

Zum Stellenplan 2011 werden 7 Planstellen gestrichen, das damit verbundene Einsparvolumen liegt bei 407.320,00 Euro. Die Gesamtzahl der bislang abgebauten Stellen liegt bei 49,50 mit einem Einsparvolumen von 2.389.964,00 Euro.

Abbildung1: Stellenabbau und Einsparungen bei den Personalkosten

Das errechnete Einsparvolumen (siehe Abbildung 1) wird für das Jahr abgebildet, in dem die Stellen im Stellenplan gestrichen werden. Tatsächlich wird die Einsparung schon im Vorjahr in dem Moment wirksam, in dem die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber ausscheidet oder auf eine andere Stelle vermittelt wird. Das Einsparvolumen wird anhand der jeweils aktuellen Personalkostenmittelwerte berechnet, bei Altersteilzeiten werden die Werte reduziert auf 72 %.

Im Zeitraum der Jahre 2008 bis 2017 müssten bei theoretischem, linearem Verlauf jedes Jahr 10,85 Stellen abgebaut werden, um die Gesamtzahl von 108,53 Stellen zum Stellenplan 2017 zu erreichen. In der praktischen Umsetzung unterliegt der Stellenabbau jedoch Schwankungen. Insgesamt wurden in den ersten 4 Jahren 49,50 Stellen abgebaut, bei linearem Verlauf wäre der Abbau von 43,40 Stellen erforderlich (siehe Abb. 2). Es ergibt sich also für die ersten 4 Jahre ein Plus von 6,10 abgebauten Stellen.

Abbildung 2: Soll-/ Ist-Vergleich des Stellenabbaus

Dieter Kurbjuhn

Stadtrat

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