Datenschutzhinweise für meet.kiel
meet.kiel ist der Online-Konferenzraum der Landeshauptstadt Kiel
Diese Angaben ergänzen die generellen Datenschutzhinweise für kiel.de
Wir nutzen die OpenSource Anwendung „Jitsi Meet“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
meet.kiel basiert dabei auf der Dienstleistung „Cloud1X Meet Powered by Jitsi - sponsored by ProCampaign®“ der Consultix GmbH aus Bremen, und im Rahmen der Erbringung der Dienstleistung kann ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden. Die Firma Consultix hat sich über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gegenüber der Landeshauptstadt Kiel zur Einhaltung der Vertraulichkeit und der weiteren datenschutzrechtlichen Regelungen verpflichtet.
Es werden keine öffentlich verfügbaren Dienste (z.B. TURN, STUN) außerhalb von Deutschland verwendet. Das Überwachen und die Einbindung von Avataren sind abgeschaltet. Es werden auch keine sonstigen Daten an Dritte weitergegeben.
Für alle Teilnehmer*innen werden in der Standardeinstellung die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:
- Angaben zum*zur Nutzer*in: angegebener Name
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Link, Passwort (optional)
- Konferenzdaten: Video-, Audio- und Bildschirmfreigaben, Text des Online-Meeting-Chats
- Meldungen / Hand heben: Teilnehmer*innen können ihre Video- und Audio-Übertragung deaktivieren
- Kamera oder Mikrofon abschalten bzw. stummstellen erfolgt durch die Teilnehmer*innen selbst, auch die Bildschirmfreigabe muss explizit erfolgen.
Entsprechende Nutzungsdaten (Log-Dateien, Chatprotokolle etc.) werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies dürfte regelmäßig nach Beendigung des Online-Meetings der Fall sein, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Kontaktinformationen und persönliche Angaben
Für die Teilnahme an Online-Meetings mit meet.kiel benötigt man keinen Account und es werden keine weiteren Daten zum*zur Nutzer*in benötigt. Um Online-Meetings anzulegen, benötigt man einen Organisator*innen-Zugriff für meet.kiel. Der Organisator*innen-Zugriff für meet.kiel steht exklusiv den Beschäftigten der Landeshauptstadt Kiel sowie der kommunalen Selbstverwaltung zur Verfügung. Eine Nutzung des Organisator*innen-Zugriffs ist freiwillig.
Daten, die Sie uns im Rahmen der Account-Erstellung freiwillig übergeben, werden von uns ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens genutzt. Sofern Sie die Benutzerverwaltung „ProCampaign®“ der Consultix GmbH nutzen, um sich einen Organisator*innen-Zugriff erstellen zu lassen, erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse, um zu Ihnen per E-Mail persönlich Kontakt aufnehmen zu können. Sofern Sie uns hierbei Ihre Organisationseinheit / Amt, Ihren Vornamen und Ihren Nachnamen angeben, erfassen wir diese Daten, um Ihr Anliegen besser zuordnen zu können.
Ihre Daten werden dabei nur von den mit der Bearbeitung Ihres Anliegens betrauten Mitarbeitern der Landeshauptstadt Kiel sowie der Consultix GmbH verarbeitet und gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung freiwillig erfolgt, richtet sich die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO, in allen anderen Fällen nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz (zur Erfüllung einer in der Zuständigkeit der Landeshauptstadt Kiel liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erforderlich). Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Die allgemeinen Hinweise zum Datenschutz der Landeshauptstadt Kiel auf kiel.de finden Sie unter www.kiel.de/datenschutz.
Weitere Hinweise zur Datenschutzerklärung der Consultix GmbH finden Sie unter: www.consultix.de/datenschutzerklaerung