Anlass

Wenn heute bereits Kinder mit Tablets und Smartphones aufwachsen, wenn sie „chatten“, „skypen“, „googlen“ oder „surfen“, ist absehbar, welche Erwartungen diese künftigen Erwachsenen an ihr Umfeld stellen werden, was die Möglichkeiten zur Kommunikation und zum Informationsaustausch angeht.

Auch die Digitalisierung der Arbeitswelt und wirtschaftlichen Prozesse schreitet voran.

Formen mobilen Arbeitens nehmen zu, die Entstehung neuer Berufsbilder ist zu beobachten. Die technischen Möglichkeiten, den städtischen Raum zunehmend digital auszugestalten („Smart City“), scheinen unbegrenzt.

Die absehbare digitale Transformation nahezu aller Lebensbereiche erfordert grundlegende Veränderungen und Anpassungen auch in den Verwaltungen. Dies gilt gleichermaßen für die Organisation innerer Prozesse wie für die Bereitstellung von Dienstleistungen und Informationen für die Bürgerinnen und Bürger.

Auf dem Weg zu einer Digitalen Strategie

Ähnlich wie der Bund oder das Land Schleswig-Holstein mit seiner Digitalen Agenda hat die Verwaltung erste konkrete Überlegungen auf dem Weg zu einer eigenen Digitalen Strategie angestellt.

Diese ist bzw. wird künftig wesentlicher Baustein einer Gesamtstrategie der Stadtverwaltung.

Für die ersten konzeptionellen Überlegungen im Hinblick auf eine solche Digitale Strategie wurde ein Team gebildet, in das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Informationstechnik und der Organisation des Personal- und Organisationsamtes, des Rechnungsprüfungsamtes und des Büros des Oberbürgermeisters sowie der Vorsitzende des Gesamtpersonalrates eingebunden waren. Unterstützung leistete ein externes Büro, welches auch an der Erarbeitung der Digitalen Agenda des Landes Schleswig-Holstein beteiligt war.

Die Digitale Strategie soll die mittel- und langfristigen Ziele und Chancen der Digitalisierung der Landeshauptstadt Kiel aufzeigen und daraus konkrete Maßnahmen und Prioritäten ableiten.

Im Fokus stehen dabei vier Zielgruppen:

• die Bürgerinnen und Bürger
• die Wirtschaft/ die Unternehmen
• die Bildungseinrichtungen
• die Verwaltung.

mit folgenden beispielhaften Fragestellungen:

• Welche Erwartungen gibt es an die digitale Entwicklung der Stadt?
• Was ist wünschenswert, was ist machbar?
• Welche Wege müssen beschritten, welche Kooperationsmöglichkeiten ergriffen werden?

Derzeit erfolgt die Befassung der Dezernate mit dem ersten Entwurf für ein Strategiepapier. Die Fachbereiche sollen aus ihrer Sicht heraus beschreiben, was es bisher an Digitalisierungsvorhaben gibt und welche Prozesse und Aufgabenbereiche sich zukünftig besonders für eine Digitalisierung eignen.

Organisiert wird dieser Beteiligungsprozess u.a. im Rahmen von Workshops.

Parallel wurde auch verschiedenen städtischen Unternehmen und Beteiligungen die Möglichkeit zur Befassung mit den ersten Überlegungen gegeben.

Mit Mitgliedern des Jungen Rates wurde dessen Einbindung besprochen

Ziel ist es, diese Beteiligungsphase bis Mitte Oktober 2017 abzuschließen, um anschließend den Entwurf weiter zu entwickeln.

Das bisherige Vorgehen, die bis dahin erzielten Ergebnisse sowie der weitere Arbeits- und Zeitplan sollen in der November-Sitzung des Innen- und Umweltausschusses vorgestellt werden.

Einzelne Handlungsfelder

Parallel zur Erarbeitung der Digitalen Strategie wurde damit begonnen, das IT-Konzept (letzter Stand 2011) zu überarbeiten und zu aktualisieren.

Das IT-Konzept beschreibt die notwendigen Basis- und Infrastrukturkomponenten einer digitalen Stadt und einer digitalen Stadtverwaltung. Damit wird ein Rahmen gegeben, wie sich die Prozesse und die Organisation der IT innerhalb der Verwaltung zukünftig verändern (sollen).

Weiterer Baustein auf dem Weg der Digitalisierung wird die „E-Governement-Strategie“. Diese soll das Digitalisierungspotenzial der internen und externen Dienstleistungen der Stadtverwaltung skizzieren. Damit werden die Informations-, Kommunikations- und Transaktionsprozesse innerhalb der Verwaltung, zwischen staatlichen Institutionen sowie zwischen den Institutionen und den Bürgerinnen und Bürgern unter Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik beschrieben.

Der thematische Einstieg hierzu ist bereits erfolgt. Dazu wird auf die Geschäftliche Mitteilung des Personal- und Organisationsamtes „Geschäftsprozessoptimierung und E-Government bei der Landeshauptstadt Kiel“, Drs. 0353,/2016, verwiesen. Darin wurde grundsätzlich in das Thema eingeführt und bereits existierende E-Government-Komponenten dargestellt.

Herzstück und Basis einer E-Governement-Strategie ist bzw. wird die flächendeckende Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte) als Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Ein DMS befindet sich in verschiedenen Bereichen der Landeshauptstadt Kiel bereits seit mehreren Jahren in der Pilotphase. Das verwendete Softwareprodukt wird bereits vielfach auf Bundes- und Landesebene (einschließlich Schleswig-Holstein) eingesetzt bzw. ist für den dortigen Einsatz vorgesehen.

Die jetzt geplante flächendeckende Einführung von E-Akte/DMS ist nicht zuletzt aufgrund der zur Verfügung stehenden Personal- und Finanzressourcen ein mittelfristig angelegtes Vorhaben, das in mehreren Phasen umgesetzt werden soll.

Um auf diesem Weg Erfahrungen zu sammeln, ist eine Einführung des DMS zunächst in einem Pilotbereich vorgesehen.

Die Breitbandversorgung hat schon jetzt eine hohe Bedeutung, die künftig weiter zunehmen wird. Besonders die Verfügbarkeit entsprechender Anschlussmöglichkeiten ist ein wichtiger Standortfaktor. Daher forcieren sowohl der Bund als auch das Land die digitale Entwicklung einschießlich Breitbandversorgung.

So fördert der Bund Beratungsleistungen zur Planung und Durchführung von Ausbauprojekten zu hochleistungsfähigen Breitbandinfrastrukturen. Da solche Projekte  komplex sind und diverse Themengebiete umfassen, müssen technische, ökonomische und rechtliche Fragen thematisiert werden. Projektverantwortliche Kommunen, die diesen Aufwand etwa mangels qualifizierten Personals oder aufgrund fehlender Erfahrung auf dem Gebiet der Telekommunikation nicht alleine leisten können, können Fördermittel für entsprechende Beratungsleistungen gemäß der Richtlinie „Förderung zur Unterstützung des Breitbandausbaus in der Bundesrepublik Deutschland“ beantragen.

Die Höchstgrenze der Förderung beträgt 50 T Euro bei einer Förderquote von 100 %. Dementsprechend sind bei Vorliegen der Fördervoraussetzungen bis zur Höhe von 50 T Euro keine Eigenmittel einzusetzen; die Fördermittel sind lediglich in voller Höhe vorzufinanzieren.

Zumindest im Kernbereich ist die Landeshauptstadt Kiel derzeit durch Angebote privater Telekommunikationsunternehmen mit Breitband versorgt. „Lücken“ gibt es allerdings besonders in außenliegenden Gewerbe- und Mischgebieten.

Mit Unterstützung des Breitbandkompetenzzentrums Schleswig-Holstein soll deshalb unter Inanspruchnahme der genannten Förderrichtlinie ein geeignetes Unternehmen mit folgenden Leistungen beauftragen werden:

• Aufnahme der Ist-Situation.
• Aufnahme wirtschaftlicher Kennzahlen, Grundlagen und Daten des Projektgebietes.
• In Absprache mit dem Auftraggeber sind geplante Baumaßnahmen an Verkehrswegen der Stadt bzw. in der Stadt kartographisch aufzunehmen und in ein GIS-System einzupflegen.
• Gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung und den jeweiligen städtischen Fachbereichen, Fachdiensten und Dezernaten ist eine geographische Analyse der zukünftigen Bedarfe vorzunehmen. Dabei sind z.B. zukünftige Bebauungspläne, Ansiedlungsflächen, Bevölkerungsentwicklung zu beachten.
• Gemeinsam mit dem Auftraggeber ist die Anbindung relevanter Plätze zum Aufbau eines freien WLAN-Netzes zu prüfen.
• Eine Prüfung der Anbindung von Mobilfunkmasten und die Notwendigkeit der Ausweitung von Mobilfunk.
• Neben der Markterkundung und der Aufnahme der Ist-Situation sind Gespräche mit den regionalen Versorgern und Telekommunikationsunternehmen zu führen.

Für die so skizzierte Beauftragung wird aktuell mit Kosten in Höhe von bis zu 50 T Euro gerechnet.

Dazu wird eine Förderung durch den Bund gemäß der oben genannten Richtlinie beantragt. Zugleich wird die Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn beantragt, um zügig mit dem Ausschreibungsverfahren beginnen zu können. Da der Zuwendungsbescheid erst später vorliegen wird, wird empfohlen, dass der Antragsteller einen Vorbehalt hinsichtlich des Erlangens der Bundesförderung vorsieht. Hierdurch werden Haftungsrisiken für den Fall ausgeschlossen, dass das Projekt wegen eines negativen Förderbescheids nicht durchgeführt werden kann.

Zwar geht die Verwaltung davon aus, die Förderkriterien zu erfüllen. Ob und wenn ja, in welcher Höhe eine Förderung tatsächlich bewilligt wird, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt aber nicht verlässlich einschätzen.

Der langwierige und komplexe Weg der Erarbeitung und Umsetzung einer Digitalen Strategie setzt voraus, dass sowohl die Verwaltung als auch die Selbstverwaltung diesem Prozess hohe Priorität einräumen und entsprechende personelle und finanzielle Ressourcen bereitstellen.

Dr. Ulf Kämpfer