Die  Geschäftliche Mitteilung (GM), Drs. 0890/2017, mit der u.a. über die ersten Schritte zur Entwicklung einer Digitalen Strategie (Stand August 2017) informiert wurde, wird vorliegend fortgeschrieben.

Im Abschnitt I wird dazu zunächst das bisherige Vorgehen erläutert. Im Abschnitt II wird dann auf einzelne Vorhaben im Kontext der Digitalisierung eingegangen. Abschnitt III befasst sich in kompakter Form mit dem aktuellen Entwicklungsstand der Digitalen Strategie und in Abschnitt IV wird das weitere Vorgehen skizziert.

1. Bisheriges Vorgehen

Die in der o.g. GM  vorgesehene Befassung der Dezernate mit dem bis dahin vorliegenden Entwurf für ein Strategiepapier ist erfolgt. Das Papier wurde im Rahmen von Workshops aus der jeweiligen fachlichen Sicht „dezernatsbezogen“ weiter entwickelt.

Aus verschiedenen städtischen Unternehmen und Beteiligungen liegen Stellungnahmen vor, die entweder über eigene Maßnahmen zur Digitalisierung informieren oder mögliche „Hindernisse“ in der digitalen Kommunikation mit der Verwaltung thematisieren.

Hinsichtlich solcher „Hindernisse“ wurde bereits eine Klärung veranlasst.

Schließlich hat der Junge Rat Anregungen zur digitalen Entwicklung gegeben.

2. Einzelne Vorhaben im Kontext der Digitalisierung

Parallel zu den Arbeiten an einer Digitalen Strategie wurden bereits verschiedene Vorhaben eingeleitet, die in den Kontext der Digitalisierung gehören:

1. Breitbandversorgung/WLAN

In der o.g. GM wurde angekündigt, dass mit Unterstützung des Breitbandkompetenzzentrums Schleswig-Holstein und unter Inanspruchnahme einer Förderung des Bundes ein geeignetes Unternehmen gesucht und u.a. damit beauftragt werden sollte, die Breitbandversorgung im Stadtgebiet sowie diesbezügliche Bedarfe zu erheben und eine Markterkundung über mögliche Ausbauabsichten von Investoren durchzuführen.

Das in diesem Zusammenhang eingeleitete Verfahren ist zwischenzeitlich abgeschlossen und das unter Einbindung des Breitbandkompetenzzentrums ausgewählte Büro wird, reibungslose Abläufe vorausgesetzt, bis Ende August 2018 seinen Bericht vorlegen.

Anknüpfend an die Ergebnisse und Empfehlungen  werden notwendige Maßnahmen zur Verbesserung der Breitbandversorgung in Kiel entwickelt. Denkbar ist dazu u.a. auch ein Workshop mit relevanten Akteuren einschließlich potentieller Investoren.

2. Stellenplan

Die Digitalisierung der Verwaltung erfordert u.a. personelle Ressourcen. Dazu wurden mit dem Stellenplan 2018 verschiedene Stellen eingerichtet:

Im Büro des Oberbürgermeisters ist die Stelle einer/eines „Chief Digital Officer“ (CDO) zu besetzen.

Diese/dieser soll die Digitalisierung innerhalb und außerhalb engagiert vorantreiben, bereits eingeleitete Vorhaben begleiten, neue planen und deren Umsetzung steuern.  Ihr/im obliegt zudem das Gesamtcontrolling im Bereich Digitalisierung.

In der Abteilung Informationstechnik des Personal- und Organisationsamtes sind im Zusammenhang mit dem geplanten IT-Support der Schulen eine Stelle für eine/n  IT-Koordinatorin/Koordinatoren sowie insgesamt fünf weitere Stellen für die unmittelbare Unterstützung der Schulen geschaffen werden.

In der Abteilung „Zentrale Organisationsaufgaben“ des Personal- und Organisationsamtes wird eine zusätzliche Stelle schwerpunktmäßig das Thema „E-Government“ zum Inhalt haben.

Schließlich verstärkt eine zusätzliche Stelle die Online-Redaktion des Pressereferates.

Es ist davon auszugehen, dass im Zuge der Digitalisierung weitere Stellenbedarfe entstehend werden.

3. Behördenbot

Aktuell erprobt die Abteilung Informationstechnik des Personal- und Organisationsamtes in Zusammenarbeit mit dem Bereich Pressereferat die Einführung eines Behördenbots.

Dieser so genannten „Chat-Bot“ ist eine Software, die Fragen zu allen behördlichen Themen beantworten kann, zum Beispiel wo man einen Personalausweis beantragen will oder wenn man wissen möchte, wo man sein Auto anmeldet.

Anders als übliche Suchmaschinen „kommuniziert“ der Bot über kiel.de im Dialog mit der Nutzerin/dem Nutzer und nähert sich Schritt für Schritt dem richtigen Thema. Er ermittelt relevante Informationen und verweist direkt an die zuständige Behörde oder die passende Ansprechstelle. Der Bot ist modular aufgebaut und kann so zukünftig entsprechend erweitert werden.

Die Erprobung erfolgt mit einem Unternehmen, das bereits seit mehreren Jahren im Bereich der Behördennummer 115 und dem Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein eine enge Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Kiel pflegt. Insofern wird auf einen bestehenden Informationsstand aufgebaut, was zur Vermeidung redundanter Daten beiträgt. Die gemeinsame Pilotierung ist festgelegt auf einen Zeitraum bis April 2019.

4. Digitaler Rat

Die Ausstattung der Ratsmitglieder mit Tablets wurde beschlossen.

5. E-Vergabe

Die Zentrale Vergabestelle im Rechtsamt setzt für die Durchführung EU-weiter Vergabeverfahren seit April 2016 die Vergabeplattform DTVP ein.

Spätestens ab Oktober 2018 sind nach Gesetzeslage auch alle formellen Vergabeverfahren im nationalen Bereich im Wege einer elektronischen Vergabe durchzuführen.

Entsprechende Vorbereitungen werden unter Federführung des Rechtsamtes getroffen.

6. Städteforum 2018

Auf Drucksache 1162/2017 hat der Hauptausschuss am 06.12.2017 beschlossen, dass das Städteforum im Rahmen der Kieler Woche 2018 das Motto „Digitale Verwaltung und Smart City – Wie gestalten Städte den digitalen Wandel?“ haben wird.

In diesem Rahmen sollen mit den teilnehmenden Städten Erfahrungen ausgetauscht und

Anknüpfungspunkte für künftig zu vertiefende Kontakte geschaffen werden.

Das Städteforum soll dabei u.a. folgenden Fragen nachgehen:

      Wie smart sind unsere Partnerstädte?

      Was wurde erreicht?

      Was ist noch zu erledigen?

      Kommt der Verwaltung eine Vorreiterrolle zu und wenn ja, wie geht die Verwaltung damit um? 

      Welche anderen Akteure aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft stellen sich der Herausforderung?

      Gibt es gemeinsame Ziele und wird kooperiert?

      Wie wird mit Datenschutz- bzw. Sicherheitsrisiken umgegangen.

7. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die  beabsichtigte flächendeckende Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte) als Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine der größten Herausforderungen für die kommenden Jahre. Die ersten Schritte wurden im Büro des Oberbürgermeisters gemacht.

Nach erfolgreicher Einführung im OB-Büro (bis Ende April 2018) soll das DMS dann auch in den Ämtern und Referaten des OB-Dezernates eingeführt werden.

Ein Ziel dieser Pilotierung ist es, Erfahrungen zu sammeln, auf die im weiteren Verlauf, d.h. im Rahmen der Ausbreitung des DMS auf andere Bereiche zurückgegriffen werden kann.

Zur Umsetzung und Begleitung des Vorhabens wurde eine Projektstruktur entwickelt, die u.a. die Einbindung der Personalvertretung, der Gleichstellung sowie des Datenschutzes vorsieht.

8. Stellenbesetzungsverfahren

Mit der Digitalisierung des Stellenbesetzungsverfahrens sollen die Abläufe insgesamt transparenter und zügiger gestaltet werden.

Die Pilotierung ist Ende 2017 mit verschiedenen Pilotämtern gestartet. Bis spätestens Ende 2018, soll getestet werden, inwieweit die digitale Umsetzung alltagstauglich ist.

9. Integriertes Antrags- und Fallmanagement (iAFM) im Bereich Hilfe zur Pflege

Vereinbartes Ziel ist zunächst die Umsetzung einer Online-Antragstellung für Leistungen der Hilfe zur Pflege, Hilfe zum Lebensunterhalt und Eingliederungshilfe unter Verwendung eines intelligenten Antragsassistenten.

10. Elektronischer Rechnungsworkflow

In vorbereitenden Workshops wurden nach einer Sondierung der Ist-Prozesse die Zielklärung, Projektstruktur und Vorgehensplanung mit Unterstützung eines externen Beraters erarbeitet. Dies wird nun im Folgenden weiter konkretisiert.

In 2018 wird das Projekt ebenfalls durch den externen Berater begleitet.  Die Entscheidung über die einzusetzende Software zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsworkflows wurde bereits getroffen. Die Leitung des Projektes liegt beim Personal- und Organisationsamt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für Finanzwirtschaft arbeiten am Projekt mit. Es ist beabsichtigt,  das Projekt noch im Februar 2018  zu starten. Im weiteren Verlauf des Jahres wird die Pilotierung mit weiteren Workshops vorbereitet und durchgeführt. Der Übergang in den „Roll-Out“ ist nach jetzigen Planungen für Anfang 2019 vorgesehen.

3. Entwicklung einer Digitale Strategie

Auf Bundes- und Landesebene existieren bereits diverse Strategiepapiere, die sich mit dem Thema „Digitalisierung“ beschäftigen. Auch das Land Schleswig-Holstein geht mit seiner Digitalen Agenda einen Schritt in diese Richtung.

Da die meisten Kontakte zwischen Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen und der Verwaltung aber auf kommunaler Ebene stattfinden, ist die Entwicklung einer eigenen Kieler Strategie sinnvoll, die insbesondere den vorhandenen Rahmenbedingungen Rechnung trägt.

In diesem Sinne sollen in der Digitalen Strategie der Landeshauptstadt Ziele und Chancen der Digitalisierung für Kiel aufgezeigt werden.

Im Fokus stehen dabei:

• die Bürgerinnen und Bürger
• die Wirtschaft/ Unternehmen
• das Thema Bildung
• die Verwaltung

Die Digitale Strategie wird kein allzeit gültiges statisches Dokument sein. Künftige Erwartungen und Anforderungen oder die technische Entwicklung werden regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen erfordern.

Mit der Digitalen Strategie werden „Leitsätze“ für das künftige Handeln formuliert. Diese Leitsätze stecken die Ziele der Digitalisierung ab und bilden so den Ausgangspunkt für künftige konkrete Maßnahmen.

Im aktuellen Entwurf der Digitalen Strategie sind folgende Leitsätze formuliert:

      Die Landeshauptstadt Kiel will den digitalen Wandel gestalten. Die Digitale Strategie schafft dafür die Grundlage.

Mit der Digitalen Strategie wollen wir die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger und aus der Wirtschaft, aber auch die Anforderungen an eine moderne Verwaltung aufgreifen, daraus Ziele für unser Handeln ableiten und schließlich Wege für den zukünftigen Umgang mit der Digitalisierung beschreiben.

      Die Landeshauptstadt Kiel nutzt die Chancen der Digitalisierung und bettet ihre Vorhaben in den städtischen Gesamtkontext ein.

Zwar ist die Notwendigkeit, sich digital(er) aufzustellen und zu entwickeln unbestritten, wenn nicht quasi zwingend. Dennoch steht eine Digitale Strategie nicht isoliert für sich. Vielmehr ist sie im existierenden Gesamtkontext einzubetten.

      Die Landeshauptstadt Kiel bündelt ihre Digitalkompetenz in den Aufgaben eines/einer Chief Digital Officer.

Der/die Chief Digital Officer „personifiziert“ den digitalen Wandel in der Verwaltung nach innen und außen.

Unterstrichen wird dies durch die Zuordnung zur Zentralen Steuerung an der Verwaltungsspitze.

      Die Landeshauptstadt Kiel setzt sich für eine flächendeckende Breitbandversorgung und ein dichtes WLAN-Netz im Stadtgebiet ein.

Breitbandversorgung und WLAN-Netz müssen weiter ausgebaut werden, mit dem Ziel einer stadtweiten Verfügbarkeit.

      Die Landeshauptstadt Kiel bekennt sich zu ihrer Verantwortung für Datenschutz und Datensicherheit.

Der Digitale Wandel geht einher mit den Themen „Datenschutz“ und „Datensicherheit“. Das dazu notwendige Regelwerk stellt den Schutz personenbezogener oder unternehmenskritischer Daten vor unbefugtem Zugriff sicher und soll Verluste durch Missbrauch oder Sabotage zu verhindern.

Der Datenschutzbeauftragung wird im Zuge der Einführung digitaler Instrumente im gebotenen Umfang eingebunden.

      Die Landeshauptstadt Kiel wird den digitalen Zugang zur Kultur erleichtern.

Digitalisierung öffnet neue Zugänge zu öffentlichem Kulturgut. Das Ziel ist eine standortunabhängige Erhaltung und Nutzung von Kulturgut. Kulturelles Erbe wird so für neue Nutzerkreise über Internetplattformen, niedrigschwellig, barrierefrei und kostenlos erschlossen.

Eine Servicestelle soll die Vernetzung kultureller Angebote und Kreativschaffender verbessern.

      Die Landeshauptstadt Kiel setzt auf Kooperation.

Wir wollen das Rad nicht neu erfinden, sondern von Erfahrungen Anderer lernen. Wir wollen sinnvolle Kooperationen mit dem Land, mit dem Umland oder auch mit den kommunalen Spitzenverbänden vereinbaren.

Dem Land haben wir bereits den Abschluss einer Kooperationsvereinbarung vorgeschlagen, um einen Ebenen übergreifenden Ansatz für die elektronische Verwaltung zu realisieren.

Auch den Austausch mit unseren internationalen Partnern wollen wir um das Thema „Digitalisierung“ erweitern, etwa im Rahmen unserer Mitgliedschaft in der Union of the Baltic Cities (UBC) in Eurocities oder künftig mit unserem neuen Partner San Francisco sowie mit unserem dänischen Nachbarn Århus

      Die Landeshauptstadt Kiel etabliert digitale Mitwirkungsinstrumente für die Bürgerinnen und Bürger.

Das Interesse der Bürgerinnen und Bürger, an lokalen Angelegenheiten, im Stadtteil oder in der Gesamtstadt, mitzuwirken, wächst.

Die Verwaltung will dieses Interesse nutzen, um für Entscheidungen zu werben, das Bewusstsein für einen gesamtstädtischen Blick zu schaffen, vorhandenes Know‑How zu erschließen oder Ideen und Vorschläge für die Entwicklung Kiels zu sammeln.

Die Digitalisierung bietet die Möglichkeit der Beteiligung und Mitwirkung über andere als die bislang etablierten „analogen“ Kanäle.

      Die Landeshauptstadt Kiel stärkt das Ehrenamt durch digitale Angebote.

Die Digitalisierung ermöglicht die Vertiefung sozialer Netzwerke und eine Identifikation mit dem sozialen Umfeld.

      Die Landeshauptstadt Kiel wird Treiber am Innovationsstandort Kiel.

Geschaffen werden soll ein innovationsfreundlicher Rahmen. Vorhandene Strukturen für Unternehmensgründungen sollen auch mit Hilfe digitaler Technologie weiter ausgebaut werden.

      Die Landeshauptstadt Kiel versteht und nutzt die Digitalisierung als Instrument der Wirtschaftsförderung.             

Zur Verbesserung der Standortfaktoren und damit zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sollen Digitalisierungsprozesse gefördert werden. Die KiWi GmbH richtet ihre Dienstleistungen ganzheitlich auf das Querschnittsthema Digitalisierung aus.

      Die Landeshauptstadt Kiel unterstützt den Erwerb digitaler Kompetenzen.

Die Landeshauptstadt Kiel verfolgt das Ziel, die Schülerinnen und Schüler für ein erfolgreiches Leben und Arbeiten in einer digital geprägten Gesellschaft zu qualifizieren. Dafür brauchen Schulen moderne IT-Infrastrukturen. Diese bilden die Grundlage für die erforderliche Digitalisierung.

      Die Landeshauptstadt Kiel unterstützt den IT-Support an Kieler Schulen.

Eine Übernahme des IT-Supports durch den Schulträger kann dazu beitragen, dass alle Schulen bei der weiteren Entwicklung mitgenommen werden können.

      Die Landeshauptstadt Kiel wird die technischen Informations- und Kommunikationsangebote für Eltern weiter ausbauen.

Neben dem bereits bestehenden Kita-Portal können weitere Service-Angebote (zum Beispiel Online-Abmeldung im Krankheitsfall) oder Dialogformate (wie zum Beispiel der Online-Dialog) entwickelt und eingesetzt werden.

      Die Verwaltung nutzt die Potenziale der Digitalisierung zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

Nicht zuletzt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems oder generell digitalisierte Arbeitsplätze bieten Chancen, um Abläufe transparenter und effizienter zu gestalten. Dazu wird auf die Ausführungen oben aufmerksam gemacht.

      Der Digitale Wandel der Verwaltung gelingt nur mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Die Digitale Strategie und deren erfolgreiche mittel- und langfristige Umsetzung sind ohne aktive Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht denkbar.

Kommunikation über „Warum und Wie?“ der Digitalisierung ober etwa auch Schulungen im Umgang mit neuen Techniken gehören in diesen Zusammenhang.

Im gebotenen Umfang eingebunden werden aber auch die Personalvertretung sowie die Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung und die Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin.

4. Weiteres Vorgehen

Der aktuell vorliegende Entwurf der Digitalen Strategie soll in den kommenden Wochen mit verschiedenen Akteuren diskutiert werden:

      mit dem Beirat für Menschen mit Behinderungen

      mit dem Beirat für Seniorinnen und Senioren

      mit der Industrie- und Handelskammer zu Kiel

      mit der CAU sowie der Fachhochschule und der Muthesius Kunsthochschule

Auf Basis der danach vorliegenden Rückmeldungen wird der Entwurf der Digitalen Strategie dann nochmals überarbeitet.

Eine Vorlage für die Selbstverwaltung ist dann für das III. Quartal 2018 vorgesehen.

Dr. Ulf Kämpfer

Oberbürgermeister